Convertir les promesses en preuves : voilà comment on pourrait résumer l’étape du jeu d’essai dans le cadre d’un projet ERP. Vous le savez sans doute déjà, mais celle-ci consiste à demander une démo à l’éditeur-intégrateur, sur la base d’un scénario opérationnel. Une démonstration personnalisée pour vérifier que les fonctionnalités de l’outil sont en adéquation avec vos besoins. Mais comment s’assurer que cette phase se déroule dans de bonnes conditions ? Que ce « proof of concept » amélioré apportera une vraie plus-value dans le choix d’un ERP ? Réponse : en prenant connaissance de ces bonnes pratiques pour réussir un jeu d’essai !
Bonne pratique n° 1 – Raconter une histoire
Le scénario opérationnel remis à l’éditeur-intégrateur doit prendre la forme d’une véritable histoire, avec des personnages – les collaborateurs de l’entreprise – et une série d’actions permettant d’atteindre un objectif donné. Ainsi, votre scénario sera plus parlant qu’une énumération de process, mieux compris par l’éditeur… et la démo sera plus digeste !
Par exemple...
Le commercial Yves rencontre le représentant de la société lors d’un dîner d’affaires. Il détecte les prémices d’un projet. Toutes les informations qu’il a pu glaner sont renseignées dans le CRM de l’entreprise.
Le projet est confirmé lors d’un rendez-vous client plus formel. Après consultation, le commercial Yves estime le projet à 100 K€ pour 100 jours de prestation. Il complète la fiche client dans le CRM : secteur d’activité, type de projet, interlocuteur privilégié, etc.
Sur la base d’un devis, la négociation s’engage. Le client signe.
À vos claviers !
Si vous devez vous transformer en scénariste, votre scénario opérationnel ne doit pas être Moby Dick. 5 pages, c’est déjà trop : un jeu d’essai se déroule généralement sur une demi-journée, pas plus. En cas de besoin, il sera toujours possible d’organiser un atelier complémentaire sur un autre créneau.
Bonne pratique n° 2 – Utiliser les noms et les chiffres de l’entreprise
L’idéal reste de fournir à l’éditeur-intégrateur un scénario opérationnel avec un maximum de données authentiques : noms des personnes concernées par le projet, coût estimé, planning de consulting, etc. Il est essentiel que tout le monde, spectateurs et participants, puissent reconnaître les données lors du jeu d’essai – bien sûr, vous pouvez légèrement les modifier ou les maquiller pour des raisons de confidentialité !
Par exemple...
Caroline, la responsable ADV, a établi une commande sur la base d’une licence à 30 K€, avec 22 % de maintenance sur le prix non remisé.
Le planning prévisionnel s’étend sur 50 jours, facturés en régie. Le chef de projet désigné Guillaume s’affecte 10 jours. La consultante senior Céline s’attribue 40 jours étalés sur les 5 prochains mois.
Bonne pratique n° 3 – Embrasser plusieurs projets en même temps… mais pas trop !
La rédaction d’un scénario opérationnel destiné à servir de base au jeu d’essai suppose de prendre pour exemple un projet représentatif des activités de la société – ou, pour être exact, de plusieurs projets d’une complexité croissante.
- Commencez avec un projet simple, qui permettra de se familiariser avec l’outil.
Par exemple… Un projet d’une vingtaine de jours, facturés en régie, confié à une seule personne.
- Poursuivez avec un projet plus élaboré qui révèle des fonctionnalités plus poussées.
Par exemple… Même histoire que précédemment, mais sur un projet au forfait, avec un échéancier de facturation, un acompte et deux consultants différents.
- Terminez avec un projet complexe qui teste les limites de l’ERP.
Par exemple… À ce stade, vous pouvez introduire des frais de déplacement re-facturés au réel, une partie des prestations sous-traitées à la dernière minute, et un avenant venant modifier le périmètre du projet.
Notez que le chiffre idéal se situe entre deux et trois projets. En deçà, c’est trop peu. Au-dessus, vous risquez de dépasser le créneau d’une demi-journée affecté au jeu d’essai !
Bonne pratique n° 4 – Prendre en compte toutes les business units
Les projets pris pour exemples dans le jeu d’essai doivent permettre à chaque business unit de s’identifier. C’est essentiel : il faut que chaque entité de l’entreprise y trouve son compte, afin que l’ERP puisse s’adapter à tous les besoins. Si deux business units fonctionnent différemment et que vous ne souhaitez pas harmoniser leurs modes de fonctionnement, il vous faut établir deux scénarii. Vous devez être exhaustif concernant vos processus cibles !
Bonne pratique n°5 – Raisonner en termes de « scénario cible »
Il est essentiel de raisonner en termes de « scénario cible ». Il s’agit de rédiger un scénario opérationnel « idéal » comme cadre au jeu d’essai, formalisé à la suite de l’audit des processus. D’où l’importance de ces phases préliminaires dans tout projet ERP.
Jeu d’essai vs. cahier des charges
La phase du jeu d’essai, qui permet de confronter les fonctionnalités de l’ERP aux besoins, est différente de celle du cahier des charges. Quand ce dernier est un descriptif complet du projet – composé, certes, d’exigences fonctionnelles –, le jeu d’essai est un support exclusivement utilisé pour organiser une démonstration !
Bonne pratique n° 6 – Travailler à plusieurs mains sur le jeu d’essai
La rédaction du scénario opérationnel ne peut pas se faire en autarcie, entre le chef de projet et la direction. Il est crucial d’y impliquer les utilisateurs finaux, ces « gens du métier » (en comptabilité, ADV, consulting…) qui sont les plus à même de déterminer quelles fonctionnalités de l’ERP sont pertinentes ou non. C’est un script qu’on écrit à plusieurs mains, en collaboration avec les premiers concernés.
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Bonne pratique n° 7 – Donner des tableaux de bord en annexe
Une bonne façon d’aider l’éditeur-intégrateur à se projeter dans la définition des besoins auxquels doit répondre l’outil consiste à proposer, en annexe du scénario opérationnel, des exemples concrets de tableaux de bord. Mais attention : il est recommandé d’ajouter uniquement des tableaux vraiment utiles… et vraiment utilisés !
Bonne pratique n° 8 – Anticiper la phase du jeu d’essai
Comme pour tout projet d’importance, l’étape du jeu d’essai doit être préparée avec soin. Voici quelques conseils...
- Laissez à votre prestataire le temps de s’organiser. Deux à trois semaines entre la remise du scénario opérationnel et la démonstration, c’est un délai correct.
- Organisez des démos en conviant les utilisateurs clés. Prévoyez une demi-journée par prestataire.
- Préparez, en amont, des grilles de dépouillement à distribuer aux utilisateurs, afin de recueillir leurs feedbacks sur les démonstrations.
- N’hésitez pas à organiser des ateliers complémentaires si des points ou des thématiques méritent d’être affinés.
En matière de jeu d’essai, la précipitation est mauvaise conseillère. Au contraire : il est urgent de prendre son temps et de bien préparer cette étape afin qu’elle soit 100 % en adéquation avec l’activité et les besoins de l’entreprise. N’oubliez pas qu’il s’agit de choisir un outil qui vous accompagnera pendant les 10 prochaines années… au moins !
Et pour comparer facilement les solutions que vous avez retenues :
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À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
