Au moment de choisir un ERP, vous avez deux possibilités : prendre une décision sur la base d’une simple démonstration illustrée de quelques slides, ou fournir à l’éditeur-intégrateur un scénario opérationnel à partir duquel il présentera des preuves concrètes de la bonne adéquation entre l’outil et vos besoins. Dans cet article, découvrez les trois risques auxquels vous devrez peut-être vous confronter si vous passez outre cette étape du jeu d’essai, ou POC !
Le jeu d’essai ERP ?
Des preuves plutôt que des promesses
D’abord, un petit rappel ! Le jeu d’essai est au choix d’un ERP ce que la visite est à l’achat d’une maison : l’occasion de vous projeter plus concrètement après avoir été séduit·e par une alléchante présentation.
Chronologiquement, le jeu d’essai (ou POC pour « proof of concept ») succède à une première démonstration de l’éditeur-intégrateur où vous avez pu faire le tour des principales fonctionnalités de la solution. Puis, sur la base d’un scénario opérationnel transmis par vos soins, l’éditeur-intégrateur revient vous montrer cette fois le logiciel en action et déroule point par point votre scénario. Voilà le jeu d’essai ! La preuve que les discours de l’éditeur-intégrateur, rythmés par les diapos et les bullet points, ne sont pas que des mots.
J’ai choisi un ERP sans faire de POC : quels sont les risques ?
Imaginons : vous choisissez sciemment d’ignorer cette étape du jeu d’essai. Voici les conséquences des 3 erreurs que vous risquez de commettre !
Erreur n° 1 : Cette première démo était géniale ! Où est-ce que je signe ?
« J’y ai cru, à cette présentation d’ERP ! Le commercial nous a roulés dans la farine en beauté, avec ses plaquettes toutes neuves, les promesses de son slideshare et son speech appris par cœur. Il aurait vendu une planche à roulettes à un éléphant ! En attendant, le logiciel choisi ne nous correspond pas du tout… »
Parler est facile. Une présentation bien construite peut convaincre n’importe qui de signer n’importe quoi. Mais imaginer le fonctionnement d’un logiciel de gestion ne suffit pas : il faut le confronter à la réalité, le mettre à l’épreuve de vos besoins et de vos processus. Rappelez-vous que vous allez l’utiliser jour après jour, pendant peut-être 5, 10 ou 15 ans.
D’ailleurs, votre éditeur-intégrateur a tout intérêt à se prendre au jeu. Pour lui, il ne s’agit pas de vendre un produit et de disparaître dans la nature : il doit s’assurer que la solution répond aux attentes de son client et qu’elle épouse les besoins de ses métiers. Un éditeur-intégrateur sûr de son ERP ne voit dans le POC qu’une occasion supplémentaire de prouver ses talents. Ce n’est qu’une formalité, mais cruciale pour vous !
Si vous tentez le saut de la foi, vous risquez surtout de chuter. N’est pas Indiana Jones qui veut. Pour arriver jusqu’au Graal, assurez-vous d’avoir sous les pieds une passerelle bien solide !
Erreur n° 2 : Clairement, je n’ai pas le temps de demander l’avis de tout le monde
« Faire participer les utilisateurs clés aux démos du logiciel ? Quelle perte de temps ! Bon, c’est vrai, l’outil finalement retenu n’est pas vraiment adapté aux métiers... et les collaborateurs me regardent de travers quand ils me croisent ! »
C’est un fait : personne, au sein de votre entreprise, ne maîtrise l’ensemble des métiers. Il est donc essentiel de mobiliser plusieurs utilisateurs clés, les mieux placés pour valider les fonctionnalités de l’outil. Leur intervention au cours du jeu d’essai permettra de faire remonter des questions auxquelles vous n’auriez pas pensé.
L’implémentation d’un nouvel ERP se doit d’être une démarche démocratique. C’est toute l’entreprise qu’il faut faire participer au scrutin – ces key users devenant les représentants des salariés le temps du projet. Et pour cause : le logiciel de gestion sera utilisé aussi bien par le top management que par les autres collaborateurs. Le jeu d’essai est donc l’occasion de mettre les utilisateurs finaux dans la boucle. Avec, à la clé, un taux d’adhésion bien plus élevé. Votre conduite du changement n’en sera que facilitée, vous le verrez !
Le choix de votre nouvel ERP ne peut pas être autocratique. Si vous imposez au lieu de favoriser la concertation, vous risquez la double peine : un outil peu adapté aux besoins réels et rejeté par le plus grand nombre.
Erreur n° 3 : Ça y est, ERP acheté ! Le plus dur est fait !
« La démo était super, l’éditeur m’a convaincu et j’ai signé sans douter un seul instant de la qualité du logiciel. Le problème, c’est qu’il n’a plus jamais donné de nouvelles après l’installation... Les équipes ne se sentent ni entendues ni accompagnées. Ce n’est pas du tout l’image que je me faisais d’un partenaire sur le long terme, surtout pour un projet d’une telle ampleur. »
Organiser une deuxième rencontre à l’occasion du jeu d’essai permet de s’assurer du professionnalisme de l’éditeur-intégrateur : il a consacré du temps à votre projet pour contextualiser cette deuxième démonstration sur la base de vos besoins. Ce POC est aussi l’occasion de pousser la machine un peu plus loin que lors de la première démo pour vérifier la profondeur fonctionnelle du produit, appliquée à vos problématiques.
Attention, certains éditeurs-intégrateurs feront exactement la même démonstration lors d’une deuxième rencontre ! C’est le signe qu’ils n’ont pas su prendre en compte les spécificités du scénario que vous leur avez soumis.
Vous ne cherchez pas un simple vendeur de logiciels, mais un partenaire à part entière. Quelqu’un qui saura vous accompagner tout au long du projet et même au-delà de la mise en production, au fil des années ! Le jeu d’essai est donc aussi un excellent moyen de juger de la crédibilité de votre interlocuteur et de ne retenir que les éditeurs-intégrateurs qui ont à cœur de vous satisfaire pleinement.
Si vous envisagez d’installer un ERP adapté à vos processus et besoins métiers, faire un jeu d’essai est une étape cruciale. Alors embrassez pleinement cette étape incontournable sur le chemin qui vous mène au bon choix. Et demandez à votre éditeur-intégrateur de jouer le jeu… s’il veut transformer l’essai !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
