5 révélations sur votre futur projet ERP !

Emmanuel Lacroix Associé Smart Capital

Ça y est ? Vous êtes prêt à lancer votre projet ERP ?

Les projets ERP, on en a parlé à tort et à travers. Des légendes sont nées sur ces sujets, l’âge de pierre du progiciel a marqué (euphémisme) des milliers d’utilisateurs.

Des quantités de livres et d’articles ont été écrites sur ce sujet : comment bien spécifier, mieux rédiger son cahier des charges, l’art de la gestion de projet, etc.

Nous, on a eu la chance d'observer ces projets pendant 20 ans. Du coup, on va vous dire tout ce que vous ne trouverez pas dans la littérature.

Révélation 1 : Le père Noël n’existe pas

Comme vous avez probablement lu toute la littérature sur les ERP et/ou que vous en avez longuement discuté avec vos pairs, vous attaquez par le cahier des charges.

Faites un cahier des charges rapide et succinct. Ne gaspillez pas votre énergie dans d’interminables fichiers Word listant de centaines de fonctionnalités. Faire une liste au père Noël est inutile : ça peut vous prendre un temps fou, ça ne fera plaisir qu’à vous et de toute façon, il faudra choisir un ERP, donc un logiciel qui (en tout cas, il y a peu de chances) ne répondra pas à toutes vos envies. Alors oui, ça manque un peu de magie de dire ça, mais le Père Noël n’existant pas, mieux vaut choisir son cadeau préféré dans un catalogue…

Faite donc un cahier des charges (CDC) :

• Succinct : les documents trop longs n’intéressent personne.
• Basé sur une analyse préalable de vos process : on ne peut pas choisir un outil sans savoir ce que l’on va en faire.
• Centré sur les « must-have » : concentrez-vous sur vos besoins indispensables et mettez de côté ceux qui relèvent du confort ( les « Nice to have »).
• Qui soit partagé avec toute l’entreprise. Les autres sociétés ou les autres services ont peut-être des fonctionnements différents. Intégrez-les.
• Rédigé avec des utilisateurs. Partez du principe que vous ne savez pas ce dont ils ont besoin. Eux, le savent mieux que vous.
• Où les besoins sont priorisés : les "must-have", les "should have» ... Jetez un coup d'œil à la méthode MoSCoW

Révélation 2 : Rien ne vaut les rencontres

Si votre CDC doit être succinct (puisque vous allez choisir du prêt-à-porter et non du sur-mesure) n’hésitez pas à transférer ce temps et ces efforts sur la rencontre des éditeurs/intégrateurs.

Lorsque vous consulterez les éditeurs/intégrateurs, n’hésitez pas à passer du temps avec eux. Demandez-leur dans un premier temps une réponse écrite à votre cahier des charges en leur précisant bien que leur réponse fera partie intégrante du contrat s’ils sont choisis.

Pourquoi ?

• Petit un, pour formaliser leur capacité à satisfaire vos besoins essentiels.
• Petit deux, pour leur faire comprendre que tout « raccourci commercial » ou « jeu sur les mots » les engagent. Pour de vrai.

Un dessin vaut mieux qu’un long discours et une démo vaut mieux qu’un long PowerPoint. Demandez-leur autant de démonstrations qu’il vous faudra pour avoir confiance en votre choix.

Commencez par une démo « overview » de la solution standard qui vous permettra de voir le « look’n feel » de l’application c’est-à-dire son aspect, son ergonomie. C’est un premier contact important même si les données qui vous seront présentées ne seront pas les vôtres.

Dans un deuxième temps, organisez avec les éditeurs/intégrateurs shortlistés une démonstration sur jeu d’essai. Fournissez-leur un scénario qu’ils seront chargés de dérouler dans leur solution. Utilisez vos données, vos clients, vos produits… : il est important que les utilisateurs puissent se reconnaître lors de cette présentation.

Vous pouvez également organiser par la suite quelques ateliers thématiques ou l’éditeur/intégrateur pourra renter dans plus de détails.

Quelques remarques de bon sens :

• Méfiez-vous des démonstrations PowerPoint : si l’éditeur/intégrateur ne peut pas vous présenter le produit « en live » c’est peut-être qu’il est un peu compliqué à mettre en œuvre ou pas « si adapté que ça » à votre métier.
• Soyez corrects : si vous sollicitez beaucoup les éditeurs, mettez la main au portefeuille pour financer la préparation du jeu d’essai et les journées passées chez vous. Ça montrera votre bonne volonté, l’éditeur/intégrateur sera encore plus enclin à travailler avec vous, et ça ne menacera pas tant que ça le budget de votre projet.

Révélation 3 : Un petit succès vaut mieux qu’un gros échec

Là, vous allez me dire que j’enfonce une porte ouverte. Et bien en fait, je ne suis pas sûr qu’elle soit si ouverte que ça, cette porte.

Je m’explique. Beaucoup de projets ERP sont menés en mode big-bang, c’est-à-dire avec la (naïve) conviction qu’en réfléchissant bien au début et en pensant à tout, la réalisation se déroulera comme sur des roulettes et aboutira sur une mise en production globale, véritable bouquet final du projet.

Mauvaise nouvelle : personne ne peut penser à tout. Et encore moins sur un projet ERP. Trop de sujets sont concernés, trop d’utilisateurs sont impliqués et en plus, vous n’êtes probablement pas intime avec cet ERP que vous avez choisi.

Alors si vous voulez éviter « l’effet tunnel », optez pour des démarrages plus petits, mais plus rapides. Lotissez votre projet : découpez-le en plusieurs mini-projets sur des périmètres restreints. Peut-être que l’on peut commencer par la saisie des temps ? La CRM ne pourrait-elle pas démarrer en premier ? Le module support peut attendre que le reste ait été lancé ?

Pourquoi faire ça ? Parce que c’est bon pour tout le monde :

• Ça donne de la visibilité. Les employés ont entendu parler de ce nouvel ERP ? Ils n’attendront pas 18 mois avant de voir à quoi il ressemble.
• Parce que c’est bon pour le moral : les succès entretiennent la motivation. À ce titre, pensez à célébrer tous les démarrages, aussi petits soient-ils.
• Parce que ça rassure votre patron : il voit que ça bouge, il sait que ça avance.
• Parce que ça vous donne plus d’occasions de réagir. Mettre un module en production, ça donne beaucoup d’indices pour la suite du projet.

Bref, soyez agile dans votre projet. Une petite exception : les études (cette phase d’analyse en début de projet). Elle, on ne la fractionne pas : les interactions entre les différents sujets étant tellement nombreux qu’il est indispensable de penser l’ensemble du projet. 

Révélation 4 : Vous avez un nouvel ennemi

 Son nom ? Les développements spécifiques. Et la tentation est grande : chaque entreprise est unique et la vôtre aussi. Alors face à un logiciel qui a été conçu pour en satisfaire le plus grand nombre, il est naturel de vouloir demander sa petite spécificité, de vouloir son « sur-mesure ». C’est un piège ! Voici pourquoi.

• Parce que c’est antinomique ! Si vous choisissez un ERP c’est justement pour vous éviter d’avoir à investir des fortunes dans une SSII qui satisfera tous vos caprices. Alors, résistez : mieux vaut couvrir 80% de ses besoins que 90% avec du spécifique, croyez-nous. 

• Parce que c’est très cher. Entre le prix que va vous demander l’éditeur/intégrateur, le prix de sa maintenance et le temps que vous allez passer à le spécifier et à le tester, le rapport-bénéfice/risque est très souvent déséquilibré.

• Parce qu’un spécifique est un fil à la patte. À l’heure où votre entreprise se doit d’être agile, son SI aussi. Or les montées de version des ERP sont rendues très difficiles par les développements spé. Il faudra systématiquement prévoir des tests particuliers, un budget supplémentaire pour en assurer la compatibilité ascendante, etc.

• Parce que c’est un doigt dans l’engrenage. L’être humain étant perpétuellement insatisfait, montrez-lui qu’il peut obtenir exactement ce qu’il veut et il continuera à vous le réclamer pendant les 20 prochaines années. Par opposition, donnez-lui les outils pour qu’il se débrouille tout seul et il sera déjà ravi de toutes les possibilités offertes.

 Attention toutefois à ne pas inclure les interfaces et les tableaux de bord dans la liste de vos ennemis. À l’inverse de la « fonctionnalité spécifique », il faut savoir assumer votre urbanisation : aussi complet soit votre futur ERP, il devra forcément communiquer avec le reste de votre SI. Les tableaux de bord, eux, sont par essence même toujours différents d’une société à l’autre. Pas de complexe à avoir, donc. 

Révélation 5 : Vous avez un nouvel ami

Dans cette jungle hostile, il vous faudra trouver des alliés. Et que ce soit pour mener le projet, pour vous porter conseil ou pour assurer la conduite du changement, un consultant externe dit « d’assistance à maîtrise d’ouvrage » ou AMOA vous sera probablement d’un grand secours.

Pourquoi ?

• Parce que vous n’êtes pas un spécialiste des projets ERP.
• Parce que vos référents ont un métier et ont autre chose à faire que de passer la moitié de leur temps à gérer le projet.
• Parce que vous n’avez pas spécialement envie d’assurer tout le secrétariat projet.
• Parce que vous avez besoin de retours d’expérience : comment ça s’est passé chez les autres, c’est une info fondamentale.
• Parce que vous avez besoin d’une tierce personne pour limiter l’effet des tensions internes.

Rien de tel qu’une personne neutre dans un environnement qui ne l’est pas toujours…

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