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Comment améliorer l’expérience collaborateur avec un ERP en société de services ?

Pas toujours facile de fidéliser, voire de recruter de nouveaux collaborateurs à bord de votre entreprise ! Comme des marins, ils ne cherchent plus à embarquer pour simplement nettoyer le pont ou hisser la grand voile. Non, ce qu’ils veulent, c’est une véritable odyssée, dont ils sortiront grandis et plus épanouis. Plus le choix, donc : il faut leur proposer une expérience collaborateur digne d’une grande équipée en mer.

Plus l’aventure sera palpitante, moins vos futurs matelots auront envie de prendre le large et de quitter le navire ! Pour fidéliser vos futures recrues, c’est donc toute la gestion des salariés de votre entreprise qui doit être réinventée. Mais comment ? En repensant entièrement votre accueil, votre accompagnement, votre planification ou encore vos processus avec un ERP. 

On vous explique comment trouver le trésor de l’expérience collaborateur !

L'onboarding, un processus d’intégration clé pour l'expérience collaborateur ?

L’onboarding, c’est quoi ?

En français, l‘onboarding désigne, en quelque sorte, l’embarquement de vos nouveaux collaborateurs à bord de votre entreprise. Il se présente comme un véritable parcours d’accueil, du moment où les futurs salariés sont informés de leur embauche jusqu’à la pleine maîtrise de leur poste.

Ce processus d’intégration est une démarche positive et durable qui permet aux nouveaux collaborateurs d’être, dès leur arrivée, pleinement impliqués dans la vie de l’entreprise. Entre découverte de leur équipe, de leur poste, de leur manager mais aussi de tous les métiers de votre société, vos nouvelles recrues ne doivent pas avoir le temps de s’ennuyer.

L’onboarding est un facteur essentiel pour améliorer la rétention de ses salariés, à condition d’avoir le sens de l’accueil ! C’est un investissement qui demande un réel travail de structuration et d’organisation de la part des managers.

onboarding

Quel est le but de l’onboarding ?

Au-delà de permettre aux nouveaux arrivants de se familiariser avec l’entreprise, l’onboarding permet de définir le cap à suivre jusqu’à la fin de la période d’essai. Durant ce laps de temps, chacune des deux parties peut s’assurer du choix qui a été fait.

D’autre part, l’onboarding est un excellent moyen de fidéliser et d’engager les nouvelles recrues en leur faisant découvrir la culture de l’entreprise, en créant un attachement pour ses valeurs mais aussi pour son équipe. En d’autres termes, il s’agit du moment idéal pour booster votre marque employeur.

Le processus d‘onboarding doit permettre à un salarié de devenir rapidement opérationnel et productif, et faciliter sa montée en compétences. Ainsi reconnu et valorisé, ce nouveau collaborateur devrait être prêt à travailler avec vous sur le long terme !

Enfin, sachez que le parcours d’intégration et d’accompagnement des nouveaux salariés participe à l’attractivité de votre entreprise et au rayonnement de votre marque employeur. Il fait partie intégrante de l'expérience collaborateur que vous proposez aux nouveaux venus.

Comment mettre en place le processus d’onboarding ?

Avec le processus d’onboarding, tout se joue dès le premier jour. Aussi, il convient de bien préparer le parcours qui attend votre nouveau collaborateur. Pour un onboarding réussi, la procédure RH peut être composée des étapes suivantes.

  1. Préparer l’arrivée du futur salarié : on prépare la visite globale de l’entreprise, les rencontres avec les équipes, le programme sur plusieurs jours / semaines ainsi que les moments de team building.
  2. Présenter l’entreprise et les collaborateurs le 1er jour, par une personne occupant une fonction RH, le manager ou le directeur, mais aussi par les salariés eux-mêmes dans une logique de mentoring.
  3. Commencer la formation dès la première semaine : le manager encadre le nouveau collaborateur pour ses premiers pas et lui explique tout ce qu’il doit savoir afin de devenir pleinement autonome sur son poste, sans le faire trop attendre !
  4. Suivre et évaluer la période d’intégration, grâce à des checkpoints réguliers au cours desquels le manager évalue les compétences du nouveau salarié et fixe avec lui des objectifs de réussite.
  5. Proposer un mentor : un salarié volontaire et à l’aise avec le poste peut être amené à servir de guide au nouvel arrivant dans la découverte de son environnement de travail.

Quelques outils utiles à l’onboarding

  • Le management explicatif : il s’agit de montrer et expliquer quoi faire, comment le faire, et de définir les objectifs opérationnels et les buts finaux.
  • Le learning by doing.
  • Le social learning.
  • Les outils numériques dédiés à la formation.

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La gestion de planning et la saisie des temps :
l'organisation au cœur de l’expérience collaborateur

Une aventure en mer, ça se prépare. Et pour ce faire, mieux vaut employer les bons outils de navigation : une carte marine, un compas, une boussole et, à la vigie, un matelot sans myopie… En entreprise, et tout particulièrement dans les sociétés de service, on se sert de la planification pour mener à bien tous les projets et s’assurer du respect des délais. 

Mais comment arriver à un niveau de planification idéal ? Tout l’enjeu réside dans l’implication, la formation et la sensibilisation de vos collaborateurs à une méthode de gestion de planning adaptée. 

La planification projet, au service de l’efficacité

La planification de projet consiste avant tout à cadrer l’avancée d’un projet. Elle permet de définir les tâches à réaliser sur une période donnée, déterminer leur ordre d’importance, estimer les charges associées et ainsi dégager toutes les ressources à mobiliser ainsi que leurs coûts.

En outre, la planification permet d’anticiper la durée d’un projet mais aussi les obstacles susceptibles de ralentir sa réalisation. Elle sert également à clarifier le rôle de chacun et définir les objectifs à court et long terme, ainsi que le rendu attendu. À la clé : une meilleure gestion des temps et des ressources.

Vous souhaitez aider vos collaborateurs à mieux planifier ? Voici les étapes à suivre pour une planification projet efficace...

  1. Découper le projet en phases chronologiques : tout d’abord, on détermine les grandes phases du projet. Puis les tâches, les charges et les ressources à mobiliser pour chacune des phases.
  2. Hiérarchiser les tâches : à cette étape, on priorise les tâches puis on détermine leurs interdépendances.
  3. Déterminer l’ordre de réalisation des tâches : identifier les tâches à réaliser de manière séquentielle, et celles qui peuvent être réalisées en parallèle.
  4. Définir le planning de réalisation : fixer des dates de réalisation à chaque tâche  ainsi que des dates prévisionnelles de fin.
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Les étapes de la planification projet

  1. Étude préalable du projet : déterminer le cadre du projet, rédiger le cahier de charges.
  2. Conception technique de la solution : estimer la durée de réalisation des tâches.
  3. Réalisation et développement de la solution : sur la base du cahier de charges. 
  4. Tests techniques et fonctionnels : s’assurer du fonctionnement de la solution. 
  5. Soumission du projet au client : vérifier que le rendu correspond à ses attentes. 
  6. Livraison et mise en production : mise en place du rendu final. 
  7. Phase de formation client : aide à la prise en main de la solution. 

La planification des missions pour ne pas surcharger les équipes 

Après la répartition des tâches, il est essentiel de planifier les missions de chacun. Comme sur un navire, chaque membre de l’équipage doit tenir un rôle précis : on ne peut pas être à la proue et à la barre !

Planifier les missions permet donc d’honorer tous les contrats sans surcharger vos collaborateurs, en évitant le stress, le mécontentement, ou encore l’apparition de tensions en interne.

En outre, la planification des missions nécessite d’anticiper le futur, de prévoir la charge des consultants, mais aussi d’apprendre du passé avec les missions terminées pour en tirer des leçons.

Grâce à un ERP métier dédié à la gestion par affaires, vos collaborateurs peuvent gagner en visibilité sur les missions en cours et à venir. Ainsi, ils peuvent prévoir leur charge de travail grâce à un calendrier précis – tandis que vous pouvez savoir si vous avez besoin d’embaucher !

En associant la charge de travail réelle et le planning prévisionnel, vos salariés sont en mesure de prendre les bonnes décisions pour une meilleure gestion des effectifs. 

Le plan de charge de travail pour lisser la charge

Le plan de charge (PDC) est un outil de visualisation qui fait la synthèse des temps passés et des temps planifiés par collaborateur, affaire ou projet.

Pensé pour optimiser la planification du personnel, le PDC est destiné à bien répartir le temps de travail d’un projet et ses ressources, qu’elles soient humaines, matérielles ou temporelles. 

Grâce au plan de charge, le chef de projet peut anticiper la charge de travail à venir et réajuster tous les paramètres en place.

Par ailleurs, le planning de charge permet de contrôler les risques de délais qui peuvent impacter le coût du projet. Voici ses fonctions principales :

  • évaluer la disponibilité des ressources et détecter les surcharges au sein des équipes projet ;
  • détecter les décalages entre le planning prévisionnel et les efforts réels ;
  • déterminer les besoins en ressources supplémentaires, notamment le recrutement d’effectifs additionnels ;
  • identifier les blocages afin de les traiter dans les meilleurs délais.

La saisie des temps et les nouvelles obligations des entreprises

Un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) du 14 mai 2019 et de nouvelles obligations en matière de saisie des temps contraignent les entreprises à mettre en place un système de mesure du temps de travail par jour et par salarié.

Cette mesure a pour but d’éviter le risque de dérives, de prévenir le surmenage et de s’assurer du bien-être des salariés. Même pour un matelot aguerri, une journée ne compte que 24 heures… 

C’est pourquoi le temps accordé au travail doit être utilisé et découpé de manière intelligente, avec des objectifs par phases, mesurés, accessibles facilement et rapidement via un système dédié. 

Aussi, en tant que capitaine, vous devez responsabiliser votre équipage par rapport au temps passé sur les projets. De fait, chacun doit avoir une vue sur :

  • les heures passées sur ses missions ;
  • la répartition des missions à venir dans son planning. 

Pour mesurer le temps passé sur une tâche, les outils de time tracking tels que Toggl ou Harvest peuvent être très utiles. À vous de voir si cette manière de travailler correspond à vos process et à votre culture d’entreprise !

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La collaboration d'équipe : focus sur la fonction finance

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À bord d’un navire, le travail collaboratif est le seul moyen de franchir le cap que l’on s’est donné. La vigie observe et guide, le barreur dirige, le maître d’équipage ordonne et les matelots exécutent. 

Sans vigie, pas de direction, sans barreur, le bateau reste immobile, sans maître d’équipage, les matelots s’emmêlent les pinceaux. Et sans matelot, tout part à vau-l’eau. 

Dans une société de service, c’est pareil ! Chaque équipe est dépendante d’une autre : sans l’effort des financiers, les opérationnels ne peuvent fonctionner correctement, et vice-versa. De fait, la communication entre tous les métiers est primordiale. Il faut en maximiser la fluidité et limiter les allers-retours. 

Mais comment assurer la collaboration d’équipe et mettre en place une meilleure communication entre les services ? Grâce à une meilleure organisation et la mise en place d’outils unifiés !

Pour renforcer la collaboration entre les fonctions finance et métier, on bouscule les préjugés sur chaque poste et on instaure un véritable esprit d’équipe. Pour ça, il faut d’abord que les financiers participent aux instances de pilotage des projets, avec une vraie valeur ajoutée.

En prenant conscience de la réalité des opérationnels, ils peuvent mieux connaître et comprendre les enjeux d’un projet, et apporter leur vision budget / financement pour assurer sa réussite. Travailler ensemble, c’est la clé !

L’ERP au service de la collaboration

Vous devez donner à tous vos matelots les moyens d’échanger, de partager, laisser toutes les opinions s’exprimer et organiser des groupes de travail comprenant des profils variés et complémentaires. 

Dans ce cadre, disposer d’un seul outil métier plutôt que d’une solution par service vous permet de fédérer les métiers autour d’un but commun et de renforcer la cohésion d’équipe. Un ERP unifié s’inscrit comme une passerelle entre les fonctions, qui permet d’engager le travail à plusieurs pour atteindre un objectif commun. 

Il facilite aussi la mise en place d’une  gestion financière collaborative : chaque équipe peut consulter et prendre en compte les objectifs donnés, partager et échanger à leurs propos et prendre conscience de l’impact de leur travail sur l’aspect financier du projet. 

Avec l’adoption d’un outil commun, il s’agit in fine de remettre le client et l’humain au centre des échanges pour toujours maintenir le bon cap !

La réduction du turnover à l’aide d’un ERP

À quoi est dû le turnover ? 

Le taux de turnover correspond au taux de renouvellement ou de rotation des salariés. En bref, il s’agit du roulement des effectifs. 

Et il est tout à fait normal que des collaborateurs décident parfois de quitter le navire pour prendre une tout autre direction ou former leur propre équipage. Mais lorsque votre taux de turnover devient trop élevé, il est temps de vous poser les bonnes questions. 

Un taux de rotation en hausse peut être dû à plusieurs facteurs : on ne se reconnaît plus dans les valeurs de l’entreprise, l'expérience collaborateur laisse à désirer, on désire progresser, on commence à se lasser... 

Ce turnover peut coûter cher à votre société : le recrutement nécessite beaucoup de ressources et d’argent, l’onboarding également, et le départ d’un salarié n’est pas rentable par rapport aux sommes et au temps investis. 

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Comment diminuer le taux de turnover ?

Quelques pistes peuvent être explorées pour limiter le départ de vos salariés et mieux les impliquer dans la vie de l’entreprise !

  • Solliciter leurs talents, faire meilleur usage de leurs compétences en leur confiant des projets / tâches qui leur correspondent. 
  • Assurer leur qualité de vie au travail : environnement de travail sain, conditions propices...
  • Faire preuve de bienveillance, avec des managers à l’écoute et proactifs.
  • Leur proposer de progresser avec un parcours collaborateur adéquat, des formations ou un processus de mobilité interne.
  • Encourager leurs efforts et booster le moral des troupes avec des team building attractifs.

Toutes ces solutions peuvent permettre de réduire le turnover, de retenir vos collaborateurs et de développer efficacement leur engagement au sein de votre société.

Et l’ERP dans tout ça ? 

L’ERP peut aussi jouer un rôle dans la fidélisation de vos collaborateurs, en apportant un certain confort. Voici ces atouts !

  1. Il réduit les tâches répétitives et sans valeur ajoutée, telle que la saisie ou la ressaisie d’un devis dans plusieurs logiciels. Avec l’ERP, tout est centralisé.
  2. Il automatise les tâches exécutives, pour rendre le travail moins pénible et permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur l’essentiel.
  3. Il donne une vue d’ensemble sur le planning et la progression des projets. 

La mise en place d’un ERP permet donc de recentrer vos collaborateurs sur leur cœur de métier, d’améliorer leur productivité ainsi que leur bien-être. Ainsi, l’ERP décloisonne l’entreprise et s’inscrit comme un véritable levier pour votre marque employeur, qui contribue au sentiment d’appartenance à la culture d’entreprise.

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L’accompagnement des collaborateurs dans la mise en place de l'ERP

Pour impliquer vos collaborateurs dans l'intégration d'un ERP, il faut pouvoir mettre en place une communication régulière et de confiance. Autrement dit, vous devez informer vos équipes, les rassurer, puis leur expliquer leur rôle durant cette transformation. Les salariés doivent se sentir pleinement pilotes du changement. C’est une condition sine qua non pour une expérience collaborateur réussie et fructueuse. 

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Assurer une bonne gestion des collaborateurs

La gestion des équipes réserve son lot de complexités, et les sociétés de service n’y échappent pas – bien au contraire ! Les collaborateurs travaillant souvent à distance ou depuis les locaux du client, la communication et les échanges peuvent être compliqués.

Plusieurs astuces simples et concrètes permettent d’accompagner les collaborateurs avec réussite !

  1. Établir des règles et des objectifs simples : établir un rythme de saisies hebdomadaires afin d’éviter les oublis et les erreurs, par exemple.
  2. Savoir s’adapter aux collaborateurs, à leur rythme et leur façon de travailler.
  3. Reconnaître le travail bien fait, pour permettre à vos équipes de gagner en confiance et en autonomie.
  4. Utiliser des outils performants, et s’appuyer sur des éléments concrets comme le plan de charge. Ainsi, vos collaborateurs seront impliqués sur des missions où leurs talents seront pleinement mis à profit.
  5. Proposer des plans de formations, afin de rendre vos collaborateurs opérationnels et les faire monter en compétences sur de nouvelles missions. Cela augmente l’employabilité, mais aussi le taux de facturation !

Séduire les collaborateurs avec les atouts de l'ERP

On ne plaisantait pas quand on vous disait qu’un ERP a le potentiel de pallier un turnover élevé ! Outre ses nombreux atouts, il contribue à séduire vos futurs salariés ou fidéliser vos collaborateurs déjà présents. 

Pour cela, il s’agit de respecter plusieurs critères, afin de s’assurer que l’ERP soit bien adapté aux besoins de vos collaborateurs. 

  1. La diversité des utilisateurs : un ERP digne de ce nom doit s’adapter à tous les profils : commerciaux, financiers, ADV… autant vous dire que l’ergonomie et la clarté doivent être au rendez-vous !
  2. Les besoins spécifiques des collaborateurs : chacun n’utilise pas l’ERP de la même façon. Au-delà d’être une plateforme intuitive, l’ERP doit également pouvoir intégrer de nouveaux usages selon les profils users.
  3. L’ergonomie de l’interface : toutes les fonctionnalités doivent être complètes, modulables et simples à prendre en main. Entre autres, l’outil doit donner envie à vos collaborateurs de s’en servir et leur faire comprendre tous ses avantages : gain de temps, amélioration des conditions de travail, productivité accrue…

 

Que serait un navire sans son fidèle équipage ?
Guère plus qu’un bout de bois flottant, hélas ! C’est pourquoi l’expérience collaborateur au sein de votre entreprise doit faire l’objet de toutes les attentions.

Grâce à la mise en place de l’ERP, c’est l’onboarding, l’accompagnement, mais aussi la gestion et la planification de vos collaborateurs qui se modernisent et se fluidifient. 

Résultat : des informations centralisées, un objectif commun à tous vos salariés, moins de turnover mais aussi plus d’efficacité dans le travail collaboratif. Autant dire que l’ERP s’inscrit comme un véritable game changer ! 

Bien plus que proposer un concept d’expérience collaborateur complet à votre équipage, notre outil leur offre le confort d’une véritable croisière !

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