Vous avez l’habitude des cut-offs, ces procédures de séparation des exercices permettant d’affecter définitivement les commandes et les factures associées, y compris celles de prestations dont l’exécution est proche de la clôture annuelle des comptes. Cette régularisation des charges et produits est une tâche laborieuse, à moins d’adopter un outil permettant la gestion automatique des cut-offs en comptabilité ! Explications.
Le cut-off en comptabilité, un véritable outil de pilotage
Un bon cut-off repose sur l’efficacité de la gestion des engagements, soit le rapprochement entre commandes et factures.
Un cut-off, en comptabilité, marque le début et la fin d’un exercice comptable en le « coupant » des autres. Il rend ainsi chaque exercice indépendant en y affectant définitivement des charges et des produits. Lors de l’arrêté des comptes, il consiste en un regroupement de toutes les opérations passées de comptabilité (CCA, CAP, FAE, FNP, etc.), mis à disposition de l’administration fiscale dans le FEC.
D’après l’arrêté du 11 janvier 1990 relatif à la terminologie économique et financière, les « cut off procedures », ou « procédures de séparation des exercices », sont ainsi les « procédures utilisées lors de l'arrêté des comptes et permettant d'affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l'exécution est proche de la date de clôture ».
Plus qu’une obligation légale, parmi les principes comptables, le cut-off peut être effectué lors d'échéances stratégiques au sein de l’entreprise, devenant un outil d’aide à la décision et de pilotage. Pour le DAF et le contrôleur de gestion, le cut-off est l’assurance de disposer d’un arrêt sur image stable de la situation des comptes de l’entreprise, à l’instant T.
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Parce qu’il est utile au pilotage quotidien de l’entreprise, le cut-off a de plus en plus souvent lieu de façon semestrielle au minimum, trimestrielle dans l’idéal – et pas seulement le 31 décembre de chaque année. Certaines sociétés de service le pratiquent même chaque mois, alors qu’il était autrefois cantonné à la clôture de l'exercice.
Un outil au service de la gestion par affaire et du contrôle de gestion
Le cut-off désigne ainsi une étape particulièrement utile pour une société de service, dont l'avancement des prestations immatérielles ne peut être déduit par une simple analyse des stocks et livraisons rattachés à l’exercice comptable.
Les écarts entre le réalisé et le facturé, qu'il s'agisse de FAE (factures à établir) ou de PCA (produits constatés d’avance), sont mis en évidence. Et que l'on soit dans le cadre de prestations au forfait, en régie, ou selon un échéancier, le suivi de projet est là pour guider et préparer ces opérations. Le DAF, lui, vérifiera ainsi la bonne conduite de chaque affaire et confirmera ou rectifiera les chiffres proposés.
Le cut-off présente en effet l'indéniable avantage d'indiquer chaque mois le chiffre d'affaires « mérité » par la société, au-delà des chiffres bruts des tableaux de bord existants. Il permet également, par le calcul des encours, de pondérer les résultats constatés sur chacune des affaires. Une marge positive est une bonne chose, mais savoir que l'on est en retard de facturation par rapport à la production effective avec des factures non parvenues en est une autre.
Ces procédures de cut-off en comptabilité peuvent être effectuées de façon automatique grâce à un logiciel de gestion à l’affaire, aux fonctionnalités spécifiquement conçues pour les entreprises du tertiaire. Facilitant le compte de résultat, notamment, cette automatisation des cut-offs permet un allégement considérable de la charge pour les fonctions supports telles que l’ADV – administration des ventes.
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L'arrêté comptable est devenu un véritable outil de pilotage pour les sociétés de service, et non plus un outil purement comptable et réglementaire. Cut-off semestriel, cut-off trimestriel, voire cut-off mensuel… et s’il était temps d’en tirer pleinement profit en rapprochant automatiquement vos écritures grâce à un ERP métier ? Au menu : temps gagné et contrôle de gestion facilité !
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À propos de l'auteur :
Par Régis Bonifay
CFO / COO - Akuiteo SAS
