Par définition, il n’est pas facile de poser des limites, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’argent. Les frais de déplacement impactent directement le confort et donc l’engagement de vos salariés, mais également vos marges...
Penchons-nous sur cet exercice difficile qu'est la gestion des notes de frais dans les sociétés de service.
Note de frais pour les repas : entre plaisir et excès
La première étape consiste probablement à dresser un état des lieux des notes de frais dans votre entreprise. Effectuez une synthèse (aussi bien en valeur qu’en volume) par nature et par collaborateur. Vous pourrez ainsi vous imprégner, non pas de la théorie, mais de la réalité de ces dépenses chez vous.
Si vous devez positionner des plafonds, ne le faites pas « arbitrairement », mais à partir de ces montants moyens (tout en gardant en tête qu’un plafond sert à empêcher une dérive et non à faire des économies !). Votre climat social vous remerciera.
Autre constat plein de bon sens : on ne dépense pas la même somme pour un repas en mission que pour un repas d’affaires avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires. Distinguez donc ces deux natures, plafonnez la première et soyez plus souple sur vos invitations : la pingrerie envers les clients n’a jamais créé de valeur :o)
Soyez carré dans la gestion, mais malin dans l'intervention
Le premier levier de gain est très certainement la TVA. Oui, il est pénible de saisir pour chaque justificatif le montant et le taux de TVA, mais ce petit effort réalisé par chacun de vos collaborateurs chaque mois vous permettra de faire fondre votre budget frais jusqu’à 5%.
Tickets restaurant et notes de frais sont également incompatibles : pensez à retenir un titre au collaborateur qui règlerait avec et se ferait rembourser par note de frais.
Enfin, contrôlez malin : si vous avez 2000 consultants, l’énergie dépensée à tout contrôler va faire exploser vos couts de gestion ! Préférez un contrôle par échantillonnage aléatoire doublé d’un contrôle systématique des profils que vous savez susceptibles de « filouter ». Notifiez leur systématiquement leurs écarts : fermeté, mais bienveillance.
Des processus de traitement simples et rapides
Vous êtes une société de service ? Alors vous savez mieux que quiconque que le temps est une denrée chère. Qui plus est, les workflows à 17 étapes et les comptables surbookés en fin de mois ne sont plus à la mode. Alors, entrez enfin dans le 21ème siècle en gardant ces 4 règles simples en tête :
- 2 niveaux d’approbation, pas plus. Au-delà c’est du zèle.
- Contrôlez et payez les notes de frais chaque fin de mois, être à jour des paiements limite les erreurs et donne le sourire à vos collaborateurs.
- Dotez-vous d’un logiciel efficace pour gérer tout ça : 80% du boulot sera déjà fait !
- Et bientôt, dématérialisez les justificatifs, c’est plus sympa et plus rapide pour tout le monde (projet de loi en cours)
À propos de l'auteur :
Par Régis Bonifay
CFO / COO - Akuiteo SAS
