Vous envisagez de déployer un logiciel de gestion interne pour votre cabinet d’expertise comptable ? Si vos outils de gestion datent, pas de doute : c’est une bonne idée ! Seulement, implémenter une nouvelle solution revient à bouleverser une organisation en place, les plannings de chacun, pour se lancer dans un projet ambitieux. Et il faut aussi embarquer tout le monde, collaborateurs comme associés, dans l’aventure. Alors il y a de quoi hésiter avant de repenser la gestion interne de son cabinet d’expertise comptable… mais nous vous aidons à trancher !
Les signaux à surveiller dans votre cabinet d’expertise comptable
Déjà, est-il vraiment pertinent pour votre cabinet de se lancer dans un tel projet ? Pour répondre rapidement à cette question, observez votre organisation : si vous détectez l’un des signaux suivants, c’est que vous avez besoin d’un nouvel outil de gestion interne !
Des logiciels dépassés et peu adaptés à votre métier d’expert comptable
Vous avez de nombreux outils, qui fonctionnent mais ne sont pas tous interfacés. Alors forcément, vos collaborateurs doivent multiplier les saisies et y passer un certain temps. À côté de ça, vous utilisez des fichiers Excel… et vous voyez de plus en plus les limites de toute cette panoplie d’outils : données à ressaisir, manque de collaboration, risque de pertes de données, chargement lent…
Peut-être avez-vous déjà un outil de gestion interne : un outil qui date des années 90, peu modulable, qui a peu évolué. Peut-être même qu’il s’agit d’une solution développée en interne par votre ingénieur. En tout cas, si c’est un outil généraliste qui ne sait pas s’adapter à vos différents processus métier et a du mal à vous suivre dans la croissance… C’est un signal qui doit vous orienter vers le changement !
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Des collaborateurs surchargés et des erreurs qui s’accumulent
Vos collaborateurs perdent du temps à réaliser des missions avec peu de valeur ajoutée, de la saisie des temps aux plannings en passant par les notes de frais. Ils travaillent régulièrement à distance, et cela complique la gestion interne, peu adaptée aux déplacements. Alors forcément, des erreurs apparaissent, ce qui implique surveillance et correction. Si vos outils manquent de souplesse, ils n’aident pas forcément vos équipes à résoudre ces problèmes…
De la même manière, le traitement des données peut être long et les tâches – même simples – chronophages. Sans outil adéquat, décompter les congés ou établir des factures peut vite devenir une corvée ! Et en fonction de la diversité des missions que vous vendez (forfait, prestations, régie…), qui exigent un suivi pointu, les risques d’erreur peuvent être nombreux… et entraîner d’importantes conséquences.
Des coûts qui explosent
Ces différents signaux peuvent aussi avoir un réel impact sur vos coûts : ils peuvent être mal maîtrisés, voire s’envoler et provoquer des pertes sèches. La faute aux petites erreurs qui se multiplient, ou aux coûts associés à la maintenance de vos logiciels – ou d’un unique outil de gestion interne ancienne génération.
Le bilan de santé
Tous ces signaux font partie intégrante du quotidien de votre cabinet d’expertise comptable ? C’est qu’il est temps de vous interroger, pour de vrai, sur la pertinence des solutions utilisées. Et ce, même si vous vous êtes habitués à vos outils, qui étaient peut-être ce que l’on faisait de mieux sur le marché à l’époque.
Depuis, des outils pensés pour les cabinets d’expertise comptable ont vu le jour ! Ils sont conçus pour évoluer en même temps que votre activité, avec des développements continus et des améliorations incrémentales. Alors pourquoi continuer avec votre machine à l’ancienne qui vous fait du tort ? Si vous avez constaté ces signaux dans votre cabinet, c’est que vous devez vous poser une nouvelle question : quelles solutions s’offrent à vous ? Quelles sont les caractéristiques d’un ERP adapté à l'expertise comptable ? Quelles sont les qualités que vous devez rechercher ?
- Modernité : mieux vaut disposer d’un outil riche des dernières innovations techniques.
- Souplesse : votre outil doit pouvoir évoluer pour rester adapté à votre cabinet !
- Fiabilité : pas question d’avoir un logiciel qui risque de ne pas s’allumer…
- Disponibilité : une solution accessible partout, tout le temps, grâce au SaaS, avec une maintenance possible à tout moment (notamment pendant la période fiscale), est un plus !
- Sécurité : votre outil doit pouvoir sécuriser vos données sensibles et gérer l’hétérogénéité du parc des outils – D’autant plus si vos équipes peuvent utiliser leurs propres outils à des fins professionnelles, selon l’approche BYOD.
- Pilotage : la solution doit comprendre tous les aspects de votre activité et améliorer vos processus métier.
- Communication : le bon outil de gestion interne peut vous aider à rationaliser les pratiques de votre structure, permettre aux collaborateurs de mieux communiquer – entre eux, entre filiales ou même entre établissements.
- Unicité : un seul logiciel qui réunit toutes les fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement de votre cabinet d’expertise comptable, utilisable par les collaborateurs (pour la saisie de leurs missions), par les managers (pour le suivi des missions), par les commerciaux (pour la prospection et la gestion des contrats), par les administratifs (pour la facturation et l’intendance RH), par les associés...
En bref, vous devez partir en quête d’un outil conçu pour les processus métier des cabinets d’expertise comptable, capable de répondre à toutes vos attentes !
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Les avantages d’un logiciel de gestion interne dédié aux cabinets d’expertise comptable
1 – Une gestion globale de votre cabinet d’expertise comptable
En réunissant toutes les règles, tous les programmes et tous les processus métiers de votre cabinet, un outil de gestion interne peut vous garantir un pilotage plus efficace de vos activités.
Cela représente l’opportunité d’unifier vos processus internes, d’automatiser certaines tâches pour gagner du temps, de gérer le taux de production depuis un outil unique…
Au passage, vous pouvez profiter d’une meilleure gestion des ressources humaines, avec un module de gestion des compétences et des fonctionnalités de gestion documentaire (GED). Rien de tel que la centralisation des connaissances et des méthodes pour mieux intégrer les nouveaux arrivants !
2 – Une meilleure expérience pour vos collaborateurs
Un logiciel de gestion interne adapté à leur métier leur garantit un certain gain de temps. Avec un module interne, ils peuvent saisir leurs notes de frais, faire leurs demandes de congés, transmettre leurs comptes-rendus facilement, sans avoir à multiplier tous les documents !
Fini, le temps fou passé sur Excel et des fichiers inadaptés : l’affaire est réglée en quelques clics. Et ce, avec un outil collaboratif, accessible partout, tout le temps !
3 – Un quotidien simplifié pour les équipes administratives
Votre pôle administratif doit avoir accès à toutes les données renseignées par vos équipes. Si c’est le cas, le risque d’erreur est réduit ! Et avec le bon outil, la facturation peut être automatisée pour chaque type de prestation. Plus personne ne pourra oublier de comptabiliser une journée de mission ! Le suivi est aussi optimisé, en consommation comme en avancement.
4 – Une bonne santé sur le long terme
Au-delà de ce que peut vous apporter la solution directement, pensez aussi à long terme : un logiciel de gestion peut vous apporter une vision globale de votre activité, de vos dépenses, et de vos besoins sur une longue période. Avec un suivi prévisionnel de la planification des missions, associez le bon nombre de collaborateurs et estimez la charge de travail de chaque nouveau contrat signé – et de ceux qui arriveront. En parallèle, une solution SaaS vous évitera des coûts de maintenance trop élevés !
Finalement, une solution de gestion interne évolutive pourra accompagner le développement et la croissance de votre cabinet d’expertise comptable. En revanche, vous n’aurez pas à modifier vos ressources administratives ! C’est la garantie de pouvoir avancer sereinement, avec un max de sécurité et de confort au quotidien.
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À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
