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Entretien : quels sont les avantages d’un ERP pour le service ADV ?

Éditeurs de logiciel, Sociétés informatiques, Focus métier, Retours d'experiences

avantages-erp-service-adv.jpgavantages d'un ERP pour le service ADV

Laure Beroud est Responsable de l’ADV et du contrôle de gestion chez DIMO Software, éditeur et distributeur de progiciels. Elle revient pour nous sur les apports concrets d’un logiciel de gestion intégrée au travail quotidien du service d’administration des ventes.

Bonjour Laure Beroud. Pouvez-vous nous présenter votre entreprise ?

DIMO Software conçoit, distribue et met en oeuvre des solutions informatiques périphériques aux ERP à destination des PME, ETI et grands comptes. NOTILUS (voyages et frais professionnels) et DIMO MAINT (gestion de la maintenance) sont les activités d’édition les plus importantes. On trouve aussi chez DIMO Software des expertises CRM, SAV, Business Analytics, Processus Financiers, GED, Gestion RH et Gestion Fiscale.

La société est née en 1995 et compte 370 collaborateurs pour un CA de 37,9 M€. Notre siège est basé à Lyon et nous comptons des implantations à Paris, Nantes, Biarritz, ainsi que des agences à Madrid, Toronto et Montréal pour accompagner notre développement international.


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Comment avez-vous choisi votre ERP ? Et qu’a-t-il apporté à votre fonctionnement ?

Notre cahier des charges ERP avait été construit autour d’un besoin : la gestion du planning des consultants. Mais, quand l’ERP Akuiteo nous a été présenté en 2013, nous y avons vu de nombreux autres avantages et nous utilisons aujourd’hui beaucoup plus de fonctionnalités que celles que nous recherchions initialement.

Avant l’adoption d’un ERP, les devis étaient gérés dans notre CRM tandis que la facturation se faisait dans un logiciel dédié. Aujourd’hui, devis et facturation sont rassemblés dans un seul et même outil : pour l’administration des ventes, cela veut dire moins de ressaisies, moins d’interfaces, donc moins de risques d’erreur.

Parallèlement, la gestion du planning des consultants directement depuis l’ERP nous permet de contrôler facilement ce qui a été facturé et les éventuels oublis. Nous avons une meilleure maîtrise de la facturation mais aussi une meilleure visibilité sur les prestations en cours et à venir. Le contrôle est bien plus rapide et efficace.

Au quotidien, que change l’ERP pour le service ADV ?

Concrètement, là où nous utilisions deux produits, nous n’en utilisons plus qu’un. Trois exemples du gain d’efficacité permis par l’ERP :

  • Facturation récurrente

Une grosse partie de nos facturations reposent sur la récurrence : maintenance, ASP, souscriptions… autant de prestations qui sont reconduites chaque année. J’ai environ 8 000 factures, chaque année, pour lesquelles je n’ai plus besoin de faire de retraitement : elles partent presque toutes seules !

  • Produits constatés d’avance (PCA) et charges constatées d’avance (CCA)

Sans ERP, je gérais les PCA et les CCA dans un fichier Excel qui, il faut l’avouer, était assez imbuvable. Je perdais beaucoup de temps : nous clôturons au 31 août et, lors de la clôture fiscale, je remettais à chaque fois mes documents juste à temps aux commissaires aux comptes, fin octobre. Désormais, notre outil me permet de soumettre le dossier sereinement... fin septembre !

  • Situation mensuelle

Nous produisons des situations comptables intermédiaires, mensuellement, l’équivalent d’un petit compte de résultats. Avant, nous devions nous contenter d’estimer toute la partie récurrence. Aujourd’hui, nous sommes au réel. Plus besoin de faire de la régularisation sur la récurrence lors de la clôture fiscale ! Mes données sont fiables : j’ai une marge d’erreur à 2 % près.

La société a grossi depuis 2013 et notre CA a augmenté de 10 % par an : l’ERP a accompagné cette croissance. Sans outil approprié, je pouvais passer l’équivalent de 20 jours pleins pour tout vérifier lors de la clôture fiscale. Aujourd’hui, en utilisant l’ERP Akuiteo, je n’ai besoin que de 5 jours. Pour l’ADV, le gain de temps est donc colossal !

Merci à Laure Beroud pour cet entretien !


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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Chef de produit - Akuiteo SAS
Akuiteo

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