Il y a dix ans, Apple présentait le premier iPhone. S’il ne fallait retenir qu’une chose de cet événement, ce serait la révolution représentée par l’appareil en lui-même. Il ne s’agissait pas seulement d’un objet multifonctions, mais d’un outil ergonomique, intuitif et plaisant – en somme : beau. Et, pour cette raison, plébiscité par les utilisateurs. Voilà une bonne leçon que vous devriez appliquer à votre logiciel de gestion d’entreprise poussiéreux. Car, pour être adopté par vos collaborateurs, un ERP doit aussi, et surtout, être sexy !
Quand votre ERP prend la poussière, ce sont vos collaborateurs qui toussent
Certains ERP sont des monolithes inamovibles. Héritiers de l’informatique des années 1980-1990, ils sont souvent généralistes, rigides… et un peu têtus. Ils ont tendance à proposer des solutions surannées et peu adaptées. Sans parler du fait qu’ils évoluent aussi lentement que le dernier iPhone se démode vite. Conséquence : vos collaborateurs ont du mal à s’en saisir.
À lire aussi : Top 5 des signes qu'il est temps de changer d'ERP.
Paradoxalement, l’informatique évolue de façon exponentielle. Ce domaine pourtant jeune a eu le temps d’impacter notre quotidien en profondeur et, en tant qu’utilisateurs individuels, nous avons accès à des technologies inimaginables il y a encore vingt ans. Pour preuve : un simple smartphone permet de préparer toutes les étapes d’un voyage à l’autre bout du monde ! Les outils sont de plus en plus riches, complexes – et attractifs. L’expérience utilisateur en BtoC a atteint des sommets.
Un ERP non utilisé est voué à mourir
Alors, à côté, votre ERP d’entreprise fait pâle figure. Un gouffre s’est creusé entre nos usages personnels et professionnels : à chaque fois qu’ils allument leur ordinateur au bureau, vos collaborateurs font la grimace. Pourquoi leur outil est-il si compliqué, si vieillot – et si... moche ? Pourquoi n’ont-ils pas accès à une solution plus ergonomique ?
L’objectif, c’est donc de donner envie à vos collaborateurs d’utiliser l’ERP au quotidien pour démocratiser son utilisation. Faute de quoi il ne vous servira à rien : s’il n’est utilisé que par une petite frange de la population de l’entreprise, il est voué à mourir doucement. La solution ? Faire le choix d’un ERP attractif.
Un ERP adapté aux besoins de vos collaborateurs en 3 étapes
1/ Prendre en compte la diversité des utilisateurs
Au-delà de l’esthétique qui reste d’abord une question de subjectivité, un logiciel de gestion doit être capable de plaire objectivement à tous les collaborateurs. Comment ? En s’adaptant à différents profils d’utilisateur : commercial, ADV, contrôleur de gestion, consultant, DAF... chacun·e a envie que l’ERP se moule sur ses besoins individuels.
Pour parvenir à répondre à des besoins réels, les différents écrans de l’ERP doivent donc avoir été conçus pour et avec les utilisateurs. Assurez-vous que votre éditeur a pensé l’ergonomie de son outil en fonction de ceux qui s’en serviront quotidiennement. Si votre éditeur sollicite votre avis avant de concevoir la nouvelle interface de son outil, c’est un très bon signe !
À lire aussi : Sur quels critères choisir un ERP ?
2/ Être à l’écoute des (nouveaux) besoins des collaborateurs
Tout le monde n’utilise pas l’ERP de la même manière et ces utilisations évoluent au fil du temps. Prenez la question de la mobilité : alors qu’elle ne se posait pas il y a encore quelques années, elle est centrale aujourd’hui. Un ERP vraiment intuitif doit donc aussi être évolutif, afin d’intégrer de nouveaux usages qui seront, encore une fois, déclinés selon le profil de l’utilisateur.
L’enjeu de la mobilité, par exemple, n’est pas le même pour chaque collaborateur : un consultant a tout intérêt à pouvoir jongler entre des terminaux fixes et nomades, tandis qu’un commercial appréciera de pouvoir puiser dans les données d’un prospect sur son smartphone. Le contrôleur de gestion et le DAF éprouveront moins le besoin d’un support mobile, mais voudront en revanche croiser des données automatiquement, produire des analyses régulières et éditer des rapports... ce qu’ils apprécieront pouvoir faire depuis leur bureau cette fois.
Découvrez comment améliorer l'expérience collaborateur grâce à un ERP !
3/ Travailler la première impression
Au-delà du beau et du personnalisé, il y a l’ergonomie : les possibilités offertes par l’outil doivent être aussi complètes, modulables et intuitives que possible. Afficher de belles couleurs et des fonctionnalités alléchantes ne suffit pas : autant que l’interface, la facilité d’usage est capitale pour que l’ERP fasse une bonne première impression aux collaborateurs et, surtout, soit correctement utilisé !
Car ne perdons pas de vue que l’outil doit avant tout permettre d’améliorer la productivité. Qui dit ERP ergonomique dit prise en main plus rapide, certes, mais le véritable objectif est ailleurs : il s’agit de faciliter le quotidien des utilisateurs, de leur faire gagner du temps tous les jours… pas seulement pendant leur formation initiale !
Faire de votre ERP un instrument pratique, intuitif, ergonomique – et agréable à l’œil – permettra d’accélérer son adoption par les utilisateurs (sans oublier une bonne formation initiale et continue à l'ERP, bien sûr). Quand on sait qu’un logiciel de gestion n’est puissant que parce qu’il est employé par l’ensemble des collaborateurs, il devient difficile de ne pas tenir compte de sa modernité !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
