Derrière l’étape cruciale de la reprise de données se cache… la phase de recette. Une étape tout aussi importante pour réussir la mise en production d’un ERP, puisqu’elle consiste à vérifier que les fonctionnalités seront bel et bien utilisables dans la solution une fois celle-ci déployée. Il s’agit donc de confronter les besoins à la réalité de l’exploitation et de valider les hypothèses formulées en amont. Et ce, en rédigeant un cahier de recette. Dans cet article, bâti avec le concours de notre expert maison Rabah Boufassa, nous décryptons pour vous ce cahier, ses objectifs et la technique pour le rédiger !
Qu’est-ce qu’un cahier de recette ?
La définition d’un cahier de recette
Dans le cadre d’un projet ERP, le cahier de recette est un document qui réunit tous les points permettant de vérifier :
- que les processus métier seront couverts par la solution ;
- que celle-ci pourra être prise en main par l’ensemble des utilisateurs finaux.
Le cahier de recette, qui sert ainsi de support entre le donneur d’ordre et les équipes en charge du projet, a donc pour objectif de garantir la réussite de la mise en production. Si tous les feux ne sont pas au vert, il permet également de corriger le(s) problème(s) avant l’ultime phase du déploiement.
En bref, le cahier de recette liste une série de tests à mener en fonction de scénarios correspondant aux différents processus métier, à partir des besoins auxquels doit répondre l’ERP. Ces tests ont pour objet la validation des paramétrages de l’ERP en vue de la mise en production.
| Comment réussir sa reprise de données ERP ? Découvrez notre dossier complet |
À lire ici ! | ||
Les cahiers de recette : le cahier initial et le cahier TNR
On peut distinguer deux sortes de cahiers de recette :
- Le cahier d’un projet initial, destiné au déploiement d’un nouvel ERP, en lieu et place d’une solution existante. On décrit les nouveaux processus envisagés, on dépoussière ceux qui existent déjà, et on liste les améliorations à apporter pour que l’outil soit optimal.
- Le cahier de test de non-régression (TNR), destiné à valider en phase d’exploitation une nouvelle version de l’ERP. On s’assure que les fonctionnalités spécifiques ne seront pas impactées par la montée en version, que les flux métier resteront fluides, et que les nouvelles fonctionnalités s’intégreront sans heurt à ces flux.
L’ennemi commun de ces deux cahiers de recette ? Le risque de régression !
Les personnes impliquées dans la rédaction d’un cahier de recette
La préparation d’un cahier de recette commence avec la constitution d’une équipe projet, épaulée par l’éditeur-intégrateur et éventuellement par un consultant AMOA. Au sein de l’équipe projet, on nomme des utilisateurs référents, ou key users, formés à la tâche, et chargés de réaliser les tests à partir des spécifications fonctionnelles qui les concernent. De fait, chaque key user doit être le porte-drapeau d’un métier ou d’une fonction en particulier.
Si l’accompagnement par un consultant AMOA est la promesse d’un énorme gain de temps, expérience oblige, il n’est pas question de le laisser en complète autonomie. Seule l’équipe projet a la connaissance et le recul nécessaire concernant les processus de l’entreprise.
La durée moyenne d’une phase de recette
La durée d’une phase de recette dépend avant tout de l’étendue du périmètre fonctionnel. Pour la recette d’un ERP Akuiteo, il faut compter entre 2 et 4 mois, mais ce n’est pas une durée fixe : avec les ressources adaptées, il est possible d’y passer moins de temps. À l’inverse, l’entreprise peut choisir de segmenter les recettes – avec plusieurs personnes, une par lot spécifique, donc autant d’interlocuteurs à intégrer au projet –, ce qui allonge le délai moyen.
D’ailleurs, peu importe le temps passé ou le nombre d’interlocuteurs. L’objectif est toujours le même : valider la solution avant la mise en production.
Les objectifs d’un cahier de recette dans un projet ERP
Si l’objectif premier d’un cahier de recette est de valider les fonctionnalités de l’outil avant sa mise en production, ce n’est pas le seul. Rentrons plus en détail dans les bénéfices que vous devez en tirer !
Fixer un cap et tracer un itinéraire
Cadrer et orienter : telles sont les raisons d’être du cahier de recette. Cette phase ne se limite pas à une simple succession de tests : elle consiste à créer un document de référence qui fixe un cap et dresse la liste des grandes étapes à suivre pour atteindre l’objectif – la mise en production sans heurt, sans régression et sans faire dérapé le planning du projet.
Tous les paramétrages validés (ou non) par les key users sont reportés dans ce cahier, qui permet de visualiser facilement la progression de la recette.
Vérifier la présence de toutes les informations
Puisque la phase des recettes suit celle de la reprise des données, elle doit également permettre de s’assurer que les données en question ont bien été intégrées à la solution et que la continuité d’exploitation sera garantie.
Repérer les obstacles pour mieux les contourner
Chaque cas de test et chaque anomalie relevée sont décrits avec soin dans le cahier de recette.
Les key users synthétisent chaque point de blocage avant d’imaginer des correctifs.
Prenons un exemple : les utilisateurs référents éprouvent des difficultés à s’adapter à une nouvelle fonctionnalité. Nul doute que le même problème se posera avec la majorité des utilisateurs finaux. Il s’agit alors de retravailler le paramétrage pour que la fonctionnalité en question réponde mieux aux besoins des utilisateurs. Le cahier de recette contribue ainsi à détecter les anomalies suffisamment en amont de la mise en production.
Identifier les besoins en matière de formation
L’objectif final, c’est que tout le monde puisse se saisir de l’outil et l’utiliser au quotidien. Ce qui passe aussi par la formation continue. En identifiant les éventuels obstacles et en les ajoutant au cahier de recette, les key users repèrent et indiquent au chef de projet les besoins des utilisateurs en termes de formation.
Le cahier de recette n’est pas un document de formation. Il ne fait que lister des cas pratiques dans l’optique de mener des tests.
Chef, quelle est la recette du cahier ?
Un cahier de recette peut être découpé en trois grandes parties : les objectifs généraux de la recette, les fiches de tests, et le tableau récapitulatif de l’ensemble des points soulevés. Cette succession permet de réaliser des tests concrets et d’en noter les résultats, en fonction de l’objectif désigné.
Par exemple...
-
- Objectif : créer une facture.
-
- Test : utiliser la fonctionnalité de création de facture.
-
- Résultat : réussite (« OK ») ou échec (« KO »).
À partir de ces trois fondamentaux, on doit ajouter, en annexe, les références indispensables à consulter – modes opératoires, spécifications, etc. – ainsi que les paramétrages supplémentaires en cas de développements spécifiques prévus dans l’ERP.
- Confier la rédaction du cahier de recette à des key users, qui connaissent mieux que personne les processus métier à tester. Ce qui n’empêche nullement de se faire aider par l’éditeur-intégrateur et par un consultant AMOA.
- Cadrer les objectifs de la recette en bonne entente avec les utilisateurs référents. Ceux-ci sont comme les porte-paroles des utilisateurs finaux : ils sont la clé de l’adhésion des collaborateurs à l’outil.
- Veiller à ce qu’il existe une bonne synergie entre les key users, les chefs de projet et les différents métiers couverts par la solution.
- S’assurer que les processus métier soient décrits et validés par l’ensemble des key users avant de déclencher la phase de recette.
- Délimiter clairement les périmètres de tests. Chaque utilisateur référent doit connaître précisément l’étendue de son périmètre.
- Mettre le cahier de recette à jour à chaque montée en version, afin d’éviter toute erreur de test.
Négliger le cahier de recette ? Pas question !
Il permet de consolider le déploiement d’une nouvelle solution (ou d’une nouvelle version) et de garantir le bon déroulement de la mise en production. Confiez cela à des utilisateurs référents, qui connaissent les processus métier à tester, et veillez à la synergie entre les différentes parties prenantes.
Surtout, ne vous contentez pas d’un template standard pioché sur le web : votre cahier de recette doit être spécifique à votre entreprise !
Pour mettre toutes les chances de votre coté, n'oubliez pas d'intégrer la conduite du changement dans le déploiement de votre ERP !
À propos de l'auteur :
Par Jérémie Terol
Directeur Marketing - Akuiteo SAS
