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Qu'est-ce que la conduite du changement lors d'un projet ERP ?

Votre projet ERP, Déploiement ERP

L'implémentation d'un ERP génère un tel bouleversement dans une entreprise que la réussite du projet dépend majoritairement de son acceptation par les collaborateurs. Il est donc préférable de démarrer la conduite du changement lors d'un projet ERP avant même d'avoir choisi le progiciel et de la continuer après le démarrage en production.

Conduite-du-changement

Quand débuter la conduite du changement ?

Pour la mise en place d'un nouveau système d'information, toute entreprise commence par une étude de marché des solutions possibles, puis vient la rencontre avec des éditeurs de logiciel de gestion. C'est souvent dès l'avant-vente que l'éditeur/intégrateur prévient ses clients de ne pas négliger l'adaptation au changement. Les collaborateurs d'une société sont habitués à certains outils, parfois depuis de nombreuses années. C'est pourquoi, dès la phase de recherche de l'ERP, il est conseillé d'impliquer les futurs utilisateurs afin d'obtenir l'adhésion de la majorité. Ainsi, le changement à venir sera perçu comme une amélioration et pas comme une contrainte.



AMOA, équipe projet… qui portera la conduite du changement ?

L'accompagnement au changement n'est généralement pas du ressort de l'éditeur/intégrateur qui, en plus de son rôle de maîtrise d'œuvre pour l'implémentation de l'ERP, assure un devoir de conseil. Même si l'éditeur n'est pas responsable des travaux menés par le client qui assure la maîtrise d'œuvre, il doit aborder cet aspect en amont avec son client car la réussite d'une mise en place repose sur l'adhésion de tous. Dans certaines entreprises, c'est l'équipe projet interne qui se charge d'informer chaque service via les référents métiers qui la composent. Cependant, Akuiteo conseille de confier aux experts AMOA (Assistant à Maîtrise d'Ouvrage) le pilotage de cet aspect. Découvrez l'interview d'Emmanuel Lacroix, consultant AMOA.

Communication et formation pour mieux rassurer

La finalité première de la conduite du changement c'est de rassurer les collaborateurs, et cette démarche commence en communiquant de manière exhaustive et en toute transparence autour du projet. Tous les futurs utilisateurs doivent être impliqués et pas uniquement les membres de l'équipe projet.



Les principales phases de la conduite du changement sont :

  • Informer le personnel du projet ERP (notamment présenter les intervenants extérieurs comme le chef de projet référent de l'éditeur/intégrateur).
  • Suivre la mise en place et travailler sur les points de blocage en se réunissant avec l'équipe projet.
  • Célébrer l'avancée de chaque étape.
  • Organiser les formations pour chaque module ou fonctionnalités : les formations sont faites d'abord aux membres de l'équipe projet (les key users) qui se chargent de former à son tour les services concernés en adaptant les supports fournis par l'éditeur/intégrateur, partager les documents de référence (manuels, FAQ) et les forums d'aide aux utilisateurs.
  • Créer un environnement de test ouvert aux utilisateurs pour s'approprier le nouvel outil.

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'un projet ERP ?

Découvrez ERP et DAF : Histoire d'une transformation numérique réussie

 

Après le « go-live », le renouvellement permanent

Le démarrage sur le nouveau progiciel effectué et dès que les utilisateurs exploitent pleinement toutes ses fonctionnalités, on considère que la conduite du changement a été réussie. Mais tout ERP évolue constamment. Après le lancement de l'ERP,  il existe un besoin de formation à deux niveaux :

  • Il faut alors former les utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités, nouveaux modules et aux nouveaux écrans lors de chaque montée de version ;
  • Il est également nécessaire de pratiquer de la re-formation. Fréquemment, les utilisateurs prennent de mauvaises habitudes et dérivent de l'utilisation optimale de l'ERP. Il est alors nécessaire de les former à nouveau, de leur réexpliquer les bonnes pratiques pour améliorer leur utilisation quotidienne du logiciel. 

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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