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ERP : à chaque utilisateur son interface

Choisir un ERP

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La mise en place d’un ERP constitue une évolution majeure pour l’entreprise. Peu ou proue, l’outil va toucher tous les collaborateurs. Or, tous n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes habitudes de travail. Imposer un nouveau logiciel de gestion sans prendre en compte ces différences, c’est ralentir la prise en main de l’outil voire risquer un mouvement général de rejet. Pour faciliter la conduite du changement mais aussi le travail de chacun, l’interface de l’ERP doit s’adapter aux différentes catégories d’utilisateurs. Démonstration par l’exemple avec deux profils : le consultant et le contrôleur de gestion.

Les utilisateurs n’attendent pas la même chose d’un ERP

L’ERP classique, pensé comme un monolithe, ne se préoccupe pas des désirs divergents des utilisateurs : pour tous, les mêmes écrans et les mêmes interfaces ! Exactement comme si un magasin de chaussures ne vendait que des escarpins, y compris pour un usage sportif : il faudra bien vous y faire.

Pourtant, pour notre consultant et notre contrôleur de gestion, l’usage de l’ERP est bien différent :

  • Le consultant passe deux minutes par jour sur l’outil. En fin de journée, il saisit ses temps passés, éventuellement une note de frais pour le repas du midi ou un déplacement. Pour lui, l’ERP est un outil administratif qui ne sert nullement à la réalisation de ses missions.
  • Le contrôleur de gestion, lui, y passe sept heures par jour, cinq jours sur sept. Il y fait (presque) tout : croiser ses données, contrôler ses marges, relancer les collaborateurs, etc. L’ERP est son outil principal de travail.

Maintenant, comparez ces deux profils à un troisième : celui du top management. C’est là que l’ERP est choisi. C’est là qu’on valide l’investissement. Mais, une fois implanté, le CoDir n’a que des relations anecdotiques avec l’outil : quelques validations, quelques tableaux de bord, de temps en temps une demande d’absence ou le paraphe d’un devis…

En bref ? Trois utilisateurs, trois besoins, un seul outil : un bon ERP doit pouvoir s’adapter aux besoins de chacun.


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Pour jouer son rôle, l’ERP doit être utilisé par tous

Consultant, contrôleur de gestion, ADV, DAF... tous utilisent la solution à leur manière. Mais il serait faux de penser que l’un est plus important que l’autre, ou qu’il a plus de poids au moment de choisir l’outil. Même si le contrôleur de gestion passe infiniment plus de temps sur l’ERP que le consultant, cela ne change rien : tout le monde doit pouvoir se saisir de l’outil, sans quoi il ne jouera pas son rôle. Sans information sur les frais et les temps passés sur chaque projet, le contrôle de gestion serait inutile !

Le problème d’un ERP déséquilibré (comprendre : qui ne prend pas en compte les besoins de TOUS ses utilisateurs), c’est qu’il représente le risque que l’information soit mal (voire pas du tout) saisie. Autrement dit, que la fiabilité des données ne soit pas au rendez-vous. Imaginez que 30 % de vos consultants ne prennent pas deux minutes pour saisir leurs temps passés. Oubli ? Absence ? Projet interne ? Impossible de deviner ce qui se cache derrière une case vide dans leurs feuilles de temps. Une seule donnée vous manque, et tout est dépeuplé.

Votre ERP n’a de sens que si tout le monde l’utilise, et l’utilise bien. Sa force est dans la somme de tous les utilisateurs – et pas un de moins. Conséquence : il est primordial d’offrir à chaque profil utilisateur un accès adapté à ses usages, via une interface pensée pour lui.


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L’ERP moderne est capable de s’adapter aux usages !

Le propre d’un ERP moderne, c’est de pouvoir s’adapter à ces besoins divergents. De savoir coller aux attentes de chacun, en fonction de ses habitudes quotidiennes. De favoriser la collaboration (à grande échelle) en offrant un maximum de moyens d’accès, de canaux de communication et d’expériences utilisateurs personnalisées. Sans perdre de vue une notion essentielle : la centralisation. Car ces différentes entrées pour différents usages ne doivent jamais remettre en cause la cohérence de l’outil.

Reprenons l’exemple de nos deux catégories de collaborateurs, à travers le prisme d’un ERP nouvelle génération :

  • Si le consultant ne pense pas toujours à saisir ses temps passés et ses notes de frais, c’est parce qu’il n’est pas constamment au bureau. Nomade, il a besoin d’un outil accessible en un tournemain depuis son smartphone ou sa tablette. Il doit pouvoir rentrer ses données de n’importe où, à tout moment, dès qu’il y pense. Et vu qu’il n’a que peu de tâches à accomplir, une application mobile toute simple et ultra-ergonomique est un impératif.
  • Le contrôleur de gestion utilise l’ERP toute la journée, dans un cadre spécifique : il lui faut généralement un ordinateur de bureau, un clavier et une souris, un siège confortable. Il doit donc pouvoir compter sur un outil adapté à son besoin de productivité et à ses tâches : fonctionnalités poussées, interface personnalisable, ergonomie super-productive, possibilité de croiser les données à souhait, de créer des raccourcis, etc.

Voilà ce que fait un ERP moderne : il s’adapte. Il se moule sur les besoins réels des différents profils d’utilisateurs de l’entreprise. Il propose des accès multiples, des interfaces variables et des canaux variés à la manière des sites web d’aujourd’hui qui combinent multicanal et responsive design. Ce faisant, il s’assure du concours de l’ensemble des utilisateurs, sans préjugé ni limitation : si 99 % des consultants sont plutôt nomades et qu’un seul d’entre eux préfère saisir ses temps depuis son ordinateur, aucun problème !

L’ERP de demain n’est plus un outil standard que les collaborateurs doivent apprivoiser. C’est une solution souple, adaptable, multicanal, qui se joue des frontières entre les devices et se met à la disposition de chacun en fonction de ses besoins et préférences. L’ERP de demain, c’est finalement la garantie d’un plus grand confort pour les utilisateurs. Et si cet ERP existait déjà ?

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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