Le pilotage analytique en cabinet d’expertise comptable, c’est parti !

Le contexte légal se tend, les acteurs se multiplient… et le marché évolue, avec de nouvelles problématiques pour les experts-comptables. Chacun cherche de nouveaux services, pour offrir plus de valeur et générer plus de marge. Plus question de se contenter de répondre à des sollicitations, même si cela peut sembler séduisant. Non, pour garantir des résultats à votre cabinet d’expertise comptable, vous devez pouvoir analyser finement son activité. Un bon pilotage analytique vous aidera à mieux vous positionner vis-à-vis de la concurrence !

Une nouvelle approche de la gestion interne de votre cabinet d’expertise comptable, mais pourquoi ?

Derrière la notion de « pilotage analytique » se cache simplement l’analyse de la gestion interne de votre cabinet d’expertise comptable. En d’autres termes, il s’agit de porter un regard précis et juste sur le fonctionnement de votre cabinet… et le déroulement de chacune de vos missions.

Pour s’orienter vers cette nouvelle approche, les réponses à certaines interrogations s’imposent. Vous devez pouvoir savoir :

• quelles sont les missions menées avec difficultés et, au contraire, les missions réussies avec brio ;
• quelles sont les missions qui vous font perdre de l’argent (mali) et du temps, et celles qui vous en font gagner (boni) ;
• plus précisément, quelles tâches de chaque mission sont profitables ou ne le sont pas.

Il s’agit du premier pas vers une analyse plus objective et mature de l’activité de votre cabinet. S’ancrer dans une telle démarche vous permettra ensuite de mettre en place un pilotage analytique, pour un meilleur fonctionnement et de meilleurs résultats !

Pilotage analytique en cabinet d’expertise comptable : les axes d’analyse

Le pilotage analytique d’un cabinet d’expertise comptable revient donc à changer de regard. Fini l’œil distant sur vos résultats ! Place à une analyse fine de différents axes inhérents à votre activité...

1 – Les missions

Cela peut sembler être une évidence, mais il est toujours bon de le rappeler. Le premier axe analytique d’un bon pilotage correspond à vos missions ! Sans lui, impossible de réaliser une analyse réellement efficace et précise. Différentes informations sont à suivre de près...

• Le temps passé sur chaque mission.
• La marge réalisée par rapport au temps estimé au départ – pour une mission d’expertise au forfait, par exemple.
• Le chiffre d’affaires, en incluant les travaux complémentaires.
• Le coût de la sous-traitance.

Cette étape cruciale doit être effectuée pour les missions passées, mais aussi pour celles à venir. Ainsi, vous pourrez évaluer la rentabilité de chacune d'elles !

Soyez attentif aux ventes et à tout ce que vous facturez aux clients, aux prestataires que vous sollicitez, mais aussi aux coûts internes : logiciels, événements internes, participation aux congrès de l’ordre, frais de communication… Ce premier axe analytique est essentiel à la vue d’ensemble que vous devez obtenir !

2 – La nature des missions d’expertise comptable

Certains cabinets d’expertise comptable proposent une couverture nationale, ou se montrent très présents sur un secteur géographique. Certains réussissent tout particulièrement sur le plan local, quand d’autres accompagnent de grands groupes, aussi bien en France qu’à l’étranger. Enfin, des cabinets se spécialisent sur un secteur métier, limitant le nombre de clients potentiels mais garantissant des marges confortables si la mission requiert un savoir-faire précis.

Et vous ? Vous devez déterminer précisément ce que représente chaque type de mission pour votre cabinet, et l’impact de chacune d’elle sur votre fonctionnement.

Demandez-vous alors combien de missions vous effectuez de chaque nature, pour combien d’heures ou de jours de travail, avec quelle variation sur X années, quelle rentabilité…

Ne vous contentez pas d’un ressenti : mettez de véritables chiffres sur le papier !

3 – La répartition entre les acteurs privés (PME, ETI et grands groupes) et publics

Il en va de même pour la répartition des missions par taille d’acteurs : vous savez quand vous signez avec une collectivité locale et quand vous travaillez avec une boulangerie ou un grand groupe... mais vous ne devez pas vous limiter à cette vue.

Les informations doivent être claires, tangibles. Vous devez vous appuyer sur des données pour bâtir vos choix futurs !

Prenez le temps d’analyser un certain nombre d’informations :

• les jours de travail consacrés à chaque type de structure, publique, PME, ETI, selon leur taille ;
• le temps passé pour réaliser des missions complémentaires, selon la typologie du client.

Notez les chiffres clairement pour y avoir facilement accès dès que le besoin se présentera !

4 – Les différentes missions et tâches associées

La nature de vos missions (fiscale, audit, expertise, prestation…) impose le découpage de chacune d’elles en un certain nombre de tâches – principales, secrétariat, suivi, etc.

Ce découpage s’est sans doute déjà intégré aux habitudes de travail de votre cabinet, si bien que vous l’appliquez pour toutes vos missions. Il peut évoluer, la profession ne disposant d’aucune norme en la matière.

Vous avez sans doute aussi déjà pensé à centraliser ou dissocier les tâches principales des complémentaires. Dans une perspective de pilotage analytique, rien de tel que d’opter pour un découpage d’une mission en plusieurs phases !

• Pour analyser facilement les éléments concernant la lettre de mission, avec ou sans les travaux complémentaires.
• Pour mesurer le nombre d’heures nécessaires à la réalisation d’une mission, ainsi que sa rentabilité.
• Pour mieux mesurer le rendement de chaque phase / tâche.

Ainsi, vous pourrez évaluer de nombreux critères pour chaque étape du processus : le temps passé, le montant des honoraires, les dépenses en sous-traitance, les coûts divers… Et par la même occasion, vous aurez une vue d’ensemble du découpage de la mission, indispensable à un examen pertinent de la rentabilité finale !

Un pilotage analytique n’a rien de monstrueux. Il s’agit avant tout de changer de regard sur la gestion interne de votre cabinet d’expertise comptable ! En analysant de nouvelles données, d’une autre manière, vous pourrez en tirer les meilleurs enseignements pour votre pilotage stratégique. Peut-être que vous découvrirez l’opportunité de vous concentrer sur une mission particulière pour de meilleurs résultats… ou simplement l’assurance que vous êtes sur la bonne voie !

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