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Choix d’un ERP : 9 étapes pour prendre une décision éclairée [Infographie]

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Votre entreprise s’apprête à s’équiper d’un ERP et vous avez été chargé·e de répertoriez les logiciels de gestion du marché qui répondraient à vos besoins métier. Un long processus de sélection vous attend ! Pas d’inquiétude : beaucoup sont déjà passés par là et vous pouvez vous inspirez de leur expérience. Voici les 9 étapes qui jalonnent le parcours idéal du choix d’un ERP, en infographie !

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1/ Votre logiciel de gestion a-t-il atteint ses limites ?

La première étape du choix d’un ERP est sûrement l’une des plus douloureuses : vous devez faire le constat de l’ampleur du problème. Quels cailloux avez-vous dans la chaussure ?

  • oublis de facturation à répétition ;
  • documents Excel trop nombreux et trop lents ;
  • peu de visibilité sur la rentabilité des projets et le taux d’occupation des équipes ;
  • trop de temps passé sur les arrêtés comptables, etc.

Cet exercice est crucial pour bien identifier les problématiques et les besoins de différents services de l’entreprise. Généralement, c’est le DAF ou le RAF qui initie cette réflexion, mais il n’en faut pas moins solliciter tous les collaborateurs.

2/ Quelles sont vos priorités ?

Parmi la liste de besoins remontés, certains sont essentiels, d’autres secondaires. Distinguez les « must have » des « nice to have » : c’est ce qui orientera vos recherches puis votre choix.

Les attentes ainsi identifiées peuvent parfois être solutionnées par un produit très spécifique et ciblé. Votre entreprise a peut-être seulement besoin de répondre (pour le moment) à une problématique en particulier (CRM, comptabilité, gestion des notes de frais, etc.). et peut faire encore un peu de chemin sans se dôter nécessairement d’un logiciel de gestion intégrée.

Attention toutefois à la tentation de l’équipement « best of breed » : si vos besoins se multiplient, choisir à chaque fois le meilleur outil du marché dans sa catégorie pour vous équiper pourrait vite se révéler très coûteux en achat / location et en maintenance. En plus de devoir supporter le cumul des licences, il faudra faire communiquer ces outils distincts entre eux ! À la place de solutions unitaires, il est recommandé de vous tourner vers un logiciel répondant à l’ensemble de vos « must have ».

3/ Sourcing des solutions du marché

Il est temps de lister les logiciels susceptibles de répondre à vos besoins :

  • Le premier réflexe, bien sûr, doit être d’aller faire un tour sur Google. Privilégiez les mots-clés métier, de plus précis vers le plus généraliste, jusqu’à ce que vous trouviez votre bonheur : si vous êtes une société de conseil et ingénierie, commencez par taper par exemple « ERP pour société de conseil et ingénierie » avant d’opter pour une expression plus large telle que « ERP société de conseil ».
  • Si vous bénéficiez d’un écosystème de confrères et de connaissances du même secteur d’activité que vous et partageant vos problématiques, n’hésitez pas à aller leur demander ce qu’ils utilisent. Certains de vos concurrents les plus amicaux peuvent aussi vous conseiller !
  • Il existe bien sûr des comparateurs en ligne comme Celge ou Appvizer qui répertorient tous les logiciels disponibles en fonction de la taille et du métier de votre entreprise.
  • Enfin, si vous avez besoin d’être accompagné dans votre choix d’ERP, vous pouvez faire appel à un AMOA (assistant à maîtrise d’ouvrage) professionnel.

À lire aussi : Déléguer sa recherche d’ERP à un AMOA, à quoi ça sert ?

4/ Première démonstration des éditeurs

Avant de vous lancer dans la rédaction d’un cahier des charges, faites-vous une idée de l’offre disponible sur le marché en assistant à la démo de différents éditeurs. Quelle couverture fonctionnelle proposent-ils ? Quelle est l'ergonomie proposée par l’ERP suivant les supports (ordinateur, mobile, tablette) et les profils utilisateurs (consultant, ADV, DAF, etc.) ? L’occasion de vous inspirer, d’avancer dans votre réflexion et de faire émerger des besoins que vous n’aviez pas déjà identifiés !

5/ Rédaction du cahier des charges

Décrivez comment votre entreprise fonctionne aujourd’hui et comment elle aimerait fonctionner demain. L’intérêt du cahier des charges ? L’éditeur doit impérativement répondre à chacune des demandes formulées, point par point. Exigez des réponses claires en termes de faisabilité : fonctionnalité native de l’ERP ou besoin de développement spécifique, paramétrage simple ou expert, etc. Enfin, annexez ce cahier des charges au contrat ERP pour éviter toute déconvenue lors du déploiement du projet !


À lire aussi : Cahier des charges ERP – trop de temps perdu !

6/ L’étape du jeu d’essai

À cette étape, vous devez avoir short-listé quelques éditeurs, généralistes et/ou spécialisés métier. Il est temps qu’ils vous démontrent par A + B qu’ils ont LE bon logiciel pour vous : soumettez-leur le même scénario de démonstration opérationnel et voyez lequel sort du lot. Vous pourrez ainsi comparer les prestations à partir d’un référentiel commun, directement appliqué à votre métier.


En quoi consiste le jeu d’essai, étape incontournable pour sélectionner un ERP ?

7/ Prise de référence

Il est essentiel de demander à des clients de la solution leur avis sur son déploiement, ses fonctionnalités, le respect des délais, des chiffrages, etc. Contactez les entreprises utilisant déjà le logiciel pressenti, si possible de même taille que la vôtre et partageant votre métier, afin de vous assurer qu’ils sont satisfaits de leur logiciel.

8/ Plan éditorial / road map

Vous vous engagez pour plusieurs années avec un éditeur, il est donc normal que vous lui demandiez ce que réserve l’avenir ! Où va le produit ? Quels sont les futurs développement envisagés ? L’éditeur ne pourra pas s’engager sur les évolutions qui auront lieu dans 10 ans mais il devrait être capable de vous donner une vision sur une ou deux années.


3 raisons pour lesquelles vous ne devez pas négliger l’agilité de votre éditeur d’ERP.

9/ Coût de l’ERP

Les tarifs d’un logiciel de gestion sont composés de 3 éléments :

  • le projet de déploiement ;
  • la licence du logiciel ;
  • la maintenance du logiciel.

À lire aussi : Le fonctionnement de votre ERP peut vous coûter très cher !

À privilégier : les offres SaaS (Software as a Service, ou logiciel en tant que service), proposées par les éditeurs les plus modernes, combinent dans un seul prix mensuel la licence, la maintenance ainsi que l'hébergement de vos données. Un choix malin pour un ERP évolutif !

Vous voilà arrivé·e au bout du parcours ! Et une nouvelle aventure commence déjà : celle du déploiement de votre nouveau logiciel ! Découvrez également en infographie comment déployer un ERP !

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Chef de produit - Akuiteo SAS
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