Les réunions, et notamment les ateliers de cadrage, sont les fondations de tout projet ERP rondement mené. Il s’agit d’étapes indispensables pour se confronter au top management, mais aussi et surtout aux utilisateurs finaux, recueillir leurs besoins et écouter leurs doléances pour être au plus près de leurs besoins. Avec le précieux concours de nos collaborateurs Julien Costerg, Customer success manager, et Rabah Boufassa, Directeur du service client, nous vous livrons des bonnes pratiques pour organiser des ateliers de cadrage efficaces dans le cadre d’un projet ERP !
1 – La préparation : les règles d’or d’un atelier bien organisé
Connaissez-vous l’adage qui dit qu’un atelier raté est un atelier qu’il faut recommencer ? Dans le doute, mieux vaut préparer consciencieusement ces assemblées afin d’en tirer tout le potentiel du premier coup. Pour cela, vous devez appliquer ces 4 règles d’or.
Règle n°1 – Identifiez les sujets à traiter en bonne entente avec les utilisateurs
Si vous essayez d’imposer les sujets, les ateliers risquent fort de dériver ! Prenez donc le temps de consulter les utilisateurs clés en amont pour identifier avec eux les thématiques à aborder. Au passage, cela vous aidera à cadrer les échanges en cours de réunion.
Règle n°2 – Posez-vous les bonnes questions avant l’atelier de cadrage projet ERP
Pourquoi ? Comment ? Quand ? Avec qui ? Voilà un bref échantillon des questions auxquelles vous devez réfléchir en amont d’un atelier de projet ERP. Plus concrètement, demandez-vous…
- Pourquoi avez-vous décidé d’organiser cette réunion ?
- Quels sont les moyens techniques qui la rendent possible (En présentiel ? À distance ? Par visioconférence ?) ?
- Quel est le meilleur moment pour réunir les intervenants ?
- Qui doit y participer ?
Règle n°3 – Donnez-vous des objectifs clairs
Établissez un ordre du jour précis qui vous servira de fil conducteur, et faites-le valider avant l’atelier par les utilisateurs clés. Ce document doit définir des objectifs clairs : tels ou tels sujets devront absolument être abordés et validés !
Règle n°4 – Délimitez les contours de vos ateliers
Tout atelier de cadrage projet ERP doit avoir des contours clairement dessinés. Pour éviter la cacophonie, limitez au strict nécessaire le nombre de participants : seules les personnes incontournables au regard des sujets abordés et des objectifs visés – qu’il s’agisse de responsables techniques, d’utilisateurs clés, de référents naturels – doivent être présentes. Des ateliers en petit comité fluidifient le déroulement des échanges, restreignent la durée de l’événement et simplifient la prise de décision.
Le conseil de Julien, Customer success manager
« La clé d’une réunion efficace, c’est l’ordre du jour. Faites en sorte qu’il soit clair, concis et simple – Pas de blabla technique, il faut rester généraliste ! Si vous voulez que les participants préparent des choses pour le jour J, informez-les bien en amont. »
Le conseil de Rabah, Directeur du service client
« Mélanger présentiel et virtuel, avec des gens sur place et d’autres à distance, s’avère compliqué. L’idéal reste de réunir tout le monde au même endroit, au même moment. »
Avez-vous mis en place une newsletter projet pour une communication efficace ?
2 – Le maître de cérémonie, chef d’orchestre de la réunion projet ERP
Avec la verticalisation des sociétés, des organisations plus « plates » et des niveaux hiérarchiques réduits, la réunion est bien trop souvent synonyme de culpabilisation abusive et de coup de pression. À vous de montrer que vos ateliers sont très différents, qu’ils ne sont pas le produit de la « réunionite aiguë » : prenez l’échange bien en main et jouez au maître de cérémonie dès le coup d’envoi !
Structurez les échanges
Pour commencer la réunion, rappelez les objectifs inscrits à l’ordre du jour. Décrivez concrètement le déroulement des échanges en posant les règles du jeu : les participants sont là pour prendre la parole, exprimer leurs besoins et souligner leurs problématiques. Un intervenant = une voix. Faites le point régulièrement sur les objectifs, et concluez l’atelier en proposant une synthèse des débats. Il ne vous restera plus qu’à rédiger un compte-rendu !
Prenez toute la mesure de votre rôle
En tant que maître de cérémonie, vous devez…
- Maîtriser la thématique abordée. C’est la condition sine qua non pour être légitime aux yeux des intervenants.
- Cadrer les débats. Arbitrez les échanges afin que tout le monde ait la parole et puisse exprimer ses besoins. Assurez-vous que les objectifs soient atteints dans les délais prévus. En cas de besoin, n’hésitez pas à recadrer les intervenants – avec les bons mots et la bonne attitude, sans bousculer personne.
- Faciliter les échanges. Faites en sorte que chacun trouve sa place dans les débats : donnez la parole aux plus timides sans les brusquer, et tempérez les plus expansifs pour éviter les monologues.
- Fédérer autour de solutions concrètes. En cas de blocage, à vous de trouver les solutions qui s’imposent, dans une démarche constructive et pédagogique.
- Être bienveillant et neutre. Pas question de juger qui que ce soit, de donner plus d’importance à un intervenant ou à un avis exprimé plutôt qu’un autre. Pendant une réunion de projet ERP, tous les participants sont égaux en droits !
Le conseil de Julien, Customer success manager
« En réunion, c’est souvent “tout, tout de suite”. Chacun veut faire de ses problèmes une priorité. Vous devez donc absolument recadrer les échanges d’emblée et imposer votre rythme. Quitte à donner aux participants la parole en début d’atelier, pendant un temps limité, pour qu’ils puissent d’abord se soulager de leurs problématiques avant de se focaliser sur l’ordre du jour. »
Le conseil de Rabah, Directeur du service client
« Faites un premier tour de table pour identifier les interlocuteurs, et n’oubliez pas qu’appeler chacun par son prénom contribue à détendre l’atmosphère. En fin de réunion, invitez-les à dire ce qu’ils ont retenu des échanges, en une minute chrono. »
3 – L’indispensable compte-rendu des échanges autour du projet
L’atelier de cadrage ERP s’est achevé, tout le monde s’est exprimé librement et vous avez collecté un maximum d’informations. Mais la fin des discussions ne signifie pas que votre travail est terminé. Vous vous retrouvez avec une matière brute qui ne demande qu’à être ordonnée. Pour que tout soit clair, explicite et incontestable, il est indispensable de consigner ce qui a été dit et décidé dans un document ad hoc : le fameux compte-rendu !
Votre compte-rendu de réunion ERP doit reprendre :
- l’ordre du jour et les objectifs,
- la date et le lieu de la rencontre,
- la liste des personnes présentes,
- les sujets abordés,
- une synthèse des échanges,
- les décisions prises,
- éventuellement des commentaires de votre part.
Vous n’avez plus qu’à transmettre ce document à tous les participants, deux ou trois jours après les débats – c’est le temps qu’il faut pour rédiger un compte-rendu en bonne et due forme !
Le conseil de Julien, Customer success manager
« N’attendez pas l’envoi du compte-rendu pour rappeler à chacun ce qu’il est censé faire à l’issue de la réunion. Un mail rapide le soir même permet de remémorer la liste des éléments à vous transmettre et de poser une todo list prioritaire. »
À lire : Quel visage donner à votre projet ERP ?
La bonne organisation des ateliers de cadrage est l’une des clés d’un projet ERP réussi. Pour qu’ils soient efficaces et productifs, veillez à appliquer ces trois conseils : une préparation soignée, un déroulement bien encadré et un compte-rendu aussi pointu qu’incontestable. Ces best practices vous ouvriront la porte d’une bonne collecte et d’une bonne formalisation des besoins... pour un meilleur choix !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
