Cahier des charges ERP : les 5 erreurs à éviter

Le choix d’un ERP est une aventure de longue haleine, qui engage votre entreprise pour plusieurs années. L’étape de la rédaction du cahier des charges, si elle n’est pas obligatoire, est souvent cruciale : ce document vous permettra de comparer le plus objectivement possible les prestations des différents éditeurs ou intégrateurs en lice. Comment bien rédiger et faire respecter votre cahier des charges ERP ? Voici 5 erreurs à éviter !

Erreur n° 1 : Faire une liste au père Noël

Ne confondez pas cahier des charges ERP et liste de cadeaux extravagants. Restez raisonnable ! Certes, vous devrez consulter de nombreux collaborateur·trices pour nourrir ce document, mais veillez à prioriser leurs demandes et besoins. À moins d’opter pour un logiciel sur-mesure, vous devrez faire votre choix parmi une liste d’ERP préexistants, sélectionnés au cours des démonstrations organisées par les éditeurs. Et, contrairement au père Noël, votre éditeur / intégrateur ne peut pas faire de miracles !

Erreur n° 2 : Ne pas hiérarchiser les fonctionnalités listées

C’est l’histoire d’un acheteur à la recherche d’une maison, qui apporte à l’agent immobilier une liste de critères longue comme le bras. Sur cette liste, tout est essentiel : le nombre de pièces, l’exposition, la taille du garage, le dressing, le type de carrelage, et même la télévision encastrée dans la salle de bain. Vous connaissez la chute ? L’acheteur ne trouva jamais la maison à la hauteur de ses attentes.

Vous courez le même risque avec un cahier des charges trop homogène. C’est pourquoi il est essentiel de prioriser vos demandes : distinguez ce qui est important (les must-have) d’un côté, de ce qui l’est moins (les nice-to-have) de l’autre. En somme, n’hésitez pas à pondérer, à faire le tri entre les items qui sont au cœur du fonctionnement de votre entreprise et les autres, plus dispensables, mais dont la présence serait un plus. Vous donnerez ainsi un sacré coup de pouce à votre sélection !

Erreur n° 3 : Croire aux belles promesses

Votre cahier des charges vient d’être transmis à l’éditeur et il n’a pas bronché une seule fois devant la liste de vos besoins, même les plus spécifiques : son outil peut tout faire. Tout va bien ? Non, rien ne va plus. Ne vous contentez pas de promesses qui risquent fort de n’être pas tenues. L’éditeur doit répondre à votre cahier des charges de façon explicite pour chacune des fonctionnalités listées.

Comment s’en assurer ? Dans un document Excel où chaque onglet sera dédié à une thématique (comptabilité, support, etc.), consacrez la première colonne de chacun des tableaux à la liste des fonctionnalités recherchées. Associez à chacune d’entre elles une réponse à choix multiple que devra compléter l’éditeur, par exemple :

• « S » pour standard.
• « P » pour possible, moyennant du paramétrage.
• « D » pour développement spécifique.
• « N » quand cette fonctionnalité ne sera pas prise en charge.

Erreur n° 4 : Se contenter de réponses partielles

Vous avez obtenu des réponses à toutes vos questions ? C’est bien, mais cela ne suffit pas. Déclarer qu’un ERP peut gérer les avoirs ou établir des factures de façon automatique, c’est facile ; mais expliquer concrètement comment il va le faire, c’est une autre histoire.

Notre conseil : incluez dans votre cahier des charges une zone de commentaire « libre », dans laquelle l’éditeur devra argumenter plus longuement et expliquer comment son outil répond à vos besoins. Par exemple :

• Comment gére-t-il les notes de frais ?
• Plafonds de dépense, forfaits, prise en photo des justificatifs... combien de niveaux de validation sont possibles ?
• Combien de temps prendrait le développement spécifique de telle ou telle fonctionnalité ?

Si les réponses de l’éditeur sont partielles ou évasives, si elles n’éteignent pas les flammes de vos doutes, vous risquez d’avoir une mauvaise surprise au moment du déploiement de l'ERP.

Erreur n° 5 : Rejeter les éditeurs au moindre écart

Enlever systématiquement de votre liste les éditeurs qui ne peuvent pas répondre à l’intégralité de vos demandes est tentant. Après tout, vous avez mobilisé de nombreuses personnes et beaucoup d’énergie pour établir ce cahier des charges ERP. Sauf qu’en fermant la porte dès qu’un prestataire vous dit « non », vous risquez de rentrer bredouille. Il ne vous restera plus qu’à opter pour un développement sur-mesure – avec une facture bien salée à la clé.

La solution : à partir des réponses fournies par l’éditeur, calculez le taux de couverture de chaque solution, correspondant au taux de fonctionnalités auxquelles le logiciel peut répondre en standard ou après un développement spécifique.

En résumé : les secrets d'un cahier des charges ERP exemplaire

• Injectez une bonne dose de pragmatisme dans l’expression de vos attentes. Rien ne sert d’établir une liste de fonctionnalités délirantes : pour trouver le logiciel adapté, soyez à l’écoute de vos besoins concrets.
• Incitez votre votre éditeur / intégrateur à vous faire une réponse précise en lui fournissant un fichier Excel à compléter : vérifiez que les cellules ne sont pas verrouillées et que le document n’est pas en lecture seule.
• Soyez rigoureux dans la création du fichier Excel : un onglet par thématique (achat, comptabilité, support…) et des items listés dans chaque tableau par sous-thématiques (par exemple, en comptabilité : gestion des devis, facturation, règlement, etc.).
• Vous préférez travailler sous Word ? Pensez à découper votre document par thématiques et fonctionnalités pour obtenir des réponses exhaustives et systématiques de l’éditeur.
• Évitez les questions généralistes, trop vagues – « Le logiciel sera-t-il intuitif ? » –, ou celles qui appellent une réponse subjective – « L’interface de l’ERP sera-t-elle jolie ? »).
• Pas question de se satisfaire d’une réponse floue ! N’hésitez pas à demander un maximum de précision à l’éditeur.

Oubliez votre liste au père Noël et vos rêves de logiciel passe-partout : rédigez un cahier des charges concret, axé sur les problématiques essentielles pour votre société. Surtout, exigez de l’éditeur un véritable engagement : vous pouvez même annexer le cahier des charges dûment rempli au contrat ERP que vous signerez !