Toute bonne conduite de changement doit suivre les étapes et phases du déploiement du projet.
Par exemple, si le déploiement d’un projet de transformation informatique est pensé comme un cycle en V – notamment parce que le contexte de l’entreprise ou la technologie déployée s’y prête –, la conduite du changement devra être réalisée sur ce même cycle, et suivre les mêmes grandes étapes. Et si la méthode agile est privilégiée pour un projet ERP, la conduite du changement doit l'être aussi.
Aujourd’hui, loin d’être une simple tendance, le mode agile a fait ses preuves : il permet un accompagnement plus fluide, avec une mise en œuvre cyclique du changement plutôt que segmenté. Plusieurs itérations permettent d’amener progressivement au changement, mais aussi d’éviter un phénomène de rupture que l’on pourrait rencontrer avec un cycle en V.
Attention, cependant : la conduite de changement ERP peut se faire en mode agile uniquement si cette méthodologie est familière à l’entreprise. Adopter l’agilité, c’est une vraie révolution en matière de culture d’entreprise et de fonctionnement global ! Vous devez instaurer une certaine prise de conscience au sein de l'entreprise pour pouvoir procéder au changement de manière efficace.
Conduite du changement : le mode agile et le cycle en V
Comment distinguer un accompagnement en mode agile d’une conduite de changement menée dans le cadre d’un cycle en V ? C'est simple !
Dans le cas d’un changement en cycle en V
Pour un changement en cycle en V, les grandes étapes se succèdent les unes après les autres. Pour la conduite de changement d’un projet de transformation informatique, cela peut aller d'un état des lieux, une recette à la formation de plusieurs individus.
Le catalogue de formation peut alors être très conséquent, puisqu’il s’agit de former tous les utilisateurs aux différentes fonctionnalités. Le calendrier risque d’être dense, et il est nécessaire de faire preuve d’une grande rigueur pour tenir les délais et objectifs fixés...
De plus, ce catalogue ne sera pas forcément adapté à tous les utilisateurs et à leur rôle dans l’entreprise. Et puisque le projet est mené étape par étape, tout le monde ne sera pas embarqué du début à la fin : certains pourront même se retrouver en fin de cycle avec une grande quantité d’informations à intégrer !
Dans le cas d’un changement en mode agile
En mode agile, le pilotage du changement pour un nouvel outil va être mené en suivant différentes boucles et itérations.
Un catalogue de formation peut, par exemple, se concentrer sur les fonctionnalités essentielles de l’outil et traiter 20 formations au lieu de 300. Ces 20 formations (principalement digitales) peuvent être sélectionnées en concertation avec l’entreprise, pour qu'elles présentent le plus d’intérêt possible pour les utilisateurs. Ainsi, ils ont les bonnes informations, au moment où leur besoin est de découvrir de nouveaux usages.
L’engagement des collaborateurs, véritable accompagnement au changement
L’un des objectifs de la conduite du changement est d’embarquer les collaborateurs dès le début du projet, mais aussi tout au long du processus. L'ensemble des acteurs de l’entreprise pourra ainsi agir sur le retour sur investissement de la conduite du changement. Finalement, ce sont eux qui vont devoir utiliser la solution au quotidien, améliorer les usages et la productivité !
Sauf qu’il est possible de rencontrer des phénomènes de résistance au changement qu’il faut savoir gérer. Découragement, perte de vitesse… être en mesure de relancer l’enthousiasme et l’acceptation du changement est nécessaire !
Bien souvent, un collaborateur qui comprend l’intérêt du changement est un collaborateur qui se sent embarqué dans le projet. C’est l’une des clés de la réussite : faire comprendre à tous que le changement s’impose et qu’il sera bénéfique, le plus clairement possible.
Les arguments ne se situent pas, comme pour la direction, du côté du retour sur investissement ou de la productivité à moyen et long terme. Si une implication est nécessaire lors du changement, c’est aussi pour qu’ils puissent travailler plus facilement, plus rapidement, plus efficacement, dans de meilleures conditions !
Le temps et la gestion du changement
L’accompagnement au changement doit être intégré à la démarche globale de l’entreprise. Pas simple, surtout lorsque ce dernier est plus un axe stratégique qu’une brique à part du projet. Il faut pourtant bien l’intégrer aux délais et aux contraintes, quitte à couper certaines étapes ou raccourcir une partie du processus pour réduire le budget.
Grâce au mode agile et aux sprints, il est possible de préserver une partie du budget et d’écourter les échéances, en concentrant certaines tâches pour gagner en rapidité. Mais attention, pas de quoi s’attendre à un résultat immédiat : avoir un retour sur investissement se fait au fil de temps. L’adoption immédiate de l’outil par l’utilisateur est loin d’être la norme !
La conduite du changement est une transformation des personnes et des processus d’apprentissage : ça ne se met pas en place du jour au lendemain…
La conduite du changement est une transformation des personnes et des processus d’apprentissage : ça ne se met pas en place du jour au lendemain. C’est d’autant plus vrai dans le cas d’un changement de système d’information : le choix d’un ERP, la technologie en elle-même, sa performance ou encore sa reconnaissance sur le marché entrent en compte. Sans oublier la culture de l’éditeur et ses propres objectifs !
