Déployer un ERP n’est pas une mince affaire. Au-delà de la question de l’achat de licence (SaaS ou on premise), vous devez en passer par l’indispensable phase de déploiement : l’installation proprement dite. Une étape qui peut prendre de trois à douze mois en fonction de la taille de l’entreprise… et se transformer en véritable parcours du combattant si vous n’êtes pas bien préparé·e ! Pour garantir la réussite de votre déploiement ERP, différentes options s’offrent à vous. Quel chemin allez-vous choisir de suivre ?
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Déploiement ERP : un outil, deux possibilités
Une fois votre ERP choisi, vous entrez dans la phase cruciale du déploiement. À ce stade, deux approches sont possibles.
L’approche autoguidée
Vous êtes en attente d’un service poussé : l’éditeur-intégrateur vous accompagnera sur une période pouvant aller de trois à douze mois, au fil d’un véritable projet. Il vous posera de nombreuses questions, de plus en plus détaillées, pour déterminer le périmètre fonctionnel qui vous conviendra le mieux. Comment fonctionnez-vous ? Comment gérez-vous les notes de frais et les temps passés ? L’intégralité de la chaîne de vente ? La facturation ? Les revenus de garanties ? L’éditeur-intégrateur joue un rôle crucial en cernant vos problématiques pour trouver les meilleures solutions.
Vous bénéficiez ainsi d’une approche personnalisée et quasiment « sur-mesure » en restant sur un standard du logiciel. Attention, cependant, à ne pas céder à la tentation du développement spécifique !
Pour quelles sociétés ? Cette approche est recommandée pour les entreprises de taille importante ou dotées d’une structure complexe (existence de plusieurs filiales, présence internationale, etc.), souhaitant bénéficier d’un accompagnement sur-mesure et être pleinement opérationnelles une fois le déploiement terminé. Mais une plus petite entreprise, désireuse d’un déploiement minutieux, peut également y prétendre !
L’approche autonome
Vous souhaitez opter pour la version standard d’un logiciel, adapté à votre métier. Par exemple, votre société de conseil fonctionne comme la plupart des autres entreprises du secteur et vous ne voulez pas gérer les particularités dans l’ERP, d’autant plus que cela coûterait plus cher. Et paramétrer chacune des spécificités prendrait beaucoup de temps en reprise de données, formation des différents utilisateurs… Pour l’instant, rapidité et simplicité sont vos seuls mots d’ordre.
Dans ce cas, l’éditeur indique seulement la direction à suivre, fournit une carte générale de la zone à traverser, et vous laisse faire à votre convenance. Les paramétrages peuvent ensuite se faire progressivement, fonctionnalité par fonctionnalité, avec des adaptations en fonction des erreurs rencontrées et des améliorations possibles.
Pour quelles sociétés ? Cette approche est privilégiée par les plus petites structures, qui doivent prendre en compte un double enjeu : les délais et le budget. Cette souplesse leur permet de prendre l’outil en main plus rapidement, sans mobiliser trop lourdement leurs ressources internes (qui doivent composer avec d’autres tâches), pour un coût global moins élevé que la première approche. Et parce que ces exigences ne dépendent pas seulement de la taille de l’entreprise, une structure de taille plus importante peut également choisir de ne pas perdre de temps sur de multiples fonctionnalités.
Entre le sur-mesure et l’autonomie : l’agilité !
Vaut-il mieux opter pour une maison existante et aménagée selon des besoins standards afin d’y emménager tout de suite ou faire construire progressivement, en personnalisant chaque pièce en fonction des usages précis des futurs occupants ? Difficile de trancher, tant il y a de facteurs qui entrent en ligne de compte. La solution ? Faire preuve d’agilité !
L’idéal est de commencer par un déploiement ERP standard, relativement simple, afin de faire une première expérimentation rapide. Imaginez : vous optez pour l’approche autonome et choisissez, dans un premier temps, de ne pas prendre en compte la triple validation des temps passés. Si cela ne pose aucun problème, vous pouvez poursuivre ainsi. Dans le cas contraire, rien de vous empêche d’y remédier !
Rien de tel que de vous laisser le droit à l’erreur plutôt que de mettre en place une fonctionnalité qui s’avère ne pas convenir à l’un des utilisateurs. Prenez le temps d’avancer, pas à pas, sur une société pilote, avec une équipe dédiée et un périmètre restreint. En mode laboratoire ! Si cela fonctionne, vous n’aurez plus qu’à le dupliquer sur d’autres sociétés, d’autres périmètres, d’autres agences ou d’autres divisions. Vous pouvez ainsi partir de quelque chose de simple pour limiter les risques, à condition de ne pas oublier d’avancer. L’idée est de faire régulièrement le point sur les spécificités et de les ajuster petit à petit pour que le logiciel ERP déployé réponde parfaitement à vos besoins !
Chaque approche a ses avantages et ses inconvénients. Quand l’une demande beaucoup de temps, l’autre impose une attention particulière et divers ajustements. Mieux vaut donc commencer simple et enrichir l’outil, pas-à-pas, en optant pour les fonctionnalités qui découlent de l’expérimentation. Et n’oubliez pas : la qualité du déploiement est l’un des garants de la bonne prise en main l’ERP !
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À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
