Comment fonctionnent les règles de blocage ?

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Vous pouvez avertir ou bloquer la création ou modification de pièces de gestion liées à un client en particulier si l'encours de ce client est dépassé.
Cela permet d'assurer une protection et une cohérence dans vos comptes.
2 types d'encours sont pris en compte dans le calcul : l'encours comptable et l'encours global.

EXEMPLE

Vous indiquez un seuil de 7000 euros d'encours. Vous avez saisi les pièces de gestion suivantes :

-1 facture non soldée : 6000 euros,
-1 facture non soldée de : 1600 euros,
-1 encaissement de : 500 euros,

Vos pièces de gestion liées à ce client s'élèvent donc à (6000+1600) - 500 = 7100 euros. Le seuil est alors dépassé.

Vous essayez de saisir une nouvelle facture sur un client bloqué. Un message d'erreur s'affiche. Le blocage client est bien déclenché.

I. PREREQUIS

Pour utiliser cette fonction, vous devez permettre l'accès à l'écran des règles comptables :
-allez dans "Edition > Préférences > Générales > Administration des ventes > Clients" et décochez "ne pas afficher l'onglet Règles de blocage" puis cliquez sur "Appliquer" et "OK".
-Ouvrez la fiche du client et cliquez sur l'onglet "Règles de blocage".

II. PARAMETRER UNE REGLE DE BLOCAGE SUR L'ENCOURS COMPTABLE

*A savoir absolument*

Le calcul de l'encours comptable se base sur la somme HT des pièces de gestion suivantes :
-Factures non soldées.
-Encaissements.

Note : ces pièces ne sont pas paramétrables.

Pour paramétrer une règle de blocage basée sur l'encours comptable :
1. Ouvrez la fiche du client dont vous voulez bloquer la saisie de pièces.
2. Dans la section de gauche intitulée "En-cours comptable (total arriéré)", sélectionnez les options souhaitées :

-Pas de blocage : malgré le dépassement de l'encours, vous autorisez la création des pièces de gestion client.
-Alerte : quand l'encours est dépassé, une alerte indiquant que l'encours est dépassé s'affiche. Vous pouvez quand même créer la pièce de gestion.
-Compte bloqué : la création de la pièce de gestion est impossible une fois l'encours dépassé.

3. Dans le champ "Montant", indiquez le seuil à partir duquel les actions de blocage doivent être mises en place. Ex : 7000.

4. Cochez les cases correspondant aux pièces de gestion à bloquer lors de leur création :

-Affaire : ne s'applique pas.
-Chiffrage : ne s'applique pas.
-Devis : la création d'un devis est bloquée si il y a dépassement de l'encours saisi ET si vous avez coché "Compte bloqué".
-Commande : la création d'une commande est bloquée si il y a dépassement de l'encours saisi ET si vous avez coché "Compte bloqué".
-Livraison : la création d'une livraison est bloquée si il y a dépassement de l'encours saisi ET si vous avez coché "Compte bloqué".
-Echéancier de facturation : la création d'un tableau de facturation est bloquée si il y a dépassement de l'encours saisi ET si vous avez coché "Compte bloqué".
-Facture : la création d'une facture est bloquée si il y a dépassement de l'encours saisi ET si vous avez coché "Compte bloqué".
-Contrat de maintenance : ne s'applique pas.

Note : ces pièces sont paramétrables.

5. Enregistrez

L'option de blocage est active.

III. PARAMETRER UNE REGLE DE BLOCAGE SUR L'ENCOURS GLOBAL

*A savoir absolument*

Le calcul de l'encours global se base sur la somme HT des pièces de gestion suivantes :

-Toutes les commandes sauf les commandes livrées et les commandes liées à un tableau de facturation.
-Factures non soldées.
-Encaissements.
-Livraisons non facturées.
-Tableaux de facturation non facturés.

Note : ces pièces ne sont pas paramétrables.

Pour paramétrer une règle de blocage basée sur l'encours global :
1. Ouvrez la fiche du client dont vous voulez bloquer la saisie de pièces.
2. Dans la section de droite intitulée "En-cours global", sélectionnez les options souhaitées. A partir de cette étape, veuillez suivre la procédure décrite pour paramétrer une règle de blocage basée sur l'encours comptable.