Achats et coûts dans l'ERP : souhaitables ou indispensables ?

Si le volume des achats dans le cadre d'une entreprise gérée par affaire n'est pas le premier centre de coûts, contrairement à des entreprises de négoce, il est toutefois nécessaire d'en appréhender précisément le coût dont l'incidence impacte directement les marges de l'entreprise. Dans cette perspective, le module achat dans un ERP de gestion par affaire se révèle, comme le suivi de projet, indispensable.

1. Les achats sur projets

Dans le cadre de la gestion par affaire, il existe une première catégorie d'achats, ceux qui sont réalisés spécifiquement pour un contrat : recours à des prestataires externes, acquisition de matériels, maquettes, licences logicielles... Les notes de frais, elles aussi, doivent impérativement être  rattachées à chaque projet (interne ou externe) et ceci ligne par ligne. Cela vous aidera grandement à déterminer un premier niveau de marge brute.

2. Les achats généraux

Au-delà du suivi de projet et de la gestion par affaire, un module achat digne de ce nom permettra également de gérer les frais généraux . Ces derniers ont la particularité de ne pouvoir être directement imputés à un projet client mais pour autant, ils permettent de répondre aux besoins de fonctionnement de l'entreprise tel que les loyers, l’énergie ou les frais marketing ...  Tout l'enjeu consiste à les répartir habilement afin d'en mesurer l'impact indirect sur la marge de chaque projet. L'objectif étant de s'approcher d'une marge nette avant impôts - Le Graal en quelque sorte !

Pour ce faire deux méthodes sont couramment utilisées : 

• Imputez vos achats généraux sur des centres de coûts et répartissez ensuite sur des centres de profits au travers de clés de répartition dont vous seuls aurez le secret (au m2, au CA, selon le nombre de collaborateurs, la masse salariale, etc...). Puis répétez cette étape au sein de chaque centre de profit pour les répartir sur chaque projet .
• L'autre méthode (qui a le vent en poupe), plus simple et instantanée, consiste à intégrer ces charges dans le calcul du coût de chaque collaborateur. Ces coûts seront donc mécaniquement imputés aux projets et ce sans aucun effort de votre part car tout sera effectué au travers de la saisie des temps.

3. Les apports des outils de gestion intégrés ou d'une plateforme de gestion

Les bénéfices de l'approche intégrée des ERP (Entreprise Ressource Planning) dans le domaine des achats et du suivi de projet, sont nombreux. Quels sont les cas très concrets de gestion d'achats et de coûts dans l'ERP ?

• Imaginez qu'à partir de vos commandes clients, vous puissiez passer directement vos commandes fournisseurs et que le système scrute l'ensemble des commandes pour vous proposer, si nécessaire, de les regrouper par fournisseur !  Les marges pour l'entreprise s'en trouvent automatiquement améliorées et la productivité boostée. 
• Si vous faites appel à des sous-traitants qui saisissent directement leurs temps dans votre ERP, vous pourrez vous-même contrôler le montant que votre fournisseur sera en droit de vous facturer. Et le tout avec une parfaite répartition analytique par projet.

Du bon sens, que du bon sens...

Focus sur groupes multi-sociétés où les sous-traitances internes sont légion

Nous ne serions pas exhuastifs si nous n'abordions pas le cas du suivi de projet et les achats dans le contexte d'un groupe multi-sociétés où il est souvent question de filiales, d'affaire pilote, desous-traitance ou de co-traitance, d'intercos, de compensation, etc. Vu la complexité des sujets à traiter, le recours à un ERP sera votre seul salut, à moins que vous ne juriez que par vos fichiers Excel (mais la torture a été déclarée illégale par l'ONU en 1948).

Si l'ERP est utilisé comme plateforme de gestion commune à l'ensemble des entités du groupe (et donc de leurs projets), les processus de facturation interne seront fiabilisés et permettront d'opérer des compensations automatiques entre les différentes structures. L'incidence sera directe sur la rentabilité et la productivité du groupe, dans le respect des marges des projets.