Pas question de lancer un projet ERP en silence, entre quatre yeux, dans un bureau obscur au dernier sous-sol du bâtiment. Impensable de ne pas informer – et impliquer – vos collaborateurs, même si tous ne sont pas concernés au même niveau. Ici plus qu’ailleurs, une chose est essentielle : la communication. Parce que cela va impacter toute l’entreprise et tous les utilisateurs de près ou de loin, voici 7 bonnes pratiques pour bien communiquer autour d’un projet ERP !
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1/ Commencez à communiquer au plus tôt
Une bonne opération de communication démarre au plus tôt. Évidemment, inutile d’annoncer que vous envisagez un changement d’ERP cinq ans avant de comparer les éditeurs sur le marché. Mais dès que le besoin s’est installé et que vous êtes sûr de passer la vitesse supérieure, il est temps de communiquer sur le projet ERP. Avant même les phases de consultation !
2/ Donnez un nom à votre projet ERP
C’est indispensable pour bien communiquer. Trouvez un intitulé simple, pertinent et punchy, qui permette de désigner le projet ERP et de se l’approprier. Et celui-ci ne doit pas être le nom du logiciel, ni celui de l’éditeur-intégrateur. Parler de « projet Akuiteo », par exemple, serait bien trop limitatif : le projet ne s’arrête pas au produit ! Optez donc pour un nom qui attire l’attention, soit facile à retenir et possède une signification : Renaissance (parce qu’on remet tout à zéro), Forward (parce qu’il faut toujours regarder vers l’avenir) ou Cristal (parce qu’on y verra plus clair), etc. Ce nom doit ensuite être systématiquement utilisé !
3/ Désignez un sponsor qui cautionnera le projet
Si le projet émane de la DSI, les collaborateurs risquent d’y voir un chantier purement technique – « encore un changement de logiciel en vue », râleront certains. Il faut que la caution du projet ERP vienne de haut, de la direction générale ou direction métier, pour que cela lui donne de la légitimité et de la valeur. Ce sponsor n’a pas besoin de faire acte de présence à chaque réunion projet : il est là pour prendre la parole lors du lancement et souligner, dès que le besoin se présente, à quel point ce projet est stratégique pour l’entreprise.
4/ Communiquez avec régularité via une newsletter
Une bonne communication doit être à la fois riche en informations et régulière. Mettez sur pied une newsletter à diffuser tout au long du projet ERP – une fois par mois, par exemple – jusqu’à la mise en production. Ainsi, nul ne pourra oublier son existence ! Ne cherchez pas à faire compliqué, ni trop long : ne rentrez pas dans les détails, parlez simplement des grandes lignes de chaque étape du projet. Et profitez-en pour le rendre plus humain en mettant des noms sur des fonctions (« Martine A., chef du projet Forward, prend en charge la phase de reprise des données ») et des visages sur des noms (pour que tout le monde puisse identifier Martine A.). Il faut montrer que le projet vit !
5/ Nommez un interlocuteur dédié au projet ERP
Un projet au long cours comme la mise en place d’un nouvel ERP suscite son lot d’interrogations et d’inquiétudes. Un représentant, désigné comme interlocuteur unique, doit pouvoir répondre à toutes les questions des collaborateurs, expliquer le projet et atténuer les craintes éventuelles, collectivement ou individuellement. Et si vous en parliez dans votre newsletter ?
Une fois le projet ERP terminé, cette démarche peut être prolongée par la nomination de plusieurs interlocuteurs en mode « helpdesk » : des référents fonctionnels, issus de chaque service, ainsi qu’un référent technique. À eux tous, ils constituent une sorte de hotline facilement accessible aux collaborateurs, histoire de maintenir un dialogue permanent.
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6/ Jouez la carte de la gamification
Vous le savez sans doute déjà : la mise en place d’un ERP est un projet long, complexe et pas forcément simple à appréhender. Pour rendre la chose plus aisée, misez sur une communication ludique. Organisez des jeux concours par le biais des newsletters, faites gagner des cadeaux aux collaborateurs à travers des quiz, rendez vos opérations de communication plus divertissantes en utilisant des images ou des vidéos… En bref, rendez la démarche participative, par exemple en demandant aux utilisateurs de faire des propositions de noms pour le projet !
7/ Célébrez toutes les victoires, même les plus infimes
Une victoire est une victoire, même si elle a été obtenue aux tirs au but après un match compliqué. Il ne faut jamais la bouder. Tout au long du projet ERP, célébrez vos succès avec tous les collaborateurs. La phase de reprise des données a été bouclée ? C’est un soulagement qui mérite bien une annonce officielle et une célébration. Cela permet aux personnes extérieures à l’équipe projet de voir que les choses avancent. Et c’est important pour la motivation des personnes qui y ont travaillé !
Avant le projet, pendant le projet, et même au-delà de la mise en production : une communication permanente est essentielle pour assurer le bon déroulé d’un projet ERP. Maintenez les contacts entre l’équipe projet et les collaborateurs, afin que chacun puisse poser ses questions et attirer l’attention sur les points bloquants. Votre ERP doit être la colonne vertébrale qui connecte tous les départements de l’entreprise et les différents utilisateurs : ne cessez jamais de communiquer !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
