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Qu'est-ce que la conduite du changement d'un projet ERP ?

Votre projet ERP, Déploiement ERP, Conduite du changement

La conduite du changement d'un projet ERP

L'implémentation d'un ERP génère un tel bouleversement dans une entreprise que la réussite du projet dépend majoritairement de son acceptation par les collaborateurs. Mieux vaut donc démarrer la conduite de changement d'un projet ERP avant même d'avoir choisi le logiciel de gestion... sans oublier de la continuer après le démarrage en production !

Quand commencer la conduite du changement ?

Pour la mise en place d'un nouveau système d'information, toute entreprise commence par une étude de marché des solutions possibles, puis vient la rencontre avec des éditeurs de logiciels de gestion. C'est souvent dès l'avant-vente que l'éditeur-intégrateur prévient ses clients de ne pas négliger l'adaptation au changement.

Les collaborateurs d'une société sont habitués à certains outils, parfois depuis de nombreuses années. Et toutes les entreprises n’ont pas la culture du changement… ce qui doit être pris en compte. C'est pourquoi, dès la phase de recherche de l'ERP, il est conseillé d'impliquer les futurs utilisateurs afin d'obtenir l'adhésion de la majorité. Ainsi, vous pourriez anticiper les résistances au changement : celui-ci sera perçu comme une amélioration, et non pas comme une contrainte !

AMOA, chef de projet… qui portera la conduite de changement ?

Accompagner le changement n'est généralement pas du ressort de l'éditeur-intégrateur qui, en plus de son rôle de maîtrise d'œuvre pour l'implémentation de l'ERP, assure un devoir de conseil. Et même si l'éditeur n'est pas responsable des travaux menés par le client qui assure la maîtrise d'œuvre, il doit aborder cet aspect en amont : la réussite repose sur l'adhésion de tous !

Dans certaines entreprises, c'est l'équipe projet interne qui se charge d'informer chaque service via les référents métiers qui la composent. Cependant, il est conseillé de confier aux experts AMOA – assistant à maîtrise d'ouvrage – le pilotage de cet aspect.


Découvrez l'interview d'Emmanuel Lacroix, consultant AMOA

 

Communication et formation, clés du succès

La conduite de changement consiste aussi à rassurer les collaborateurs face à l’arrivée d’un nouvel outil, de nouvelles pratiques ou de nouvelles organisations. Et cette démarche passe par la mise en place d’une communication interne exhaustive, en toute transparence. Tous les utilisateurs finaux doivent être impliqués dans le processus de changement, et pas uniquement les membres de l'équipe projet !

Les principales étapes de la conduite de changement
  • Informer le personnel du projet ERP – notamment présenter les intervenants extérieurs, comme le chef de projet référent de l'éditeur-intégrateur.
  • Suivre la mise en œuvre et travailler sur les points de blocage en se réunissant avec l'équipe projet.
  • Célébrer l'avancée de chaque étape du projet de transformation.
  • Mettre en place les formations pour les aspects techniques, les modules ou fonctionnalités : les formations sont faites d'abord aux membres de l'équipe projet (les key users) qui se chargent de former à leur tour les services concernés en adaptant les supports fournis par l'éditeur-intégrateur, partager les documents de référence (manuels, FAQ) et les forums d'aide aux utilisateurs.
  • Créer un environnement de test ouvert aux utilisateurs pour s'approprier le nouvel outil.


Prêt pour une conduite du changement réussie ? Prendre en compte les éléments présentés dans cet article pourrait vous aider à faire évoluer l’entreprise autour d’un projet ERP. À vous de lui donner du sens, d’impliquer les bonnes personnes et de bien communiquer pour faire en sorte que la transformation se fasse dans les meilleures conditions !

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Crédit image : Designed by Freepik

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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