La mise en place d'un nouvel ERP dans votre entreprise implique nécessairement un changement profond qui touchera à la fois les process internes et l'ensemble des collaborateurs. Mais tout changement vient avec son lot d’apprentissages, d’adaptations et de stress. Alors, comment annoncer et communiquer projet ERP ? Voici 5 conseils pour que l’annonce d’un nouveau logiciel soit la mieux accueillie possible.
1/ Le changement d’ERP, c'est maintenant !
Entre la migration et la mise en place : conserver les bonnes habitudes
Quand devez-vous annoncer pour la première fois à vos collaborateurs que l’entreprise va changer d’ERP ? Lorsque vous êtes absolument certain que ce projet va être entrepris et qu’une décision ferme a été prise ! Tant que ce n’est pas le cas et que vous êtes encore en période de réflexion, l’annonce risquerait de créer inutilement de l’anxiété parmi vos équipes.
Dans l'attente d'un changement prochain, certains collaborateurs pourraient mettre en suspens certaines de leurs tâches quotidiennes, retardant par exemple la saisie de données dans le CRM, considérant que le logiciel va être supprimé à un moment ou à un autre et que toutes les données récoltées en amont vont être perdues.
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2/ Célébrons la bonne nouvelle
Quelques conseils pour bien annoncer le déploiement d'une nouvelle solution
Soignez votre annonce et présentez-la de façon positive, comme une bonne nouvelle. Vous changez d'ERP ? Quelle chance ! Et bannissez les mots « perte de productivité », « concurrence », « compétitivité », etc. Les collaborateurs doivent se sentir au cœur des intentions qui vous ont décidé à changer d’ERP.
Faites preuve de bienveillance, mettez en avant leurs retours d'expérience et décrivez les avantages d’un tel changement de leur point de vue : ils auront accès à un outil qui facilitera leur quotidien, supprimera certaines tâches redondantes, inintéressantes, sans valeur ajoutée. Si vous changez d'ERP, c'est pour les aider : « En vous voyant travailler au quotidien avec le logiciel actuel, nous avons réalisé qu’il était vieillissant et contraignant, qu'il créait même de la souffrance pour certains. Le nouvel ERP vous apportera plus de fluidité et de confort dans votre travail ».
De quoi lever la résistance au changement des premiers temps, et donner l'envie d'utiliser un nouvel outil bien plus pratique et efficace !
3/ Collaborateurs impliqués = ERP adopté
Faites participer vos équipes sur la mise en place du nouveau logiciel
Une fois l'annonce officielle faite, libérez la communication sur le sujet et incitez les collaborateurs à poursuivre le dialogue : vous avez besoin d’eux ! Invitez-les à prendre part au projet. L'ERP en sera à la fois plus pertinent car adapté aux besoins terrain et le changement bien mieux accepté car porté par les collaborateurs eux-mêmes.
Surfez sur les bonnes énergies des volontaires : proposez-leur de transmettre leurs attentes (les must-have avant tout !), montrez que les suggestions ont été entendues et n'oubliez pas de leur répondre même lorsque leurs idées ne sont finalement pas retenues.
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4/ Des échéances transparentes pour cadrer le projet ERP
Donner une vision claire des étapes à suivre, pour savoir quand changer d'ERP de manière arrêtée
Annonce réalisée, collaborateurs impliqués… mais ce n’est pas suffisant ! S'arrêter à cette étape reviendrait à anéantir les efforts consentis jusqu'ici : ne laissez pas les salariés dans l'incertitude. Pour encadrer et matérialiser le projet en cours, désignez un groupe de travail référent et fixez les grandes échéances dans un calendrier et, même si ces dates peuvent être amenées à changer, communiquez-les comme autant de repères tangibles. Par exemple : le groupe projet fera la synthèse des besoins dans les trois prochains mois, un choix d’ERP aura lieu dans les six mois, etc.
5/ Visibilité du projet et personnification du changement
Comment utiliser les forces en interne pour se faire accompagner sur le projet ?
Toujours dans un objectif de transparence, le projet doit être autant que possible personnifié, humanisé. Cela passe par la désignation et la présentation aux collaborateurs de personnes référentes. Présentez Mme Martin comme chef de projet à qui s'adresser – les salariés doivent savoir vers qui se tourner pour toute question ou suggestion.
Attention cependant : si l’interlocuteur principal n'a pas de pouvoir de décision au sein de l'entreprise, il n'aura ni influence ni légitimité à entraîner les salariés dans cette aventure. Adjoignez-lui un sponsor : le DAF, par exemple, qui sera en charge de la supervision du projet tandis que Mme Martin gèrera la partie opérationnelle et aura un contact privilégié au sein des équipes. Vous pouvez également adresser un cahier des charges accessible à tous pour suivre les différentes étapes du déploiement d'un nouvel ERP, ou encore proposer des temps d'échanges dédiés à ce sujet entre l'équipe projet et la direction.
De plus, pour donner de la visibilité sur le projet et permettre à chacun de suivre son avancement, vous pouvez mettre en place une newsletter projet. C'est en effet un moyen efficace pour transmettre les éléments clés du projet.
En respectant ces 5 conseils, vous avez déjà un certain nombre de clés en mains et une conduite du changement bien amorcée. Il ne vous reste « plus » qu’à trouver un éditeur / intégrateur et à continuer de se poser les bonnes questions jusqu'à l'aboutissement du projet… Tout reste à construire !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
