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4 fondamentaux pour gérer la charge de travail des consultants

Gestion d'entreprise, Toutes sociétés de service
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

gérer la charge de travail des consultants société de conseilÀ trop charger ses consultants, on peut finir par les perdre. Mais une sous-charge de travail chronique peut aussi avoir des conséquences dramatiques sur leur sentiment d’utilité et la rentabilité de votre société de conseil. Alors, comment s’assurer de bien gérer leur taux d'occupation ?

1/ Connaître la charge de travail des consultants

Savez-vous vraiment sur quoi travaillent vos consultants ? Non ? Il est peut-être temps de mettre en place un système qui vous permette de mesurer leur occupation et de prendre connaissance des temps passés. Car connaître leur charge constitue le socle indispensable qui vous permettra d’anticiper les besoins futurs :

  • Quel est le taux d’occupation de vos consultants ?
  • Combien de temps passent-ils en moyenne chez l’entreprise cliente ?
  • Comment facturent-ils ? Quel est leur taux journalier moyen (TJM) ?

Il est vain d’essayer de gérer une charge prévisionnelle si vous n’avez aucune idée du temps réellement passé sur différentes missions, c'est le B.A.-BA !


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2/ Planifier le carnet de commande

Vous connaissez la charge actuelle de vos consultants. Mais êtes-vous capable de planifier les tâches associées aux nouvelles commandes ? Savez-vous comment bien gérer un planning de travail ?

Vous devez maintenant systématiser l’organisation et la répartition des différentes lignes des commandes qui viennent d’être signées : par exemple, effectuez une première planification en associant d’abord la charge de travail à des ressources génériques (« chef de projet », « consultant », etc.), avant de l’attribuer à des personnes nominativement identifiées.

Lors d’une réunion de planning ou de staffing, vous pourrez définir de façon collective quel consultant interviendra sur tel ou tel dossier. Cet exercice collaboratif doit avoir lieu régulièrement, afin de laisser le moins de choses possible dans le backlog – commandes signées mais pas planifiées.

3/ Anticiper les missions en cours de signature

Enfin, vous devez intégrer dans votre planification tous les dossiers en avant-vente : le projet de 10 jours qui sera signé la semaine prochaine, celui de 150 jours qui sera proposé au client dans quelques jours… Encore une fois, votre équipe de consultants est la plus à même de vous aider à répartir de façon adéquate la charge ainsi anticipée. L’objectif ? Ne jamais vous retrouver dépourvu au moment de produire !

4/ Ménager vos consultants

Vous devez enfin vous assurer de ne pas épuiser les consultants en les envoyant trop souvent en prestation – 3 à 4 jours par semaine, pas plus ! Soyez également attentif à la variété de leurs missions et ne désignez pas toujours la même personne pour jouer les pompiers dans des contextes compliqués, aussi compétente soit-elle. À la longue, elle risquerait de se fatiguer ou de se lasser.

Pour résumer, vous devez donc garder l’œil sur quatre éléments lors de votre exercice de planification :

  • la charge de travail des consultants à l’instant T ;
  • leur charge future en fonction de ce qui a été signé ;
  • leur charge potentielle en anticipant les missions qui seront signées dans les semaines ou mois à venir ;
  • le nombre de jours facturables par semaine et la variété des missions de chaque consultant.

 

Dans une société de conseil, une charge de travail bien répartie et bien anticipée repose à la fois sur votre capacité de planification et sur la qualité des échanges en équipe. Vos consultants doivent pouvoir prendre part au choix de leurs missions et disposer d’une marge de manœuvre en termes de planification. N’oubliez pas qu’ils sont au contact des clients et connaissent sans doute mieux que vous leurs besoins et leur rythme !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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