Rien de tel qu’une newsletter pour bien communiquer sur un projet ERP. D’abord parce que le format plaît et que sa mise en œuvre ne coûte (presque) rien. Puis parce qu’elle permet d’économiser un temps précieux, contrairement à des réunions d’information régulières mobilisant différentes personnes. Enfin, elle doit être brève et oblige, ainsi, à aller à l’essentiel. Mais, pour que tout cela fonctionne, quelques best practices sont à appliquer !
1. Lancez votre newsletter projet ERP au plus tôt
Plus la communication commence tôt, plus le changement sera facile à accueillir ! Idéalement, une bonne newsletter dédiée à un projet ERP doit démarrer dès que vous avez fait le choix de mettre en place un nouvel ERP. Avant même de commencer à faire le tri parmi les solutions et les prestataires !
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2. Communiquez avec régularité
Pour être efficace, une newsletter doit être régulière. Rien ne sert d’envoyer deux ou trois messages au démarrage du projet ERP, puis plus rien pendant six mois. Communiquez régulièrement pour que vos collaborateurs puissent suivre le changement avec des informations fraîches et pertinentes. Envoyez une newsletter toutes les deux semaines ou toutes les fins de mois, par exemple.
3. Dédiez votre newsletter au projet ERP
Un message noyé dans la masse est un message invisible : pas question d’intégrer les nouvelles concernant le projet ERP dans une traditionnelle newsletter interne. Pour que les informations soient bien reçues – et bien lues –, la newsletter doit être 100 % dédiée au projet ERP !
4. Créez une newsletter facile à identifier
En moyenne, les collaborateurs reçoivent 88 mails internes par jour (1). Pour vous démarquer et être certain que votre newsletter projet ERP sera lue, elle doit être facilement identifiée comme telle. Créez une vraie identité visuelle, optez pour une forme et des couleurs constantes, immédiatement reconnaissables. Et pourquoi ne pas choisir une mascotte incarnant le projet ?
5. Diffusez un message clair et positif
Une newsletter est un véritable challenge en termes de communication interne. Elle doit répondre à de nombreux impératifs : un message clair et bien calibré, des formulations explicites et dénuées d’ambiguïtés, des termes positifs ayant une dimension rassurante... Évitez à tout prix de générer plus d’anxiété qu’il n’y en a déjà chez les collaborateurs !
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6. Structurez la newsletter pour donner de la visibilité
Pour que le message soit clair, structurer le contenu de la newsletter projet ERP est indispensable. La découper en deux parties peut s’avérer judicieux : d’une part, parlez de ce qu’il s’est passé jusque-là (avancées, réussites, éventuels points de blocage…) ; d’autre part, de ce qu’il va se passer ensuite (étapes à venir, défis à relever...). Ainsi, vous informerez concrètement vos collaborateurs tout en étouffant dans l’œuf tout stress lié au projet !
7. Laissez la possibilité de répondre
Une newsletter en no reply, ça fait un peu trop décret royal : laissez aux collaborateurs la possibilité d’y répondre ! Encouragez l’interaction, semez la graine d’où germera une communication à double sens. Les utilisateurs se sentiront ainsi plus impliqués dans le projet ERP. Et vous pourrez en tirer des feedbacks pertinents.
8. Montrez que ça bouge !
Votre newsletter projet doit être perçue comme l’expression d’une énergie qui bouillonne dans l’entreprise. Elle doit montrer que ça bouge, que des gens ont pris le projet ERP à bras-le-corps pour en faire une évolution positive. Bref : faites de cette newsletter un remède à l’anxiété qui menace souvent les entreprises. Et pour attiser l’intérêt de tous, poussez le message via d’autres supports : en le relayant sur l’intranet, dans des ascenseurs…
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Une newsletter projet ERP est essentielle à votre communication interne dans le cadre d’un tel changement. Vous devez donc y apporter autant de soin que vous le feriez pour un emailing destiné à des prospects ou des clients. Le résultat n’en sera que meilleur : des collaborateurs mieux informés, moins angoissés et plus impliqués dans le projet ERP. Ainsi, ce changement complexe pourrait bien passer comme une lettre à la poste !
(1) Arobase, Les chiffres 2018 de l’e-mail
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
