Gestion multi-sociétés dans les ERP : démêler le vrai du faux

De plus en plus d’entreprises ne peuvent plus se dire mono-société : entre une holding, une SCI… même une PME d’une cinquantaine de collaborateurs peut dépasser le stade de l’entité unique. Et, droit français oblige, chaque société doit avoir sa propre comptabilité ! Pour les groupes avec filiales, l’enjeu est donc décuplé. À l’heure de s’équiper d’un logiciel de gestion, la recherche s'oriente forcément vers un ERP multi-sociétés. Mais qu’est-ce qui se cache derrière cette appellation ?

Quand l’ERP multi-sociétés rime avec casse-tête

Ne vous laissez pas séduire par les sirènes du terme « ERP multi-sociétés » ! Pour certains éditeurs, la gestion de plusieurs entités peut se résumer :

• au regroupement de vos sociétés dans un logiciel de gestion… mais au compartimentage des données dans des bases différentes ;
• à la centralisation des informations... mais selon des niveaux de sécurité d'accès empêchant les utilisateurs de passer librement d'une société à une autre.

Si ces blocages ne gênent pas la majorité des collaborateurs qui, de fait, travaillent pour une seule entreprise, c'est une toute autre histoire pour les  services financiers ou informatiques !

Imaginez le temps perdu à créer plusieurs profils pour chaque comptable ou chaque membre de la hotline... Sans parler des  écritures comptables inter-sociétés à passer dans plusieurs environnements.

Pourquoi utiliser un logiciel avec une base de données commune et quels sont les avantages ?

Entre les différentes offres d’ERP et la multitude de fonctionnalités proposées, il peut être difficile de s’y retrouver. Pensez toujours à vous renseigner sur la manière dont seront organisées les données dans votre futur progiciel. Est-il aussi « multi-société-friendly » que vous le souhaiteriez ?

Il est essentiel d’opter pour une base de données unique, permettant la gestion de vos entreprises sur la base d’un référentiel commun, voire d’un même plan comptable afin de préparer le compte de résultat et la consolidation.

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Quand l’ERP multi-sociétés voit double

Votre éditeur vous promet la gestion centralisée des factures. Mais qu’en est-il des autres informations essentielles au fonctionnement de votre entreprise ? Un progiciel intégrant la gestion multi-sociétés devrait, en toute logique, permettre la mise en commun de l’ensemble des données mobilisées quotidiennement par les collaborateurs : base clients, base fournisseurs, catalogue des prestations ou des produits, etc.

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Là encore, méfiance ! Selon l'ERP choisi, ces fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles. Vous vous retrouvez avec des clients dupliqués dans toutes les filiales, et c’est autant d’efficacité perdue pour votre module CRM.

En parallèle, le calcul du chiffre d'affaires par produit au niveau du groupe se transforme en véritable jeu de piste : pour consolider toutes les données, vous pouvez ressortir vos fichiers Excel et bases Access !

La solution : un progiciel pour faciliter votre gestion interne et votre comptabilité ?

Une société sans ERP utilise généralement plusieurs logiciels de gestion, avec le risque que les données s'éparpillent et se dédoublent entre CRM, facturation, suivi des missions des consultants et comptabilité. En vous équipant d’un logiciel de gestion multi-sociétés, pas question de vous infliger doublons et ressaisies !

Votre outil doit, en temps réel, regrouper les données clients, prestataires et collaborateurs de vos différentes sociétés (ou vous permettre de limiter leur accès, société par société et utilisateur par utilisateur). La mutualisation des référentiels est un impératif pour faciliter votre pilotage analytique et votre gestion commerciale  : il sera beaucoup plus facile de définir des axes d'analyse communs à l’ensemble des sociétés gérées par l’ERP.

Quand l’ERP multi-sociétés laisse la sous-traitance de côté

Le cloisonnement imposé par votre ERP vous empêche de prendre en compte les cas où les collaborateurs d’une société prestent pour une autre. Pas d’autre solution que d’identifier les salariés concernés et à les re-créer, par exemple, en tant que sous-traitants pour les autres filiales. Oubliez la refacturation automatique de la sous-traitance inter-sociétés… Quant aux états récapitulatifs de ces mouvements, préparez-vous à retrousser vos manches !

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La solution : un logiciel qui utilise un mode de facturation unique et permet la sous-traitance ?

Lorsque les sociétés d’un groupe sont nombreuses, il n'est pas rare que des collaborateurs travaillent de temps en temps pour une autre entreprise que la leur. Un logiciel multi-sociétés devrait faciliter cette sous-traitance inter-sociétés et la gestion des prêts de main-d'œuvre.

En effet, un ERP adapté devrait vous permettre de déterminer le type de relations que les collaborateurs ont avec vos différentes entreprises, de générer des factures inter-sociétés, mais aussi de produire des états de gestion.

Vous avez des perspectives de croissance par fusion-acquisition ? Des contraintes réglementaires vous imposent de communiquer votre situation financière ? Des enjeux de communication ou de pilotage de groupe vous incitent à augmenter la fréquence de vos cut-off ? Assurez-vous que votre ERP multi-sociétés est synonyme de base de données unique, de mutualisation des référentiels et de gestion facilitée de la sous-traitance inter-sociétés !