Si le volume des achats dans le cadre d'une entreprise gérée par affaire n'est pas le premier centre de coûts, contrairement à des entreprises de négoce, il est toutefois nécessaire d'en appréhender précisément le coût dont l'incidence impacte directement les marges de l'entreprise. Dans cette perspective, le module achat dans un ERP de gestion par affaire se révèle, comme le suivi de projet, indispensable.
Dans le cadre de la gestion par affaire, il existe une première catégorie d'achats, ceux qui sont réalisés spécifiquement pour un contrat : recours à des prestataires externes, acquisition de matériels, maquettes, licences logicielles... Les notes de frais, elles aussi, doivent impérativement être rattachées à chaque projet (interne ou externe) et ceci ligne par ligne. Cela vous aidera grandement à déterminer un premier niveau de marge brute.
Au-delà du suivi de projet et de la gestion par affaire, un module achat digne de ce nom permettra également de gérer les frais généraux . Ces derniers ont la particularité de ne pouvoir être directement imputés à un projet client mais pour autant, ils permettent de répondre aux besoins de fonctionnement de l'entreprise tel que les loyers, l’énergie ou les frais marketing ... Tout l'enjeu consiste à les répartir habilement afin d'en mesurer l'impact indirect sur la marge de chaque projet. L'objectif étant de s'approcher d'une marge nette avant impôts - Le Graal en quelque sorte !
Les bénéfices de l'approche intégrée des ERP (Entreprise Ressource Planning) dans le domaine des achats et du suivi de projet, sont nombreux. Quels sont les cas très concrets de gestion d'achats et de coûts dans l'ERP ?
Du bon sens, que du bon sens...
Nous ne serions pas exhuastifs si nous n'abordions pas le cas du suivi de projet et les achats dans le contexte d'un groupe multi-sociétés où il est souvent question de filiales, d'affaire pilote, desous-traitance ou de co-traitance, d'intercos, de compensation, etc. Vu la complexité des sujets à traiter, le recours à un ERP sera votre seul salut, à moins que vous ne juriez que par vos fichiers Excel (mais la torture a été déclarée illégale par l'ONU en 1948).
Si l'ERP est utilisé comme plateforme de gestion commune à l'ensemble des entités du groupe (et donc de leurs projets), les processus de facturation interne seront fiabilisés et permettront d'opérer des compensations automatiques entre les différentes structures. L'incidence sera directe sur la rentabilité et la productivité du groupe, dans le respect des marges des projets.