Ne vous laissez pas déborder par le déploiement de votre ERP !

La loi de Hofstadter, ou loi de glissement de planning, ça vous parle ? Selon elle, il faut toujours plus de temps que prévu pour accomplir une tâche complexe. Et on ne va pas se mentir : déployer une solution logicielle EST complexe, et encore plus lorsque l’on veut absolument tenir des délais serrés. Or, vous ne maîtrisez pas tous les paramètres d’implémentation d’un ERP et personne n’est à l’abri d’un contretemps technique. Est-ce à dire que votre projet est fatalement destiné à dépasser les délais prévus ? Pas si vous appliquez ces trois bonnes pratiques en bonne entente avec votre éditeur / intégrateur !

1/ Bien démarrer le déploiement d'un ERP

Première bonne pratique : commencer votre projet ERP par une journée de lancement avec votre éditeur / intégrateur. Elle constitue la première étape de la phase de déploiement après la signature du contrat avec l’éditeur. Et celui-ci n’arrive pas les mains vides : il vient vous proposer un planning de déploiement et une méthodologie.

Planifier, c’est la clé

Pour tenir les délais d'un projet ERP, il n’y a pas de secret : il faut planifier. Dans le détail. Le planning établi par l’éditeur / intégrateur, c’est votre premier harnais de sécurité en vue de respecter vos délais. Il vous donne une visibilité sur toute la durée du projet de déploiement… et celle-ci peut être très étendue – en moyenne 12 mois. Une telle durée s’explique par la volonté de l’éditeur / intégrateur de veiller au bon déroulement de chaque phase, l’une après l’autre, afin de garantir la réussite de l’opération et une bonne prise en main de l’ERP par tous les collaborateurs.

Tous vos besoins résumés dans un calendrier

À l’occasion de cette journée de lancement, l’éditeur / intégrateur vous propose un calendrier préliminaire. Cette « V1 » du planning découle des besoins que vous avez déjà exprimés en matière de déploiement et recense toutes les contraintes soumises préalablement à son équipe consulting. À savoir :

• les complexités particulières du projet ERP ;
• les obligations liées à vos équipes techniques ;
• les risques relatifs à une mise en production dans une période délicate (en plein exercice comptable, par exemple) ;
• votre volonté de déployer en une seule phase ou bien en plusieurs, si vous voulez par exemple remporter rapidement un premier succès sur un périmètre restreint ;
• etc.

2/ Identifier les difficultés de déploiement au plus tôt

Après la journée de lancement vient l’étude du projet ERP. C’est une deuxième bonne pratique – et un nouveau harnais de sécurité, tout aussi indispensable que le précédent. Ces journées d’étude, ou journée de cadrage, doivent permettre le déploiement de l’outil dans le contexte du client : si certains besoins spécifiques sortent du cadre standard de l’ERP, la mise en œuvre sera nécessairement plus complexe et il faudra repenser le planning.

La phase d’étude

La phase d’étude consiste en huit à dix jours durant lesquels vous et votre éditeur / intégrateur allez évaluer l’adéquation entre vos processus et les fonctionnalités de l’outil... C’est le moment de préciser vos besoins, de souligner l’existence de freins ou de points bloquants éventuels, d’évoquer vos contraintes (par exemple la nécessité de développer une fonctionnalité spécifique), et de poser toutes les questions qui vous passent par la tête pour assurer le bon déroulement de cette opération.

Le premier comité de pilotage

À l’issue de cette phase, un premier comité de pilotage, ou copil, est mis sur pied. Il rassemble la direction de votre entreprise et l’éditeur / intégrateur. C’est l’occasion de valider ou de corriger le planning proposé lors du lancement, en fonction des problématiques identifiées lors des journées d’étude. Plus qu’un arbitrage, il s’agit ici de procéder à un affinage : ensemble, vous allez lisser la « V1 » du planning pour parvenir à une « V2 » plus complète et précise.

Et si l’éditeur / intégrateur vous propose de lui-même un autre calendrier, ne pensez pas que c’est par manque de disponibilité : une re-planification se fait toujours pour le bien du projet, exactement de la même façon qu’un logiciel de qualité n’est commercialisé qu’une fois finalisé.

3/ Organiser des points d’étape au fil du déploiement

Troisième bonne pratique : l’organisation de points d’étape réguliers durant la phase de paramétrage et de reprise des données. Vous travaillez alors main dans la main avec l’éditeur / intégrateur en vue du bon déploiement de l’ERP, via des comités de projet et de pilotage.

Les comités hebdomadaires

Les comités de projet, ou copro, ont lieu chaque semaine, tout au long du processus. Ils permettent aux deux chefs de projet – le vôtre et celui de l’éditeur / intégrateur – de se concerter au cours d’un échange d’une trentaine de minutes. Ils permettent de vérifier l’avancement du déploiement chez les deux équipes et doivent être maintenus même s’il y a peu de sujets à aborder. S’ils font émerger des points bloquants, il faudra les faire remonter lors d’un copil.

Ces comités permettent de vérifier que vous êtes dans les clous quant aux étapes définies dans le planning. À partir d’une to do list, vous faites le point avec l’éditeur sur ce qui a été réalisé, sur ce qu’il reste à faire, et vous mettez à jour le planning en fonction de l’avancée du projet. De leur côté, certains éditeurs / intégrateurs (dont Akuiteo) organisent leurs propres points internes (entre le chef de projet et le directeur de projet) de façon à mieux répondre aux difficultés qui pourraient surgir.

Les comités de pilotage

Les comités de pilotage, en présence de votre direction, sont l’occasion de faire des arbitrages importants. Trois de ces comités sont généralement programmés :

• après les journées d’étude pour valider le planning de déploiement ;
• deux à trois mois avant la mise en production ;
• après la phase de démarrage.

Le second est le plus important car il permet de s’assurer que les délais vont être respectés ou de modifier une dernière fois le planning. C’est là que l’éditeur peut vous proposer une ultime re-planification pour le bien de votre projet ERP : dans un processus de cette ampleur, il y a toujours quelques menues difficultés, et il vaut mieux les pointer du doigt deux ou trois mois avant la mise en production, plutôt qu’à quelques semaines ! Cela évite le report de la mise en production à la dernière minute et le sentiment d’échec associé.

Bien sûr, en cas de besoin d’arbitrage identifié au cours d’un comité de projet, des comités de pilotage supplémentaires devront être organisés.

La communication avec votre éditeur / intégrateur comme gage de réussite

Pour parvenir au déploiement serein de l’ERP, une relation étroite entre votre chef de projet et celui de votre éditeur / intégrateur est donc primordiale. Chacun est garant de la bonne tenue des délais en interne.

Comme dans un couple, la communication est l’essence de la réussite : il faut pouvoir partager les avancées comme les retards, les succès comme les difficultés. Et savoir poser clairement les éléments sur la table lors des comités de pilotage afin de faciliter la prise de décision !

Avec, au final, une vérité immuable : l’éditeur / intégrateur est force de proposition. Il peut certes vous soumettre des idées et recommander un changement de date de lancement pour répondre à des obstacles inattendus. Mais, quoi qu’il advienne, c’est votre ERP. Votre outil. Donc vous qui prendrez la décision finale.

Le déploiement d’un logiciel est un projet d’envergure. Rome ne s’est pas construite en un jour ! Vous souhaitez tenir les délais de votre projet ERP ? La plus importante des bonnes pratiques, c’est la communication : une relation de proximité entre l’éditeur / intégrateur et votre entreprise, pour que la route soit parcourue en bonne entente. À ce titre, Akuiteo est constamment à l’affût des meilleurs outils de collaboration, afin de faciliter la visualisation des différentes étapes de votre projet de déploiement d’ERP et anticiper tout risque de retard.