Emmanuel Lacroix Associé Smart Capital |
Ça y est ? Vous êtes prêt à lancer votre projet ERP ?
Les projets ERP, on en a parlé à tort et à travers. Des légendes sont nées sur ces sujets, l’âge de pierre du progiciel a marqué (euphémisme) des milliers d’utilisateurs.
Des quantités de livres et d’articles ont été écrites sur ce sujet : comment bien spécifier, mieux rédiger son cahier des charges, l’art de la gestion de projet, etc.
Nous, on a eu la chance d'observer ces projets pendant 20 ans. Du coup, on va vous dire tout ce que vous ne trouverez pas dans la littérature.
Comme vous avez probablement lu toute la littérature sur les ERP et/ou que vous en avez longuement discuté avec vos pairs, vous attaquez par le cahier des charges.
Faites un cahier des charges rapide et succinct. Ne gaspillez pas votre énergie dans d’interminables fichiers Word listant de centaines de fonctionnalités. Faire une liste au père Noël est inutile : ça peut vous prendre un temps fou, ça ne fera plaisir qu’à vous et de toute façon, il faudra choisir un ERP, donc un logiciel qui (en tout cas, il y a peu de chances) ne répondra pas à toutes vos envies. Alors oui, ça manque un peu de magie de dire ça, mais le Père Noël n’existant pas, mieux vaut choisir son cadeau préféré dans un catalogue…
Si votre CDC doit être succinct (puisque vous allez choisir du prêt-à-porter et non du sur-mesure) n’hésitez pas à transférer ce temps et ces efforts sur la rencontre des éditeurs/intégrateurs.
Lorsque vous consulterez les éditeurs/intégrateurs, n’hésitez pas à passer du temps avec eux. Demandez-leur dans un premier temps une réponse écrite à votre cahier des charges en leur précisant bien que leur réponse fera partie intégrante du contrat s’ils sont choisis.
Pourquoi ?
Un dessin vaut mieux qu’un long discours et une démo vaut mieux qu’un long PowerPoint. Demandez-leur autant de démonstrations qu’il vous faudra pour avoir confiance en votre choix.
Commencez par une démo « overview » de la solution standard qui vous permettra de voir le « look’n feel » de l’application c’est-à-dire son aspect, son ergonomie. C’est un premier contact important même si les données qui vous seront présentées ne seront pas les vôtres.
Dans un deuxième temps, organisez avec les éditeurs/intégrateurs shortlistés une démonstration sur jeu d’essai. Fournissez-leur un scénario qu’ils seront chargés de dérouler dans leur solution. Utilisez vos données, vos clients, vos produits… : il est important que les utilisateurs puissent se reconnaître lors de cette présentation.
Vous pouvez également organiser par la suite quelques ateliers thématiques ou l’éditeur/intégrateur pourra renter dans plus de détails.
Là, vous allez me dire que j’enfonce une porte ouverte. Et bien en fait, je ne suis pas sûr qu’elle soit si ouverte que ça, cette porte.
Je m’explique. Beaucoup de projets ERP sont menés en mode big-bang, c’est-à-dire avec la (naïve) conviction qu’en réfléchissant bien au début et en pensant à tout, la réalisation se déroulera comme sur des roulettes et aboutira sur une mise en production globale, véritable bouquet final du projet.
Mauvaise nouvelle : personne ne peut penser à tout. Et encore moins sur un projet ERP. Trop de sujets sont concernés, trop d’utilisateurs sont impliqués et en plus, vous n’êtes probablement pas intime avec cet ERP que vous avez choisi.
Alors si vous voulez éviter « l’effet tunnel », optez pour des démarrages plus petits, mais plus rapides. Lotissez votre projet : découpez-le en plusieurs mini-projets sur des périmètres restreints. Peut-être que l’on peut commencer par la saisie des temps ? La CRM ne pourrait-elle pas démarrer en premier ? Le module support peut attendre que le reste ait été lancé ?
Bref, soyez agile dans votre projet. Une petite exception : les études (cette phase d’analyse en début de projet). Elle, on ne la fractionne pas : les interactions entre les différents sujets étant tellement nombreux qu’il est indispensable de penser l’ensemble du projet.
Son nom ? Les développements spécifiques. Et la tentation est grande : chaque entreprise est unique et la vôtre aussi. Alors face à un logiciel qui a été conçu pour en satisfaire le plus grand nombre, il est naturel de vouloir demander sa petite spécificité, de vouloir son « sur-mesure ». C’est un piège ! Voici pourquoi.
Attention toutefois à ne pas inclure les interfaces et les tableaux de bord dans la liste de vos ennemis. À l’inverse de la « fonctionnalité spécifique », il faut savoir assumer votre urbanisation : aussi complet soit votre futur ERP, il devra forcément communiquer avec le reste de votre SI. Les tableaux de bord, eux, sont par essence même toujours différents d’une société à l’autre. Pas de complexe à avoir, donc.
Dans cette jungle hostile, il vous faudra trouver des alliés. Et que ce soit pour mener le projet, pour vous porter conseil ou pour assurer la conduite du changement, un consultant externe dit « d’assistance à maîtrise d’ouvrage » ou AMOA vous sera probablement d’un grand secours.
Pourquoi ?
Rien de tel qu’une personne neutre dans un environnement qui ne l’est pas toujours…
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