Déploiement d’un ERP : pourquoi faire preuve d’agilité ?

Trop souvent, l’équipe projet avance un peu à l’aveuglette lors de l’indispensable phase d’étude qui précède le déploiement d’un ERP... et découvre seulement après-coup les conséquences de ses décisions. Comment s’assurer que les fonctionnalités choisies conviendront aux utilisateurs finaux sans devoir attendre le dernier moment, quand plus rien ou presque ne peut être modifié à moins de perdre du temps et d’augmenter le budget ? En injectant un peu d’agilité dans votre processus de déploiement ! Voici comment.

De l’ERP théorique à l’ERP pratique

Avant le démarrage d’un projet d’ERP, des ateliers de cadrage sont organisés à intervalles réguliers pour mettre au point les paramétrages adaptés aux besoins de l’entreprise. Ce n’est qu’ensuite que l’éditeur-intégrateur procède à l’installation, aux réglages et à la reprise des données.

Cette méthodologie a un avantage majeur : elle est linéaire, et donc simple à appliquer. Sauf que, dans la plupart des cas, elle se fait aux dépens des utilisateurs finaux. Y compris des référents, ces key users garants du respect du point de vue des collaborateurs. En cause ? Des ateliers un peu trop théoriques où l’on joue au « si, donc » : si vous fonctionnez comme ci, donc il faut paramétrer l’outil comme ça. Pour l’aspect pratique, il faut attendre d’avoir l’outil sous les yeux… plusieurs mois plus tard !

Si votre prestataire est au fait de vos méthodes, s’il maîtrise les enjeux de votre secteur à la perfection, s’il a déjà implémenté des logiciels de gestion pour des structures parfaitement identiques à la vôtre – alors, oui, la mayonnaise peut prendre. C’est un risque : déléguer à 100 % et croiser les doigts pour que le résultat concorde. Ou bien, vous pouvez choisir de ne pas vous lancer les yeux fermés... et adopter une démarche agile !

Faire preuve d’agilité lors du paramétrage d’un ERP

En quoi consiste l’agilité dans le cadre d’un déploiement d’ERP ? Pour faire simple, il s’agit de troquer une progression en ligne droite par une avancée plus progressive, au fil d’itérations permettant de vérifier régulièrement la pertinence des fonctionnalités en regard des besoins exprimés. Chaque fonctionnalité peut ainsi être démontrée, testée, et approuvée par les key users. Votre prestataire a donc besoin de feedbacks réguliers, itération après itération.

En somme, il s’agit de découper la phase d’étude en plusieurs étapes :

• une ou plusieurs journées d’analyse, thème par thème ;
• une phase de paramétrage par vos soins, guidé bien sûr par votre éditeur-intégrateur ;
• une session de démonstration aux utilisateurs référents, qui peuvent réagir et demander des correctifs.

L’idée étant de recommencer le processus pour chaque thème : structuration de la société, planning, suivi des consultants, ADV, produits, familles, etc.

Ce faisant, toute décision doit donner lieu à une traduction quasi-immédiate en termes de fonctionnalité, avec démonstration à l’appui. Si vous souhaitez réaliser l’action A, vous devez en passer par le champ B et cliquer sur le bouton C, etc. Sachant que chaque itération doit pouvoir répondre à deux éléments :

• Concrètement, comment ça marche ? Les décisions prises en amont étaient-elles pertinentes ? Le mode opératoire est-il acceptable pour les utilisateurs finaux ?
• Vais-je pouvoir créer des reportings efficaces avec des informations organisées de cette manière ?

Plus d’agilité pour plus de réactivité

L’objectif d’un tel mode de fonctionnement est de pouvoir obtenir des retours précis et instantanés des key users. Ils peuvent soulever des objections, pointer du doigt un manquement dans le processus, demander une correction indispensable, etc. L’éditeur-intégrateur révise ainsi sa copie en temps réel, après chaque itération.

Vous appliquez ainsi la doctrine de Saint-Thomas à l’implémentation d’un ERP : vous ne croirez que ce que vous verrez ! Et à raison, puisque c’est encore la meilleure façon de vous assurer de l’adéquation entre votre logiciel et les besoins de vos collaborateurs.

Cette méthodologie agile revêt également un autre avantage : elle permet de placer correctement le curseur entre une trop grande ambition fonctionnelle et une plus grande simplicité d’utilisation. Aller loin dans les détails est certes un atout pour la qualité et l’exhaustivité des reportings, mais ce choix peut vite s’avérer invivable au quotidien pour les utilisateurs finaux !

Déploiement d’un ERP : les avantages de la flexibilité

De la même manière qu’une phase d’étude agile peut se découper en itérations, la mise en production peut elle aussi avoir lieu par périmètre, sous forme de lots de fonctionnalités.

Car un déploiement mené en une seule et même fois ne va pas sans un désagréable « effet tunnel ». Et ce déploiement de longue durée aura des conséquences concrètes sur la (dé)motivation de vos troupes : les utilisateurs finaux, les référents et l’ensemble des collaborateurs devront attendre parfois des mois avant de voir quoi que ce soit en production.

Le déploiement par lots permet quant à lui de rythmer votre projet tout en vous assurant du bon fonctionnement de l’ERP au fur et à mesure de son implémentation ! Bien sûr, avancer par itération plutôt qu’en ligne droite tend à augmenter légèrement le temps nécessaire pour parcourir la même distance : au lieu de trois mois, le processus pourra en durer quatre ou cinq… et pour le meilleur ! Vous gagnerez considérablement en visibilité tout au long du déroulement du projet et vos utilisateurs seront plus vite à l’aise avec un outil paramétré à l’image de leurs besoins.

Un brin d’agilité humanise considérablement le déploiement d’un ERP. Le découpage de la phase d’étude en itérations concrètes vous permet de mieux prendre en compte les besoins des utilisateurs finaux, de sécuriser vos choix et d’assurer une prise en main plus aisée du logiciel de gestion. Par la suite, ne négligez pas la formation continue de vos collaborateur·trices !