Avez-vous besoin d'un consultant aide au choix pour votre ERP ?

Vous souhaitez vous lancer dans un projet ERP ? Avez-vous pensé à faire appel à un consultant aide au choix ERP ? Choisir le bon logiciel de gestion n’est pas une mince affaire. D’autant plus que l’outil qui aura votre préférence va conditionner l’activité de l’entreprise pendant les dix prochaines années, au moins… Un coup de pouce ne peut pas faire de mal !
Voici 6 questions à vous poser pour savoir si vous avez besoin d’aide.

Question n°1 – Savez-vous vraiment comment travaillent vos équipes ?

En tant que DG, DAF ou manager, vous avez sans doute une image claire de la manière dont les gens travaillent dans votre entreprise. Mais l’avez-vous confrontée à la réalité, au quotidien de vos collaborateurs ?

Parce que la mise en place d’un ERP vise à gagner en productivité, il faut savoir précisément quels sont les freins existants : est-ce la facturation qui n’est pas adaptée ? Le CRM qui manque de fonctionnalités ? La saisie qui est trop chronophage ? Si vous n’avez pas passé un peu de temps au plus près des utilisateurs finaux, vous ne pourrez pas savoir comment ils travaillent en vrai. Ni à quels besoins doit répondre l’ERP. Une analyse méticuleuse s’impose.

Question n°2 – Êtes-vous la meilleure personne pour remonter les besoins ?

Vous n’êtes pas forcément la personne la mieux placée pour aller voir ce qu’il se passe sur le terrain. Les utilisateurs vont-ils se confier facilement à leur patron, à leur DAF, à leur manager ? Ne risquent-ils pas d’édulcorer leurs réponses ? De dissimuler des souffrances ? De cacher des peurs liées à l’ERP ?

Dans le cadre d’un projet ERP, mieux vaut savoir enterrer son ego et laisser un tiers neutre prendre le relai. Les utilisateurs seront plus loquaces face à une personne extérieure. Et les besoins remontés seront plus pertinents. Le consultant aura pour premier réflexe de réaliser un audit et de démêler les réalités sur le terrain : cela lui permettra de remplir son cahier des charges en prenant en compte les points de souffrance exprimés par les utilisateurs. Et de sélectionner un ERP capable d’y répondre !

Question n°3 – Avez-vous le temps de vous impliquer pleinement dans le choix d’un ERP ?

Le choix d’un ERP nécessite de se poser mille questions : vous devez être au clair sur les besoins et les points de souffrance, à l’échelle de l’entreprise et des collaborateurs. Et vous interroger sur la pertinence de l’outil au regard de la stratégie globale de votre société. Mais cela est aussi essentiel que chronophage ! Avez-vous vraiment du temps à y consacrer ? Votre planning est-il assez souple pour faire les choses comme il faut ?

Faire appel à un consultant aide au choix, c’est souvent reconnaître (à demi-mots) que vous n’avez pas la disponibilité nécessaire pour choisir l’ERP. Et c’est normal : vous avez un travail à faire, des missions à accomplir. Votre boulot, ce n’est pas de formuler des besoins et de dresser une short list de prestataires. Même pas de réaliser un bon jeu d’essai. Le consultant est là pour ça. Chacun son métier !

Question n°4 – Connaissez-vous suffisamment le marché des ERP ?

Pouvez-vous citer quatre solutions ERP qui pourraient répondre aux enjeux de votre métier ? Savez-vous quels sont les logiciels de gestion utilisés par vos dix principaux concurrents ? Allez, plus facile : par les deux plus importants ? Non plus ?

Pas la peine de vous flageller pour autant. Maîtriser le marché des ERP et savoir comment sont équipés vos rivaux, ce n’est pas votre job. Vos concurrents, vous les connaissez sur le bout des doigts : activité, clients, chiffre d’affaires, expertises métiers, dirigeants… Mais quant à savoir sur quels logiciels ils travaillent en interne, ou s’ils ont un ERP unique plutôt que dix solutions distinctes, c’est mystère et boule de gomme.

Le consultant aide au choix ERP connaît suffisamment le marché pour vous citer les options les mieux adaptées à votre métier et réaliser un benchmark pour savoir comment sont équipés vos concurrents.

Question n°5 – Pouvez-vous citer les facteurs clés du succès d’un tel projet ?

La réussite d’un projet ERP dépend de nombreux facteurs. Connaissez-vous les bonnes pratiques pour ne pas foncer droit dans le mur ?

Dans un tel contexte, il est bon de pouvoir s’appuyer sur des exemples concrets, des projets similaires mis en place par des partenaires ou des concurrents qui ont échoué ou, à l’inverse, parfaitement réussi. En bref, il est indispensable de pouvoir confronter facteurs de succès et facteurs d’échec !

Question n°6 – Savez-vous calculer un coût total de possession ?

Calculer un TCO (Total Cost of Ownership), rien de plus facile : il suffit d’additionner les frais de licence, les prestations d’intégration et de maintenance, et le tour est joué. Vraiment ? Non ! Parce qu’il y a nombre d’autres postes de dépenses à prendre en compte. Les différences de coûts relatifs au choix d’un logiciel SaaS ou on premise, les frais d’hébergement, la maintenance applicative, etc.

Résultat : le TCO sur 5 ans ou 10 ans n’est pas forcément aisé à calculer – même pour un DAF qui manie les chiffres comme un chef ! – si vous ne connaissez pas l’ensemble des composantes qui garantissent un déploiement réussi et une utilisation pérenne de l’ERP.

Combien de fois avez-vous répondu par l’affirmative ? Si vous avez fait carton plein, même à une exception près, bravo ! En revanche, si la plupart des questions vous ont laissé sceptique, le constat est clair : sans consultant, votre projet ERP risque d’être bien plus compliqué que prévu.

À vous de voir. Et si vous décidez de faire appel à un consultant aide au choix ERP, vous savez désormais quelles questions lui poser pour évaluer son expertise !