La gestion de planning dans les sociétés de services en 4 niveaux

Gestion de planning en société de services : un homme coche un calendrier

Derrière une société de services qui marche se cache bien souvent une bonne gestion de planning. Car pour mener des projets à terme et dans les délais impartis, être doué en improvisation ne suffit pas... Mais quelles sont les méthodes de planification mises en place par les entreprises ? Du planning complètement absent au planning ultra-détaillé, nous faisons un petit tour d’horizon de la gestion de planning dans les sociétés de services !

Gestion de planning niveau 1 : l’absence de planning

Estimations au fil de l’eau, gestion financière sur Excel plus ou moins hasardeuse… peut-être que vous n’avez pas encore sauté le pas de la gestion de planning. Rassurez-vous : vous n’êtes pas seul !

En fonction des habitudes culturelles et sectorielles d’une entreprise, formaliser le déroulement prévisionnel de ses projets n’a rien d’une évidence. Et qui a dit que bouleverser ses méthodes de planification pour agir en véritable gestionnaire, avec un certain niveau de discipline, était facile ?

Dans une telle situation, il faut avancer pas à pas. La première étape vers une meilleure gestion de planning, c’est alors de mettre en place la saisie des temps !

Gestion de planning niveau 2 : l’affectation globale des activités

Dans d’autres sociétés, la planification des charges est en place : elle consiste à s’assurer que chaque collaborateur a suffisamment de temps, sur une période donnée, pour effectuer les missions prévues.

Le planning de chacun est ainsi découpé en blocs de journées. Avec 30 jours sur 4 mois pour une mission, par exemple. Dans les couloirs, on peut alors entendre « Notre experte en développement informatique, Marion, a encore 10 jours disponibles d’ici fin décembre. »

Dans ce cas, le suivi quotidien des activités se fait souvent de façon individuelle, plutôt que partagée : plan de charge, évaluation du taux d’occupation des collaborateurs… on a là les signes prometteurs d’une gestion de planning déjà plus mature !


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Gestion de planning niveau 3 : l’assignation par périodes détaillées

Le niveau suivant est dans les détails : les affectations des collaborateurs et les plans de charge sont sérieusement affinés. On parle désormais en charge hebdomadaire, mensuelle, ou horaire !

C’est souvent le cas dans les sociétés d’ingénierie ou dans les sociétés de services en pleine croissance, qui font face à de véritables problématiques du côté de la gestion de projet. Une augmentation de l’activité ou un renforcement des équipes les obligent à s’organiser rigoureusement, avec des plages de temps de travail plus précises : « Cette semaine, Baptiste a 2 jours sur le projet A et 3 sur le projet B ! »

TACE, TACI, diagrammes de Gantt et autres outils de pilotage et de gestion des tâches font leur apparition : pour suivre le taux d’occupation et le prévisionnel de facturation, les tableaux et fichiers Excel atteignent petit à petit leurs limites !


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Gestion de planning niveau 4 : la planification opérationnelle, au collaborateur et à la date près !

Le dernier cas de figure, le dernier niveau des solutions de planification ? La planification opérationnelle, qui est de loin le meilleur moyen d’optimiser le pilotage d’entreprise. Elle peut tout d’abord sembler plus exigeante en matière d’organisation, mais c’est surtout une habitude à prendre !

Au fil de l’avancée des projets, il s’agit alors de positionner les activités à réaliser à des dates précises, pour des collaborateurs donnés. Une telle démarche demande, bien sûr, des mises à jour régulières du prévisionnel. C’est ce qui permet d’affiner l’hypothèse de départ au fur et à mesure de l’avancée des projets pour une planification optimisée.

Nombre de sociétés dont les prestations se font en présence des clients, comme le conseil, l’audit ou encore la formation, connaissent bien cette méthode et s’appuient sur un logiciel de gestion des plannings : un ERP dédié, pensé pour chiffrer des missions forfaitaires !

Ce dernier niveau, c’est un peu le Graal : l’objectif que vous devez viser, puis atteindre et maîtriser pour une bonne gestion de planning. Attention, cependant, à ne pas brûler les étapes si vous voulez que vos équipes soient de l’aventure. Pensez outil de planification, sensibilisation, formation des collaborateurs, et ne vous précipitez pas. La conduite du changement en vaut la peine : vous pouvez y gagner du temps et une visibilité qui vous rendra de précieux services !

 

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Article publié le 05 avril 2018