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Mieux gérer les temps passés de vos collaborateurs en 5 points clés

Gestion d'entreprise, Toutes sociétés de service

Pour les sociétés de service, il existe un enjeu de taille, c'est la maîtrise des temps passés des collaborateurs. Pourquoi ?

  • Pour calculer la rentabilité des projets,
  • Pour allouer les bonnes ressources au bon moment,
  • Pour valoriser le travail des équipes,
  • Pour contrôler, analyser et faire les correctifs nécessaires.

Voici les 5 points clés de la maîtrise des temps passés.

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1. Temps renseignés = visibilité de l'activité

La saisie des temps est un enjeu important lorsqu'on parle de croissance de l'entreprise. Quel est le taux d'occupation de mes salariés ? Où sont mes marges, dois-je penser à recruter ? Mes projets sont-ils correctement estimés et sont-ils rentables ? Avoir la visibilité sur les temps passés des collaborateurs c'est avoir la maîtrise de son capital humain, que ce soit :

  • la gestion des temps de travail ou des temps de présence,
  • la gestion des absences,
  • la gestion de l’activité,
  • la gestion des plannings,
  • la gestion des demandes d’absences.

2. Obtenir l'adhésion de l'équipe

La mise en place de ce type d'outil peut vite donner l'impression à vos collaborateurs que vous ne leur faites pas confiance et que vous cherchez à les “espionner”… C'est donc le plus gros piège à éviter ! Expliquez-leur clairement que vous cherchez avant tout à améliorer les conditions de travail en professionnalisant la structure. Montrez-leur également les intérêts pour eux de pouvoir suivre le temps des projets, donc de pouvoir poser les alertes au bon moment lorsque c'est nécessaire et d'obtenir une vision claire de leur travail et des projets.

Expliquer le pourquoi des temps passés, c’est déjà 50% de l’acceptation par les collaborateurs !

3. Faciliter la saisie à tout prix

Saisir ses temps n'est pas amusant, ce n'est pas un scoop ! Il faut donc opter pour un outil aussi simple que possible. Un système unifié dans lequel les salariés n'ont pas à doubler voire tripler la saisie, permet de limiter l'aspect "corvée" et donc de garantir la réalisation de la tâche. D'autant plus que dans un système de gestion unique, l'intérêt de renseigner ses temps prend plus de sens !

4. Choisir la juste granularité

Quel niveau de précision doit-on choisir ? Il y a tout de même quelques règles à respecter pour bien gérer les temps passés :

  • pas de découpage trop fin des projets,
  • pas d’affaires fourre-tout,
  • planifier sa semaine à l'avance.

Ces méthodes nécessitent de l'implication et la consultation des équipes pour mettre en place un outil qui soit utile pour tout le monde, précis et qui pour autant ne fasse pas perdre trop de temps aux collaborateurs qui saisissent leurs temps.

5. Utiliser un outil du 21siècle

On est en 2016 ! Offrez à vos équipes un outil qui s'adapte aux contraintes de son temps :

  • Un outil collaboratif, au design intuitif, pour une saisie en mode nomade,
  • un outil qui fédère, au lieu d'un outil qui divise est le secret de la réussite du projet !

Pour en savoir sur les problématiques de gestion d'une entreprise de service :

Téléchargez gratuitement notre ebook : Les 6 règles de bonne gestion d'une société de service

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
akuiteo-teletravail-cta

Akuiteo a placé l'ensemble de son activité en télétravail.

Nous restons donc disponibles pour faire avancer vos projets et futurs projets durant toute cette période.

N'hésitez pas à nous solliciter !

 
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