Vous avez réalisé vos entretiens d’audit ? Collecté les besoins auprès des utilisateurs et du top management ? Vous voilà bien avancé dans votre projet ERP, avec en ligne de mire la création d’une grille fonctionnelle. Celle-ci doit formaliser les fonctionnalités à intégrer au futur logiciel. Mais attention : il ne s’agit pas de dresser une liste exhaustive de souhaits. L’enjeu est de faire des choix, de prioriser les besoins et de distinguer les « must-have » — les fonctionnalités indispensables — des « nice-to-have » — les fonctionnalités utiles, mais non essentielles. Voici quelques clés pour faire le tri efficacement.
Profitez de l’audit ERP pour détecter les « must-have »
À chaque fois qu’un utilisateur énumère ses besoins, vous pouvez avoir l’impression qu’il dresse la liste de toutes ses attentes. C’est une constante des ateliers ERP : chacun raisonne naturellement à partir de son propre périmètre, de ses habitudes de travail et de ses irritants quotidiens.
Certaines fonctionnalités peuvent alors être présentées comme absolument indispensables, même lorsqu’elles répondent à un besoin très spécifique ou ponctuel. Il est donc essentiel d’écouter les utilisateurs, tout en cadrant les échanges pour distinguer les besoins réellement structurants des demandes plus secondaires.
L’objectif de l’audit ERP est précisément d’identifier les vraies priorités : les fonctionnalités qui conditionnent le bon fonctionnement du futur ERP, qui soutiennent les processus clés de l’entreprise et qui auront un impact concret sur l’efficacité des équipes.
Pondérez les besoins durant les ateliers
Imaginez l’ERP comme une valise : puisque tout ne pourra pas rentrer, il faut faire des choix et prioriser ce qui sera réellement utile. Cette logique est indispensable pour éviter de complexifier inutilement le projet ou de surcharger la solution avec des fonctionnalités peu utilisées.
Pour cela, il est important de pondérer les besoins en se posant plusieurs questions simples :
- Le volume : combien d’utilisateurs sont concernés par cette fonctionnalité ?
- La fréquence : combien de fois par jour, par semaine ou par mois cette tâche est-elle réalisée ?
- Le temps perdu sans la fonctionnalité : quel est l’impact opérationnel réel si le besoin n’est pas couvert ?
En croisant ces éléments, vous pouvez mieux mesurer l’importance de chaque demande. Une fonctionnalité utilisée quotidiennement par plusieurs équipes n’aura pas le même poids qu’un besoin ponctuel, exprimé par un nombre réduit d’utilisateurs.
Cette analyse permet de distinguer plus objectivement les « must-have » des « nice-to-have ». Elle peut aussi être complétée par une autre question : quelles sont les fonctionnalités ou les pratiques que les utilisateurs ne veulent plus retrouver ? Cet angle met souvent en lumière des points de friction importants et aide à prioriser les améliorations attendues.
Triez les fonctionnalités en bonne intelligence
Une fois les ateliers terminés, vient le moment d’analyser les informations collectées. Les besoins exprimés doivent être regroupés, comparés et hiérarchisés afin de construire une grille fonctionnelle claire et exploitable.
Pour gagner en lisibilité, il est utile de classer les fonctionnalités par métier, par processus ou par niveau de priorité. Cette étape permet d’éviter les doublons, de repérer les demandes similaires formulées différemment et de mettre en évidence les fonctionnalités réellement structurantes pour l’entreprise.
Le tri ne doit pas être perçu comme une réduction arbitraire du périmètre, mais comme une démarche de clarification. Il permet de concentrer le projet ERP sur les besoins à forte valeur ajoutée, tout en gardant une vision claire des fonctionnalités complémentaires qui pourront être étudiées plus tard.
Votre tableau est prêt : les « must-have », fonctionnalités indispensables de l’ERP, sont identifiés d’un côté, tandis que les « nice-to-have » sont clairement distingués. Ce travail de priorisation est essentiel pour la suite du projet, car il permet de calculer plus intelligemment le taux de couverture fonctionnelle, c’est-à-dire le ratio entre les fonctionnalités proposées et les fonctionnalités réellement attendues.
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
