Société de service gérée par affaire, Kesako ?

Les entreprises qui produisent des biens ou des services en mode projet sont dites "gérées par affaire". Chacune de ces affaires donne lieu en effet à un ensemble d'engagements techniques, humains et juridiques liés à un projet qui aura une durée (plus ou moins) définie.

En ce sens, une société de service gérée par affaire se distingue des entreprises gérées à la commande, dans lesquelles cette notion de projet est moins marquée et où l’activité est centrée sur le fait d’honorer un flux de commandes de la part du client. En fonction du contexte, l'affaire peut correspondre à une mission, un chantier ou un projet.

Dans ce type d'organisation, la signature d'un contrat adapté à la demande du client est un préalable incontournable juste après une phase d'analyse de son besoin.

L'affaire est l'axe analytique de base d'une entreprise gérée par affaire. Elle se découpe en un certain nombre de tâches élémentaires souvent regroupées en livrables "client". Cette affaire est aussi rattachée à la structure analytique verticale et horizontale de votre entreprise (centre de profit, type de projet, zone géographique...) et est positionnée dans son cycle de vie (avant-vente, avant-projet, production, terminée). Ainsi, toutes les charges et tous les revenus qui lui sont liés sont analytiquement rattachés :

• Échéancier de facturation et facturation client,
• Temps passés, valorisés au coût direct ou au coût standard de vos collaborateurs,
• Plan de charge, lui aussi valorisé,
• Frais de mission,
• Charges de sous-traitance,
• Achats de matériels,
• Écritures comptables permettant de reconnaître les produits et les charges à chaque arrêté.

Les éditeurs/intégrateurs de logiciels, les bureaux d'études, les sociétés d'ingénierie, les cabinets d'architectes ou agences d'architecture, les centres techniques d'essai, les sociétés d'études et de conseils sont par exemple des sociétés de services gérées par affaire.

A partir d’un certain volume d'activité, pour mieux gérer et préserver son agilité, il devient inévitable de mettre en place une plateforme logicielle intégrée, un ERP, au cœur de son système information et de sa transformation digitale. Cette solution doit permettre nativement une gestion par affaire que ce soit sous ses aspects commerciaux, opérationnels ou financiers.

Il faut de toute évidence privilégier un progiciel de gestion intégrée (PGI ou ERP) conçu spécifiquement pour le métier de l’entreprise. Vous devez donc exclure de votre recherche les solutions conçues pour l'industrie, le retail ou même les solutions généralistes : elles sont rarement adaptées aux spécificités de la gestion par affaire. Heureusement, plusieurs progiciels du marché ont été conçus pour les besoins mêmes de ces entreprises.

Parmi ces acteurs, il convient de distinguer deux catégories de solutions :

• Les Progiciels de gestion conçus pour le mode "régie" 
• Les Progiciels de gestion conçus pour le mode "forfait"

Dans cette première catégorie (très prisée des SSII/ESN), c’est le temps passé qui est facturé : chaque jour vendu est produit et facturé sans aucun écart. La plupart du temps, le chiffre d'affaire correspond à la facturation. La reconnaissance du chiffre d'affaire est donc relativement simple.

Dans le second cas, la facturation et la production de votre affaire sont faiblement voire pas du tout corrélées. Vous allez devoir suivre un taux d'avancement de votre projet pour en déduire à chaque arrêté des travaux facturables. Vous allez peut-être devoir aussi historiser les situations pour calculer la production de chaque période... Bref, une gestion beaucoup plus complexe demandant une collaboration très étroite entre les opérationnels et les financiers de l'entreprise.

Bien entendu, les sociétés commercialisant des projets dans les deux modes (régie et forfait) auront intérêt à se tourner vers une solution orientée "forfait".

— Qui peut le plus peut le moins !

La plateforme logicielle de gestion Akuiteo se positionne clairement sur ce pilotage des affaires/projets vendus au forfait avec une caractéristique singulière puisque cette solution intègre une comptabilité générale, budgétaire et analytique et permet ainsi une automatisation des cut-offs (par affaire bien sûr !) à chaque arrêté.