[Replay] Webinar du mardi 5 juillet 2022
Archivage à valeur probante dans Akuiteo avec Arkhineo

Replay du webinar animé par Guillaume Resseguier, consultant formateur Akuiteo, Pierre-Yves Catta consultant Akuiteo et Antoine Abiven ingénieur d'affaires Arkhineo.

L'archivage à valeur probante dans Akuiteo avec Arkhineo

Prérequis : Akuiteo en version 4.3 et +

FAQ

Est-il possible de mettre en place l'archivage uniquement pour les notes de frais ?
AK : Oui ; la mise en place de l’archivage à valeur probante s’applique aux factures de vente et/ou aux factures fournisseurs et/ou aux notes de frais

Pour les factures fournisseurs : est ce que les autres documents liés (type devis, mails etc..) vont dans Arkhineo ?
AK : Seul le document lié au niveau de la facture d’achat, typé comme « original » va dans Arkhineo. Il n’y a en outre qu’un seul document qui peut être typé original. Il n’y a donc qu’un seul document qui va dans Arkhineo.

Y a-t-il une limite (nombre de fichier ou poids de fichier) pour les documents que l'on veut lier à une facture fournisseur ?
AK : il n’y a pas de limite de poids de fichier. Il ne peut y avoir en revanche qu’un seul document lié. Le document doit être typé « original ».

Pour une note de frais, une prise de photo d'une facturette a une valeur légale et permet la suppression de la facturette ?
AK : Oui , si celle-ci est archivée à valeur probante avec la note de frais.

Pour les notes de frais, une photo n’étant pas un PDF, est-ce que la conversion de jpeg à PDF se fait en automatique ? 
AK : Effectivement, la photo prise avec un appareil mobile s'intègre dans le PDF des justificatifs de la NDF du collaborateur

Est-ce que les pièces envoyées vers Arkhineo sont "taguées " afin de savoir ce qui a été envoyé ?
AK : Chaque document lié envoyé auprès d’Arkhineo porte en effet une mention :

En outre, vous trouverez un indicateur « archivé » ; oui ou non ; qui se met à jour dès l’archivage au niveau du document.

Au niveau du document lié, la zone de stockage de l'information d'archivage devient elle non modifiable une fois la pièce archivée ?
AK : En effet, cette zone n’est plus modifiable

Combien ça coûte ?
AK : Il faut compter un  forfait de mise en place technique ainsi qu’une facturation semestrielle basée sur le volume de donnée à archiver.

Pour une offre plus précise, contactez : commerce@akuiteo.com