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Cahier des charges ERP : 3 choses à savoir pour gagner du temps !

Choisir un ERP
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

Rédaction d'un cahier des charges ERP : comment gagner du temps ?

L’ERP, c’est la colonne vertébrale de votre entreprise… et ses fonctionnalités auront un impact sur les processus de travail de tous vos collaborateurs, pour le long terme, quel que soit votre secteur d’activité. Il est donc normal que vous ayez envie d’étoffer le cahier des charges ERP avant de lancer votre consultation. Mais attention : cette longue énumération de vos souhaits, mobilisant les différents services de l’entreprise, pourrait bien s’avérer en partie inutile. On vous explique pourquoi.

 

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La mise à plat des processus de l’entreprise, cette étape cruciale

Avant de rédiger un cahier des charges pour tout projet ERP, un bilan global s’impose. C’est l’occasion de détecter les tâches redondantes, ou pouvant être simplifiées, parmi les habitudes de travail. Il implique donc une véritable réflexion en termes d’optimisation organisationnelle. C’est seulement après cette étape que vient le moment de réfléchir à l’outillage des processus ainsi établis.

L’arrivée d’un nouveau système d’information avec un déploiement d’ERP n’est pas chose aisée. Il arrive souvent que les entreprises, soucieuses de bien la préparer, mobilisent d’importants moyens pour la réalisation du cahier des charges. Piloté en interne par des équipes métier ou par un chef de projet, ou bien en externe grâce à l’aide d’un consultant AMOA, la synthèse des besoins des différents services et utilisateurs a lieu après un long temps de prise d’informations. La liste de ces exigences est complétée d’un petit descriptif de la société (positionnement, chiffre d’affaires, intentions de croissance, etc.) puis transmise aux éditeurs-intégrateurs de logiciels.

L’illusion du cahier des charges ERP : attention au jeu de dupes !

Les utilisateurs ont donc transmis leurs souhaits les plus chers. Et la liste au Père Noël a été envoyée. Pourtant, tout le monde sait depuis le début que le logiciel ERP sera standard, et non pas sur-mesure, fruit d’un développement spécifique : à la fin, cette longue et belle liste de vœux ne sera jamais totalement exaucée… et les utilisateurs n’auront pas tous leurs cadeaux.

Le temps consacré à la réflexion sur les besoins de l’entreprise et à la rédaction du cahier des charges ERP peut donc être générateur de beaucoup de frustrations : tous se sont exprimés, ont été écoutés, ont eu le sentiment que leur avis était pris en compte… L’éditeur-intégrateur a d’ailleurs assuré qu’il pouvait tout faire et s’adapter à toutes les exigences. Mais il faudra finalement choisir parmi l'un des produits existants, générant nécessairement des frustrations.


Retrouvez 5 erreurs à éviter dans un cahier des charges ERP

L’identification des must-have, clé du choix d’un ERP

L’écueil classique est donc de passer beaucoup de temps sur la définition du cahier des charges, en listant l’intégralité (ou presque) des besoins exprimés par les utilisateurs, sans se projeter d’un point de vue applicatif et opérationnel. Ce faisant, la solution ERP mise en œuvre aura forcément le goût d’un compromis bancal et décevant, faute de satisfaire toutes ces attentes. Aussi faut-il hiérarchiser les besoins dès le départ.

Pour y arriver, il s’agit de canaliser les attentes et de faire le tri entre fonctionnalités indispensables et facultatives, en demandant à chaque service quels sont ses besoins fonctionnels essentiels – les must have, qui répondraient à la question : « quelles sont les fonctionnalités sans lesquelles on ne peut pas travailler ? ». Les attentes secondaires sont aussi à considérer, mais sur une liste distincte – ; les nice to have.

Le temps gagné sur la réalisation du cahier des charges pourra être consacré, par exemple, à la mise en place d’ateliers avec les éditeurs-intégrateurs, au cours desquels ils pourront faire des démonstrations concrètes et personnalisées du progiciel de gestion, revenir sur ses capacités fonctionnelles et techniques. La participation de différents utilisateurs finaux à ces ateliers de prise en main de l’outil leur permettra aussi d’expérimenter les éventuelles limites de leurs souhaits exprimés. Ils pourront alors fonder leur choix sur des arguments tangibles : un raisonnement relevant du « don’t tell me, show me ». Et cette compréhension réduira les frustrations éventuelles lors de la mise en production.

Passer trop de temps sur le listing des processus internes et des besoins des différents services peut avoir deux effets néfastes : la frustration des utilisateurs et l’incitation des éditeurs-intégrateurs, soucieux de remporter le contrat, à dire oui à toutes les demandes… même les moins réalistes. Lorsqu’une entreprise s’oriente vers le choix d’une solution logicielle existante, inutile de faire une liste au Père Noël. Mieux vaut d’emblée hiérarchiser les besoins fonctionnels prioritaires et réinvestir le temps ainsi économisé sur plus de démonstrations concrètes et d’ateliers avec les utilisateurs. Choisissez une solution qui vous fait rêver, mais aussi une solution réaliste !

Vous devez réaliser un cahier des charges ERP ? Nous vous proposons un modèle au format Word, prêt à l’emploi.

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Crédit image : Designed by Freepik

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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