Consultants ERP : gagnez du temps avec notre grille fonctionnelle !

En tant que consultant aide au choix, votre mission (si vous l’acceptez) consiste à accompagner une entreprise dans le choix du bon ERP, doté des fonctionnalités indispensables. Le hic, c’est qu’il n’est pas aisé de savoir où placer le curseur entre must-have, nice-to-have et superflu. Nos 5 conseils et notre grille de couverture fonctionnelle (à télécharger gratuitement en fin d’article) vous aideront à y voir plus clair !

1. Recueillir les fonctionnalités prioritaires recherchées par le client

Votre client a besoin d’un nouvel outil. Ça, c’est entendu. Mais pour en faire quoi, exactement ?

On choisit un logiciel de gestion comme une police d’assurance : en privilégiant les garanties adéquates. À vous de savoir s’il est bon de couvrir, en plus des sinistres de base, les risques de cambriolage, de vandalisme ou d’inondation. La meilleure solution n’est pas forcément l’option multirisque : tout dépend des besoins exprimés.

C’est la même chose pour un logiciel de gestion. Votre client veut, par exemple :

• Un logiciel qui puisse prendre en charge la facturation client en deux temps, trois mouvements.
• Un outil capable de gérer efficacement les notes de frais, pour pallier les carences de son vieux fichier Excel. Au passage, il aimerait une fonctionnalité permettant de rembourser ces frais via des virements SEPA programmables.
• Une solution qui gère les absences, histoire de savoir à tout moment qui est en congés, qui a posé un RTT, qui est en arrêt maladie…
• Etc.

À vous de recueillir les besoins exprimés par votre client. Et de déterminer, avec lui, quelles fonctionnalités sont prioritaires et quelles autres sont facultatives.

2. Relier ces fonctionnalités à des outils spécifiques

Certaines de ces fonctionnalités peuvent devenir très techniques – trop techniques, en réalité, pour être prises en charge par une solution généraliste.

Avoir besoin d’un ERP pour gérer, entre autres, des notes de frais, c’est une chose (et un outil standardisé le fera très bien). Mais appliquer cette fonctionnalité à 3 000 consultants régulièrement en déplacement à l’étranger, c’est une toute autre histoire. Les dépenses diffèrent selon les pays et les durées des missions : le consultant parti pour trois semaines à Hong Kong ne va pas générer les mêmes frais que son collègue installé pour trois jours à Vierzon. En outre, l’entreprise peut avoir à gérer des accords-cadres, des plafonds de remboursement, des compensations relatives aux changements de devises, etc.

Dans ces conditions, votre client ne cherche plus n’importe quel outil, mais une solution capable de prendre en main ces points techniques de façon native. Et, pour la gestion de notes de frais complexes, il existe des leaders spécialisés sur le marché, proposant peut-être une solution plus pertinente qu’un ERP qu’on essaierait de tordre en tous sens pour l’adapter à ces besoins spécifiques.

3. Apprendre à bien connaître le client et son métier

Ce qui est vrai pour une fonctionnalité l’est encore plus pour les besoins métiers et les habitudes de votre client.

Plus vous maîtriserez son métier, plus vous serez en capacité de mettre ses besoins en perspective ! Commencez évidemment par bien vous renseigner auprès du client et de ses collaborateurs, mais ce n’est pas tout : vous pouvez également analyser le fonctionnement d’autres sociétés similaires, y réaliser des retours d’expérience, etc.

En bref, il vous faut partir de l’existant et des besoins réels. Vous devez apprendre à bien connaître votre client, ses habitudes et son métier. Cette connaissance vous permettra dans certains cas de lui suggérer un outil plutôt qu’un autre, ou un ERP spécialisé plutôt qu’un outil généraliste.

4. Avoir l’œil sur l’écosystème logiciel pour savoir quel outil proposer

Recueillir le besoin du client, c’est indispensable. Mais le catalogue des fonctionnalités désirées ne doit pas devenir une liste au Père Noël ! Il est de votre devoir de rappeler à votre interlocuteur que ses besoins métier s’inscrivent dans un écosystème – le marché de l’ERP – et qu’il n’est pas possible de sortir LA solution 100 % idéale de votre poche.

Ne laissez pas votre client poursuivre des licornes. S’il doit partir à la chasse, autant qu’il sache d’emblée le type de gibier qu’il pourra croiser.

Votre rôle de consultant consiste à bien connaître cet écosystème afin de suggérer des solutions adéquates. Quitte à bousculer des habitudes bien ancrées : s’il y a un intérêt majeur à proposer un ERP vertical plutôt que verticalisé, c’est-à-dire un outil qui a été conçu expressément pour le domaine d’activité de votre client plutôt qu’adapté de force à un métier qui n’est pas celui d’origine, alors vous devez le mettre en valeur !

Et pour cela, il faut déjà en avoir connaissance.

5. Suggérer la solution la plus pertinente : l’ERP tout intégré ou un mix de logiciels best of breed

Tout l’enjeu de votre mission de consultant, c’est de mettre le doigt sur LA solution la mieux adaptée aux problématiques du client. Et, si cette solution idéale passe par une configuration de plusieurs logiciels best of breed plutôt qu’un unique outil all inclusive, alors soit.

Le vrai (et seul) critère de choix, c’est le besoin client.

Si l’entreprise exprime un besoin majeur très spécialisé, accompagné de besoins moins cruciaux et plus standardisés, la question mérite d’être posée :

• Une nébuleuse de petits logiciels très pointus, les meilleurs de leur catégorie respective ?
• Ou un ERP tout intégré, interconnecté nativement, capable de gérer l’ensemble des aspects en même temps ?

Chaque option a ses atouts et ses inconvénients. L’ERP tout intégré est plus pratique et plus ergonomique, parfaitement moulé sur les besoins de l’entreprise, et permet de tout gérer depuis une seule plateforme. Mais il n’est pas spécialisé dans chaque fonctionnalité. À l’inverse, la galaxie de logiciels permet d’opter pour les leaders dans chaque domaine (le top du top en matière de note de frais, par exemple), mais avec le risque que ces outils ne communiquent pas bien entre eux. Et la certitude de devoir débourser des sommes importantes pour acheter chaque licence une à une et mettre en place des interfaces pour connecter les logiciels les uns aux autres.

Le consultant aide au choix n’a pas toujours intérêt à orienter son client vers un ERP. Son objectif, c’est de proposer la meilleure configuration possible, y compris s’il faut en passer par un ensemble de logiciels. Dans le cadre de cette recherche, l’ERP tout intégré est une solution parmi d’autres, avec ses propres avantages : un outil centralisé, interconnecté et moins cher que l’achat d’une grappe de licences. À condition d’en utiliser la plupart des fonctionnalités !

Pour recueillir les besoins de votre client, téléchargez gratuitement notre modèle de grille de couverture fonctionnelle :