Histoire de DAF : Ma transformation en entreprise numérique 5/5

Le patron hurle : "17 février 11h58 : je veux savoir
exactement quel était le dépassement à l’issue de la phase
préparatoire du projet Twens !"  %!§:(#

Pourquoi une demande si précise sur un projet aujourd'hui passé en exploitation ? Mieux vaut trouver la réponse rapidement : Jacques est vert de rage ! Je me tourne vers mon ordinateur, notre nouvel ERP devrait tout de suite me donner l'info. Choc : je tombe sur notre ancienne solution maison de saisie des temps. Que fait-elle là ? Où est passé notre ERP ? Normalement tout est indiqué à la minute. Mais là, rien sur le 17 février. Jacques fulmine. Au milieu de cette panique, quelqu'un vient de déclencher l'alarme incendie. Ça sonne, ça sonne…

J'éteins le réveil. Mauvais rêve ! C'est plutôt agréable de revenir à la réalité en sachant que la situation est maîtrisée. Depuis six mois, notre nouvel ERP est en place. Plus de paperasse, de consolidation Excel de tous les fichiers des commerciaux et autres corvées. Les saisies multiples ont disparu avec leurs importants risques d'erreurs.

À présent, de nombreux processus ont gagné en efficacité. Les opérationnels apprécient : avec des données centralisées, la gestion des temps s'effectue rapidement, avec une grande précision. Les commerciaux ont accès aux données à jour de chaque projet, en temps réel même en déplacement. Ils peuvent ainsi adapter les négociations, les conditions de vente, les prix et remises. Les chefs de projets peuvent valider à distance l’avancement de leur projet ce qui permet de reconnaître le CA avec une grande facilité et dans les délais. Le Fast Closing est pour nous enfin une réalité ;-)

Faire des points d'étape, obtenir des taux d’occupation ou faire un prévisionnel de facturation n'a plus rien d'un casse-tête. Même les points réguliers avec Jacques, notre DG, se déroulent sans que personne ne râle. Un changement qui mérite d'être souligné !

Aujourd'hui, nous avons un CoDir, l'occasion de mettre à plat les bonnes pratiques pour mieux anticiper le risque dans les projets. L'affaire Twens, avec sa sortie de route en phase préparatoire, n'est pas étrangère à cet ordre du jour.

• Daniel, tu commences ?

J'aborde la validation des affaires qui entrent : à présent j'ai les moyens d’auditer les phases d'avant-vente comme jamais à partir des données centralisées et croisées dans notre ERP :

• Fiabilité du client ou du prospect
• Respect des délais de règlements
• Rentabilité des projets passés…

Avec cette visibilité, il est possible de mettre en place un nouveau processus : une étape systématique de Go / No Go avec les commerciaux. Avant l'installation de l'ERP, nous n'avions pas la visibilité nécessaire pour effectuer cette étape. En cours de réunion, l'ERP revient dans les échanges : d'autres bonnes pratiques jusque-là difficiles à mettre en œuvre chez Archi&Soft peuvent maintenant voir le jour. Laurent demande de systématiser la mesure de la rentabilité des contrats de maintenance. Je n'aurais pas mieux dit.

Côté marketing, Carole est ravie qu’on ait pu interconnecter sa plateforme inbound marketing et son système d’automation via API, car les infos sur les parcours et les comportements des leads sont maintenant transmises automatiquement à la CRM. Le commerce y voit plus clair et il y a moins de réunions.

Finalement, la réunion prouve que l'ERP inspire de bonnes pratiques à tout le monde et tire l'activité vers le haut ! 

À 18h, je rejoins le grand événement du jour : cocktail concert pour tous les collaborateurs offert par la boîte. On célèbre les 12 ans d'Archi&Soft. Une belle étape pour l’entreprise et des perspectives prometteuses pour l'avenir : allons fêter ça !

Reprenez le contrôle du pilotage de votre entreprise et osez les transformations numériques et organisationnelles qui s’imposent. Il existe forcément un progiciel de gestion “métier” adapté à vos besoins. Pour le trouver, voici un petit mémo des bonnes pratiques :

• Un projet ERP doit s’inscrire dans un projet de transformation globale et doit être porté par la Direction de l’entreprise. Vous devez travailler en mode projet et constituer une équipe “représentative” qui aura pour mission de choisir et de déployer la solution retenue.
• Rédigez un cahier des charges dans lequel vous formalisez vos processus de gestion cible, vous inventoriez les besoins “métiers” de tous les services de l’entreprise, vous définissez le périmètre de votre projet et la date prévisionnelle de démarrage en production de la solution pour en déduire un rétro-planning.
• Faites vous accompagner par une assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA) pour rédiger le cahier des charges et vous aidez à sélectionner les bons candidats puis à retenir le bon partenaire. Enfin, l’AMOA vous accompagnera pour bien piloter le projet de déploiement en interne et vous aider dans les opérations de conduite du changement.
• Privilégiez une solution “métier”, conçue et adaptée aux contraintes comptables, fiscales et sociales de votre pays à une solution “généraliste”, peu ou pas du tout “localisée”. Evitez au maximum les développements spécifiques.
• Pour finaliser votre choix, retenez que l’outil n’est pas tout ! L’expertise métier  et le professionnalisme des consultants qui vont vous accompagner pour la mise en place de la solution ainsi que la qualité du service après-vente sont essentiels ! Appelez des références clients, si possible pas celles communiquées par l’éditeur pour valider ces points.

• Les étapes d’un projet d’intégration d’un ERP sont toutes incontournables. Méfiez-vous des propositions qui sous-évaluent la charge de travail correspondante :-)

Entre-temps, ne manquez pas lire les articles de notre blog, c’est un concentré de conseils pour la gestion par affaires de votre entreprise.

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