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Projet ERP : comment faire le tri entre fonctionnalités indispensables et facultatives ?

Votre projet ERP

Faire le tri entre les fonctionnalités indispensables d'un ERP et les fonctionnalités facultatives

Vous avez réalisé vos entretiens d’audit ? Collecté les besoins auprès des utilisateurs et du top management ? Vous voilà bien avancé dans votre projet ERP avec, en ligne de mire, la création d’une grille fonctionnelle. Celle-ci va décliner les fonctionnalités à intégrer au futur logiciel, mais attention : il ne s’agit pas de faire une liste au père Noël, mais bel et bien de faire des choix. Pour cela, vous devez distinguer les « must-have » (les piliers incontournables du futur ERP) des « nice-to-have » (les fonctionnalités utiles, mais pas indispensables). Voici quelques clés pour faire le tri.

Profitez de l’audit ERP pour détecter les « must-have »

À chaque fois qu’un utilisateur énumère ses besoins, vous avez l’impression qu’il dresse la « liste de ses envies ». C’est une constante des ateliers ERP : chacun raisonne en fonction de son propre périmètre et désigne des fonctionnalités qui lui semblent indispensables.

Ne vous laissez donc pas attendrir par les phrases récurrentes du type « j’en ai vraiment besoin » ou « sans cette fonctionnalité, c’est le naufrage assuré ». Prenez le temps d’écouter les besoins des uns et des autres, en dirigeant les échanges pour identifier les vraies prioritées, les fonctionnalités indispensables à l’ERP, ou must-have, aux dépens des éléments moins déterminants.

Pondérez les besoins durant les ateliers

Imaginez l’ERP comme une valise : puisque tout ne pourra pas rentrer, il faut faire des choix drastiques, et prioriser ce qui sera vraiment utile. D’où l’importance de pondérer les besoins en se posant les questions :

  • du volume (combien d’utilisateurs sont concernés ?) ;
  • de la fréquence (combien de fois par jour, semaine, ou mois cette tâche est-elle réalisée ?) ;
  • du temps perdu sans la fonctionnalité (qui dépend donc des deux paramètres précédents).

En fonction de ces chiffres et du calcul du temps perdu, vous pourrez distinguer des « must-have » et des « nice-to-have ».

La question peut aussi être posée différemment : quelles sont les fonctionnalités dont les utilisateurs ne veulent pas ? Cet angle de vue contribue à mettre en exergue des points de souffrance, et permet de mieux opérer le tri.


À lire : Comment choisir une solution ERP ?

Triez les fonctionnalités en bonne intelligence

Après le scrutin vient le temps du dépouillement des votes. Avec les données collectées au cours des ateliers, vous n’avez plus qu’à croiser les informations et à classer les fonctionnalités par métier et par process. Il s’agit d’une étape essentielle pour créer une grille fonctionnelle pertinente !

Votre tableau est prêt. Les « must-have », fonctionnalités indispensables de l’ERP, sont dans une colonne et les « nice-to-have » dans une autre. Un travail de longue haleine, crucial pour la suite des événements : vous pouvez désormais calculer plus intelligemment le taux de couverture fonctionnelle, soit le ratio fonctionnalités proposées / fonctionnalités attendues !

 

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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