Jacques, PDG, est fou de rage : « Le déploiement de notre ERP a débuté il y a 18 mois... et nous ne sommes toujours pas en production ! Que se passe-t-il ? Convoquez-moi tout le monde en réunion cet après-midi, ce n’est plus tolérable ! » Vous rêvez de revenir en arrière pour éviter cette – Ô combien prometteuse – réunion ?
Voici 7 erreurs fréquentes que vous avez bien pu commettre dans le cadre de votre projet ERP. Toute ressemblance avec des projets ayant existé serait bien évidemment purement fortuite.
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Erreur n°1 – Croire que le cahier des charges est facultatif
La première erreur dans un projet ERP, c’est de croire que ses besoins sont standards et que les mettre par écrit serait une perte de temps. Au contraire, se contenter d’un brief de 15 minutes à l’oral est inutile, inefficace... voire contre-productif. La rédaction d’un cahier des charges est une étape indispensable pour choisir la solution adaptée à vos besoins métiers et fixer un cadre de référence à votre projet. N’en faites surtout pas l’économie !
Erreur n°2 – Ne pas impliquer les utilisateurs clés
La mise en place d’un progiciel de gestion intégré est un projet structurant pour l’entreprise. Un projet qui va impacter tous ses acteurs, avoir des conséquences sur les processus de gestion et nécessiter une forte conduite du changement. C’est en impliquant tous les utilisateurs clés – autour d’une bonne équipe projet ERP –, en les écoutant et en leur proposant de réelles solutions pour leur faciliter la vie que vous obtiendrez leur adhésion. Le passage en force est voué à l’échec.
Erreur n°3 – Sous-estimer la charge de travail
Par définition, les ressources clés d’une entreprise sont en général très occupées. Priorité au business ! Si elles sont affectées au projet, vous allez les monopoliser entre 50 et 100 % de leur temps en fonction de leur rôle et des phases du projet.
Deux options s’offrent alors à vous : soit vous arrivez à les décharger de leur activité quotidienne pour qu’elles puissent réellement s’investir dans le projet, soit vous externalisez le pilotage du projet ERP, la formation et la conduite du changement. Ainsi, ces ressources clés n’interviendront que sur le recueil des besoins et la validation des décisions à prendre. Quel que soit le scénario retenu, planifiez du temps sur ces ressources. Leur indisponibilité est toujours la première raison du retard pris dans un déploiement ERP.
Erreur n°4 – Ne pas faire confiance à votre prestataire
Vous pourriez être tenté – souvent pour des raisons économiques – de vouloir prendre des raccourcis sur le déploiement de l’ERP, et d’imposer à votre prestataire votre propre méthode. C’est un piège qui peut vous coûter cher ! Un projet ERP passe par un certain nombre de phases immuables : étude de cadrage, paramétrage, reprise des données, formation, recette provisoire (VABF), démarrage en production et recette définitive (VSR). Votre partenaire a l’expérience du déploiement de sa solution ERP : laissez-vous simplement guider. Chacun son métier, comme on dit !
Concentrez-vous sur des points plus essentiels pour l’économie du projet. Par exemple, tâchez de savoir comment éviter le plus possible les développements spécifiques, limiter les interfaces au strict minimum. Tout ça en essayant d’exploiter au maximum les modules fonctionnels contenus dans l’ERP !
Erreur n°5 – Choisir une solution ERP discount
Vous trouverez toujours quelqu'un pour vous faire une offre largement en dessous des autres. Mais sur le marché de l’ERP comme dans beaucoup de domaines, il n’y a pas de secret : un prix trop bas signifie forcément un ou plusieurs pièges.
Peu de prestations sont nécessaires pour mettre en place l’ERP ? C’est louche, vous risquez de vous retrouver avec un logiciel à utiliser tel quel, sans possibilité de l’adapter. L’abonnement ou la licence est vraiment peu cher ? Avez-vous vraiment fait le tour du périmètre fonctionnel ?
Warren Buffett disait : « Les bons jockeys obtiennent des résultats sur les bons chevaux, mais aucun sur des canassons ». À méditer !
Erreur n°6 – Confondre vitesse et précipitation
Bien avant la mise en place, le choix d'un ERP est un processus long, et vous pourriez être tenté de raccourcir au maximum la phase de sélection. Ne le faites pas ! Prenez le temps de valider, dans le détail, l’adéquation des solutions proposées avec vos besoins, d’appeler quelques clients des éditeurs-intégrateurs retenus pour valider la qualité de services du prestataire. Ne rester qu'en surface, survoler le sujet ou aller trop vite dans la décision peut transformer votre projet en un véritable Titanic.
Erreur n°7 – Choisir un ERP pour le mettre sur votre CV
Dans le monde du logiciel ERP, certains grands noms sont incontournables. Choisir l'un d'eux, au nom bien connu, ajoutera sans doute une jolie ligne à votre CV et vous permettra de briller en société. C’est tentant et très humain. Certains pensent également que personne ne pourra reprocher un tel choix, même si l’ERP n’est pas suffisamment adapté, « puisque c’est le leader sur le marché ». Ce sont, dans la plupart des cas, deux fausses bonnes idées !
Finalement, une prise de risque maîtrisée et la mise en œuvre réussie du projet ne constitueraient-elles pas une ligne bien plus intéressante sur un CV ? Laissez votre choix ouvert, consultez toutes sortes d'acteurs – sérieux et avec des références, bien évidemment –, vous pourriez être étonnés de la pertinence de certains acteurs moins connus ! Bref, évitez de faire un choix « politique » : privilégiez le choix stratégique pour l’entreprise.
Vous connaissez désormais chaque erreur courante dans un projet ERP, et vous avez des pistes concrètes pour les éviter. Vous avez donc toutes les clés en main pour mener le projet d’une main de maître. Fini les foudres de Jacques !
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À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
