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Excel dans la gestion financière : je t’aime, moi non plus

Gestion d'entreprise
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

Vous le saviez probablement  : Excel est le logiciel de calcul le plus utilisé au monde ! Est-ce qu'il doit pour autant être à la base de la gestion financière d'une entreprise ? Ce n’est pas si évident, d'autant qu'il est considéré comme étant trop généraliste pour certaines pratiques ; il risque, à long terme, d'en faire pâtir la société.

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Quand Excel n'est plus adapté à l'entreprise

Si Excel est un logiciel à la fois fiable et pratique pour effectuer de nombreuses tâches, il peut aussi s'avérer décevant lorsque l'on tente de gérer des volumes trop importants ou que l'on essaie de le "tordre". En effet, beaucoup d'entreprises rencontrent des erreurs de formules, des décalages de lignes et des problèmes de taille ou de version de fichier qui font perdre énormément de temps (et parfois même de l’argent) dans la gestion financière de l’entreprise.

Bien qu'étant de plus en plus puissant, Excel rencontre encore des problèmes dans la gestion de gros volumes de données.

Excel : un outil performant... Mais personnel !

En analysant la façon dont les entreprises utilisent Excel, surtout lorsqu’elle décide de l’utiliser pour leur gestion financière, on se rend rapidement compte qu’un tableau Excel est avant tout un outil personnel. Bien que souvent déposé sur un lecteur réseau, le fichier Excel permet d'effectuer des analyses croisées, des pointages et des tableaux de bord ponctuels mais n'est pas fait pour devenir un outil collaboratif : il est très difficile de travailler à plusieurs sur le même document, les problèmes de versions sont fréquents, nombreux sont les doublons etc…

Les alternatives à Excel

Face au constat clair qu'Excel est davantage adapté aux utilisations personnelles plutôt qu'aux utilisations collectives, il appartient à l'entreprise d'adapter son outil de gestion financière à son propre profil. On gardera ainsi Excel pour une utilisation personnelle et on privilégiera les logiciels de gestion lorsqu’il s’agit de travailler en mode collaboratif. Ces outils permettent en outre de faire travailler plusieurs personnes sur un même fichier, de tracer leurs actions et de limiter - voire d'éliminer complètement - les bugs et les erreurs et surtout garantir une donnée bien à jour et facile d’accès.

Un logiciel ou un outil de business intelligence sera idéal pour présenter des tableaux de bord régulièrement. De plus, contrairement à un logiciel bureautique comme Excel, un tel outil permet de travailler la gestion financière au plus proche des données contenues dans le fichier.

Oui, Excel est un logiciel puissant adapté à de nombreuses tâches mais non, Excel ne suffit pas lorsqu'il s'agit de gestion financière complexe et collective. On considérera ainsi Excel comme un joker à utiliser quand votre autre logiciel ne répond pas à vos besoins.

 

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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