Les étapes clés de la mise en place d'un logiciel ERP
L’implémentation d’un logiciel ERP est un projet complexe qui nécessite une planification rigoureuse et une exécution méthodique.
Étape 0 : est-ce le moment de déployer un ERP ?
Pour améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, minimiser les coûts ou encore renforcer votre position sur le marché vis-à-vis de la concurrence, un logiciel ERP est un vrai plus ! On ne vous l’apprend plus vraiment…
Mais comment savoir qu’on a besoin d’une solution ERP ? Eh bien, il y a plusieurs signes à surveiller :
- augmentation des délais de production ou de livraison ;
- difficultés à suivre les flux de trésorerie et les niveaux de stocks ;
- présence de plusieurs systèmes logiciels non intégrés ;
- incapacité à répondre efficacement aux demandes croissantes des clients…
Si votre entreprise connaît une croissance rapide, vous pouvez mettre en place un ERP pour fournir une infrastructure évolutive et adaptable.
En fin de compte, l'intégration d'un ERP est une décision stratégique majeure pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur compétitivité, alors soyez attentif aux signes indiquant que cette solution pourrait être bénéfique pour vous !
Étape 1 : évaluation des besoins et définition des objectifs
Vous devez identifier les fonctionnalités ERP qui seront nécessaires et qui répondront aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Toutes les fonctionnalités d’un ERP ne vous seront pas utiles. Alors pourquoi vous encombrer ? Listez plutôt vos indispensables, ça facilitera votre choix.
À vous d’établir également un calendrier à suivre pour mener à bien le projet et un budget à respecter.
Étape 2 : sélection du bon logiciel ERP et du partenaire intégrateur
N’hésitez pas à évaluer et comparer les différents partenaires d’intégration disponibles sur le marché pour trouver celui qui vous correspond vraiment.
Et choisissez un logiciel ERP capable de répondre à vos besoins et à vos objectifs. Pour cela, différents facteurs à prendre en compte :
- les fonctionnalités nécessaires qui répondront à vos besoins spécifiques (en tenant compte au maximum des changements du marché et de la croissance de votre entreprise) ;
- la réputation de l’éditeur de logiciels (privilégiez la fiabilité et la reconnaissance, sans oublier de tester avant d’adopter) ;
- les mises à jour régulières (essentielles et signes d’un éditeur en bonne santé) ;
- le budget (prenez en considération les ressources internes disponibles, qu'elles soient humaines ou financières, afin d'assurer le succès de votre projet) ;
- la conformité aux réglementations en vigueur (notamment au RGPD) ;
- l’interopérabilité avec les systèmes existants (pour ne pas avoir à changer tous vos outils).
Étape 3 : planification de la mise en œuvre
Pour sensibiliser l’ensemble du personnel, vous devez constituer une équipe projet, définir les processus métiers/cas d’usage ou encore développer un plan de communication.
Étape 4 : personnalisation du logiciel ERP
Développez des interfaces ad hoc en fonction de vos problématiques métiers. Ensuite, testez et validez l’ERP avant son déploiement.
Étape 5 : migration des données existantes et formation des utilisateurs
Assurez-vous que toutes les données existantes sont migrées vers le nouveau système et que tous les utilisateurs sont formés pour utiliser efficacement le logiciel.
Pourquoi former vos équipes ?
La formation des employés lors de l'implémentation d'un logiciel ERP est cruciale. Elle assure une compréhension efficace des fonctionnalités, évitant ainsi les erreurs de saisie, les retards et la résistance au changement. Investir dans une formation approfondie permet de maximiser les avantages du logiciel et le retour sur investissement.
Mais ne vous contentez pas de former pour former. Adaptez-vous aux besoins mais aussi aux métiers ! En personnalisant et en adaptant les formations aux spécificités des processus métier et aux compétences des utilisateurs, leur pertinence et efficacité sont maximisées.
Cette approche sur-mesure favorise l'engagement des équipes et la compréhension du logiciel ERP, tout en tenant compte des préférences et contraintes individuelles. Cela garantit une adoption fluide du logiciel.
Sessions en présentiel, tutoriels en ligne, guides écrits… Quel que soit le format choisi pour former vos équipes, le but reste le même : favoriser l'assimilation des informations et garantir un apprentissage efficace.
Étape 6 : suivi et évaluation des performances
Suivez les KPI pour évaluer les performances du logiciel ERP et apporter des corrections et optimisations en continu.
En suivant ces étapes clés, vous pouvez réussir l'implémentation d'un logiciel ERP au sein de votre entreprise et profiter pleinement de tous les avantages qu'il offre en termes d'efficacité, de productivité et de gestion des données.
En savoir +
