C’est l’un des secrets des cabinets d’expertise comptable qui tournent bien : une bonne gestion interne pour mener des missions à terme, dans les délais impartis. Mais quelle méthode de planification mettre en place ? Nous faisons le point sur différents niveaux de gestion de planning en cabinet d’expertise comptable !
Niveau 0 – L’absence de gestion de planning
Peut-être que vous n’avez pas encore plongé dans la « vraie » gestion de planning. Vous utilisez encore Excel pour assurer votre gestion financière, avec des estimations au fur et à mesure de l’avancée des missions ? Ça arrive, et il n’y a là rien de choquant : selon la culture et les habitudes d’un cabinet, formaliser le déroulement prévisionnel des missions n’est pas forcément un réflexe. Et changer de culture, de méthode, de technique de planification, ça ne se fait pas en un claquement de doigts !
Si vous êtes loin d’avoir mis en place une gestion de planning rigoureuse, vous pouvez commencer doucement : en priorité, pensez à la mise en place de la saisie des temps de vos collaborateurs !
Niveau 1 – L’affectation globale des activités dans un plan de charge
Vous utilisez régulièrement un plan de charge, pour vous assurer que chaque collaborateur a du temps planifié pour effectuer les missions prévues ?
Dans ce cas, le planning de chacun peut être découpé en ensembles de journées. Par exemple ? 30 jours sur 4 mois ! Ainsi, vous pouvez au fil de la mission savoir comment avance chaque membre de l’équipe (Laurent a encore 10 jours de disponibles d’ici la fin de la période).
Le suivi quotidien des activités est alors individualisé. Planning de charge, évaluation du taux d’occupation de chaque collaborateur… La gestion de planning de votre cabinet d’expertise comptable est déjà prometteuse. Vous partez sur de très bonnes bases !Comment planifier vos missions pour gérer la charge de travail de vos équipes ?
Niveau 2 – L’assignation par périodes détaillées
Là, on entre dans les détails ! Vous parlez peut-être déjà en charge hebdomadaire, mensuelle ou horaire, avec une vision fine des affectations de chacun et des plans de charge.
C’est souvent le cas dans les cabinets d’expertise comptable : puisque vous faites face à de véritables problématiques en matière de gestion de mission, la moindre augmentation d’activité ou changement des équipes vous impose une organisation carrée. Les plages de temps de travail doivent être précises pour chaque mission – Marion a ainsi 2 jours sur la mission A, et 4 sur la B !
Pour suivre les taux d’occupation et le prévisionnel de facturation, Excel ne suffit plus. Des outils de pilotage et de gestion des tâches – TACI, TACE, diagrammes de Gantt, tableaux de bord... – sont peut-être même déjà en place ?
Niveau 3 – La planification opérationnelle précise
Le Graal de la gestion de planning pour les cabinets d’expertise comptable pointilleux
Le quatrième niveau de la gestion de planning en cabinet d’expertise comptable, c’est la planification opérationnelle. Et c’est sans doute le meilleur moyen d’assurer le pilotage des prestations de votre cabinet !
Certes, elle peut sembler plus exigeante en organisation. Mais c’est d’abord un réflexe à prendre… L’idée, c’est de positionner, au fur et à mesure de l’avancée d’une mission, les activités à réaliser sur des dates précises, pour chaque collaborateur.
Évidemment, cela implique des mises à jour régulières du prévisionnel. Ainsi, vous pouvez affiner l’hypothèse de départ petit à petit pour que la planification soit optimale !
Les sociétés effectuant des prestations de conseil, d’audit ou de formation en présence des clients connaissent bien cette méthode. Ils s’appuient souvent sur un outil de gestion interne. De quoi bien gérer les plannings et chiffrer les missions forfaitaires !
Alors, vous vous situez où ? Vous avez déjà une Gestion Interne pour expert-comptable ? Si vous êtes déjà passé à la planification opérationnelle, c’est que vous êtes au top de la gestion de planning. Sinon, vous pouvez avancer pas à pas. Ne confondez surtout pas vitesse et précipitation : vous devez embarquer vos équipes, les sensibiliser et les former. La gestion de planning, c’est l’affaire de tous !
Crédit image : Designed by Freepik - Pch.vector
À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
