Un clients veut modifier son contrat sur une période déjà facturée. Comment faire ?

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Exemple :
Vous avez créé et facturé un contrat client pour l'année en cours (janvier à décembre) avec l'option "Terme à échoir" cochée. Ex : 12000 euros. En cours d'année (01/04), votre client décide de modifier son contrat (module, option Saas, etc). Ex : option à 6000 euros.

2 solutions sont possibles :

*** Si ce cas se présente de manière exceptionnelle

La saisie manuelle de la ligne et de la facture reste la meilleure option.

1) Ouvrez votre contrat ("Support > Contrats > Contrat client") et sous l'onglet "Lignes", ajoutez manuellement votre ligne de contrat.
2) Créez votre facture manuellement en ayant calculé au préalable le prorata à appliquer à la facture.

*** Si ce cas se présente de manière régulière

Vous devez utiliser la fonction de "versions de contrat" pour prendre en compte le prorata à calculer sur l'année.

Prérequis :

-votre contrat doit être validé avant tout ajout d'une version de contrat.
-Ce paramétrage s'applique contrat par contrat et non sur l'ensemble des contrats.
-Lorsque vous passez en mode version de contrats, vous devez continuer sur ce principe.

1) Ouvrez votre contrat ("Support > Contrats > Contrat client") et cliquez sur l'onglet "Versions" > bouton "Nouveau".
2) Sélectionnez un des 2 types de versions :
-"Avenant" : un accord formel existe entre les deux parties.
-"Interne" : pour tous les autres cas.
3) Sous la section "Modalités client", renseignez à titre d'information la date de signature du document dans le champ "Signé" et la référence du document dans le champ "Référence client".
4) Sous la section "Facturation et échéance", indiquez la date d'effet (date à laquelle prend effet la modification, 01/04 dans notre exemple) et la date de facturation prévisionnelle (date à laquelle vous voulez émettre cette facture de régulation).
5) Sauvegardez.
6) Cliquez sur l'onglet "Lignes" et modifiez votre contrat (ajouter, modifier ou supprimer une ligne) du contrat.
7) Sauvegardez.


Les informations sur l'entrée en version du contrat apparaissent :
-si vous avez ajouté une ligne, le numéro de version est affiché sur celle-ci dans la colonne "IN" vous indiquant ainsi que la ligne est entrée par la version X.  Dans ce cas, vous pouvez saisir la date d'effet dans le champ "Valide du" (conseillé et facultatif).
-Si vous avez supprimé une ligne, celle-ci est barrée automatiquement et le numéro de version est affiché dans la colonne "OUT" vous indiquant ainsi que la ligne est sortie par la version X.
-Si vous avez modifié une ligne, la ligne non modifiée est "sortie" par la version en cours (colonne "OUT" = numéro de version) et une nouvelle ligne est automatiquement créée dans la nouvelle version (colonne "IN" = numéro de version).

8) Retournez sous l'onglet "Versions" et faites un clic droit sur la version et sélectionnez "Valider la version".
9) Refaites un clic droit sur la ligne et sélectionnez "Générer les BL".

Akuiteo génère ainsi une livraison relative uniquement aux modifications faites dans cette version et calcule les éventuels prorata.

Notes :
-vous pouvez répéter cette opération autant de fois que vous le voulez.
-Vous pouvez naviguer entre les différentes versions du contrat en cliquant sur les boutons "Précédent" et "Suivant".

ATTENTION : si un avoir doit être établi, celui-ci n'est pas créé automatiquement. Vous devez le créer manuellement.