Cahier des charges ERP : 3 choses à savoir pour gagner du temps !

L’ERP, c’est la colonne vertébrale de votre entreprise… et ses fonctionnalités auront un impact sur les processus de travail de tous vos collaborateurs, pour le long terme, quel que soit votre secteur d’activité. Il est donc normal que vous ayez envie d’étoffer le cahier des charges ERP avant de lancer votre consultation. Mais attention : cette longue énumération de vos souhaits, mobilisant les différents services de l’entreprise, pourrait bien s’avérer en partie inutile. On vous explique pourquoi, et quelles erreurs éviter pour rédiger un cahier des charges ERP plus concret, plus exploitable et plus efficace.

La mise à plat des processus de l’entreprise, cette étape cruciale

Avant de rédiger un cahier des charges pour tout projet ERP, un bilan global s’impose. C’est l’occasion de détecter les tâches redondantes, ou pouvant être simplifiées, parmi les habitudes de travail. Il implique donc une véritable réflexion en termes d’optimisation organisationnelle. C’est seulement après cette étape que vient le moment de réfléchir à l’outillage des processus ainsi établis.

L’arrivée d’un nouveau système d’information avec un déploiement d’ERP n’est pas chose aisée. Il arrive souvent que les entreprises, soucieuses de bien la préparer, mobilisent d’importants moyens pour la réalisation du cahier des charges. Piloté en interne par des équipes métier ou par un chef de projet, ou bien en externe grâce à l’aide d’un consultant AMOA, la synthèse des besoins des différents services et utilisateurs a lieu après un long temps de prise d’informations. La liste de ces exigences est complétée d’un petit descriptif de la société, par exemple son positionnement, son chiffre d’affaires ou ses intentions de croissance, puis transmise aux éditeurs-intégrateurs de logiciels.

L’illusion du cahier des charges ERP : attention au jeu de dupes !

Les utilisateurs ont donc transmis leurs souhaits les plus chers. Et la liste au Père Noël a été envoyée. Pourtant, tout le monde sait depuis le début que le logiciel ERP sera standard, et non pas sur-mesure, fruit d’un développement spécifique : à la fin, cette longue et belle liste de vœux ne sera jamais totalement exaucée… et les utilisateurs n’auront pas tous leurs cadeaux.

Le temps consacré à la réflexion sur les besoins de l’entreprise et à la rédaction du cahier des charges ERP peut donc être générateur de beaucoup de frustrations : tous se sont exprimés, ont été écoutés, ont eu le sentiment que leur avis était pris en compte… L’éditeur-intégrateur a d’ailleurs assuré qu’il pouvait tout faire et s’adapter à toutes les exigences. Mais il faudra finalement choisir parmi l'un des produits existants, générant nécessairement des frustrations.

L’identification des must-have, clé du choix d’un ERP

L’écueil classique est donc de passer beaucoup de temps sur la définition du cahier des charges, en listant l’intégralité, ou presque, des besoins exprimés par les utilisateurs, sans se projeter d’un point de vue applicatif et opérationnel. Ce faisant, la solution ERP mise en œuvre aura forcément le goût d’un compromis bancal et décevant, faute de satisfaire toutes ces attentes. Aussi faut-il hiérarchiser les besoins dès le départ.

Pour y arriver, il s’agit de canaliser les attentes et de faire le tri entre fonctionnalités indispensables et facultatives, en demandant à chaque service quels sont ses besoins fonctionnels essentiels : les must-have, qui répondraient à la question : « quelles sont les fonctionnalités sans lesquelles on ne peut pas travailler ? ». Les attentes secondaires sont aussi à considérer, mais sur une liste distincte : les nice-to-have.

Cette hiérarchisation évite de construire un cahier des charges trop homogène, dans lequel tous les critères semblent avoir le même poids. À l’image d’un acheteur immobilier qui chercherait une maison répondant à une liste interminable d’exigences toutes présentées comme essentielles, l’entreprise risque de ne jamais trouver de solution à la hauteur de ses attentes. Distinguer les besoins prioritaires des éléments plus dispensables permet donc de donner un vrai coup de pouce à la sélection.

Le temps gagné sur la réalisation du cahier des charges pourra être consacré, par exemple, à la mise en place d’ateliers avec les éditeurs-intégrateurs, au cours desquels ils pourront faire des démonstrations concrètes et personnalisées du progiciel de gestion, revenir sur ses capacités fonctionnelles et techniques. La participation de différents utilisateurs finaux à ces ateliers de prise en main de l’outil leur permettra aussi d’expérimenter les éventuelles limites de leurs souhaits exprimés. Ils pourront alors fonder leur choix sur des arguments tangibles : un raisonnement relevant du « don’t tell me, show me ». Et cette compréhension réduira les frustrations éventuelles lors de la mise en production.

Les erreurs à éviter dans un cahier des charges ERP

Pour gagner du temps sur votre cahier des charges ERP, il ne suffit pas de réduire le nombre de lignes ou de limiter les consultations internes. Il faut surtout éviter les pièges qui rendent le document difficile à exploiter, trop ambitieux ou insuffisamment engageant pour les éditeurs et intégrateurs consultés.

Erreur n° 1 : faire une liste au père Noël

Ne confondez pas cahier des charges ERP et liste de cadeaux extravagants. Certes, vous devrez consulter de nombreux collaborateur·trices pour nourrir ce document, mais veillez à prioriser leurs demandes et besoins. À moins d’opter pour un logiciel sur-mesure, vous devrez faire votre choix parmi une liste d’ERP préexistants, sélectionnés au cours des démonstrations organisées par les éditeurs. Et, contrairement au père Noël, votre éditeur / intégrateur ne peut pas faire de miracles.

Erreur n° 2 : ne pas hiérarchiser les fonctionnalités listées

Un cahier des charges trop homogène complique la sélection. C’est pourquoi il est essentiel de prioriser vos demandes : distinguez ce qui est important, les must-have, de ce qui l’est moins, les nice-to-have. En somme, n’hésitez pas à pondérer, à faire le tri entre les items qui sont au cœur du fonctionnement de votre entreprise et les autres, plus dispensables, mais dont la présence serait un plus.

Erreur n° 3 : croire aux belles promesses

Votre cahier des charges vient d’être transmis à l’éditeur et il n’a pas bronché une seule fois devant la liste de vos besoins, même les plus spécifiques : son outil peut tout faire. Tout va bien ? Non, rien ne va plus. Ne vous contentez pas de promesses qui risquent fort de n’être pas tenues. L’éditeur doit répondre à votre cahier des charges de façon explicite pour chacune des fonctionnalités listées.

Comment s’en assurer ? Dans un document Excel où chaque onglet sera dédié à une thématique, par exemple la comptabilité ou le support, consacrez la première colonne de chacun des tableaux à la liste des fonctionnalités recherchées. Associez à chacune d’entre elles une réponse à choix multiple que devra compléter l’éditeur, par exemple :

• « S » pour standard.
• « P » pour possible, moyennant du paramétrage.
• « D » pour développement spécifique.
• « N » quand cette fonctionnalité ne sera pas prise en charge.

Erreur n° 4 : se contenter de réponses partielles

Vous avez obtenu des réponses à toutes vos questions ? C’est bien, mais cela ne suffit pas. Déclarer qu’un ERP peut gérer les avoirs ou établir des factures de façon automatique, c’est facile ; mais expliquer concrètement comment il va le faire, c’est une autre histoire.

Notre conseil : incluez dans votre cahier des charges une zone de commentaire « libre », dans laquelle l’éditeur devra argumenter plus longuement et expliquer comment son outil répond à vos besoins. Par exemple :

• Comment gère-t-il les notes de frais ?
• Plafonds de dépense, forfaits, prise en photo des justificatifs... combien de niveaux de validation sont possibles ?
• Combien de temps prendrait le développement spécifique de telle ou telle fonctionnalité ?

Si les réponses de l’éditeur sont partielles ou évasives, si elles n’éteignent pas les flammes de vos doutes, vous risquez d’avoir une mauvaise surprise au moment du déploiement de l'ERP.

Erreur n° 5 : rejeter les éditeurs au moindre écart

Enlever systématiquement de votre liste les éditeurs qui ne peuvent pas répondre à l’intégralité de vos demandes est tentant. Après tout, vous avez mobilisé de nombreuses personnes et beaucoup d’énergie pour établir ce cahier des charges ERP. Sauf qu’en fermant la porte dès qu’un prestataire vous dit « non », vous risquez de rentrer bredouille. Il ne vous restera plus qu’à opter pour un développement sur-mesure, avec une facture bien salée à la clé.

La solution : à partir des réponses fournies par l’éditeur, calculez le taux de couverture de chaque solution, correspondant au taux de fonctionnalités auxquelles le logiciel peut répondre en standard ou après un développement spécifique.

En résumé : comment rendre votre cahier des charges ERP plus efficace ?

• Injectez une bonne dose de pragmatisme dans l’expression de vos attentes. Rien ne sert d’établir une liste de fonctionnalités délirantes : pour trouver le logiciel adapté, soyez à l’écoute de vos besoins concrets.
• Hiérarchisez vos demandes en distinguant les fonctionnalités indispensables, les must-have, des fonctionnalités secondaires, les nice-to-have.
• Incitez votre éditeur / intégrateur à vous faire une réponse précise en lui fournissant un fichier Excel à compléter : vérifiez que les cellules ne sont pas verrouillées et que le document n’est pas en lecture seule.
• Soyez rigoureux dans la création du fichier Excel : un onglet par thématique, par exemple achat, comptabilité ou support, et des items listés dans chaque tableau par sous-thématiques.
• Vous préférez travailler sous Word ? Pensez à découper votre document par thématiques et fonctionnalités pour obtenir des réponses exhaustives et systématiques de l’éditeur.
• Évitez les questions généralistes, trop vagues, ou celles qui appellent une réponse subjective, par exemple : « Le logiciel sera-t-il intuitif ? » ou « L’interface de l’ERP sera-t-elle jolie ? ».
• Pas question de se satisfaire d’une réponse floue : n’hésitez pas à demander un maximum de précision à l’éditeur.
• Consacrez le temps gagné à des démonstrations concrètes, des ateliers avec les éditeurs-intégrateurs et des tests permettant aux utilisateurs de se projeter dans l’usage réel de la solution.

Passer trop de temps sur le listing des processus internes et des besoins des différents services peut avoir deux effets néfastes : la frustration des utilisateurs et l’incitation des éditeurs-intégrateurs, soucieux de remporter le contrat, à dire oui à toutes les demandes… même les moins réalistes. Lorsqu’une entreprise s’oriente vers le choix d’une solution logicielle existante, inutile de faire une liste au Père Noël. Mieux vaut d’emblée hiérarchiser les besoins fonctionnels prioritaires, exiger des réponses précises de la part des éditeurs, puis réinvestir le temps ainsi économisé dans des démonstrations concrètes et des ateliers avec les utilisateurs. Choisissez une solution qui vous fait rêver, mais aussi une solution réaliste !

Oubliez votre liste au père Noël et vos rêves de logiciel passe-partout : rédigez un cahier des charges concret, axé sur les problématiques essentielles pour votre société. Surtout, exigez de l’éditeur un véritable engagement : vous pouvez même annexer le cahier des charges dûment rempli au contrat ERP que vous signerez !

Vous devez réaliser un cahier des charges ERP ? Nous vous proposons un modèle au format Word, prêt à l’emploi.

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