Gestion interne pour experts comptables, les fonctionnalités clés !

Le 13 octobre 2020

Focus métier Expert comptable

ERP experts-comptables : les fonctionnalités

Gestion du portefeuille client, relances et invitations, archivage de documents, facturations, achat de prestations de sous-traitance… Composé de nombreuses missions très spécifiques, le quotidien d’un expert-comptable demande rigueur et organisation – et c’est le moins que l’on puisse dire ! C’est pourquoi une solution de gestion interne adaptée à l’expertise comptable doit disposer de fonctionnalités essentielles  et précises… voici lesquelles !

Les fonctionnalités marketing essentielles aux experts-comptables

Un outil de gestion interne qui s’adresse aux experts-comptables doit être pensé pour vous accompagner dans la gestion de votre portefeuille client. Il doit donc offrir un accès complet à tout l’historique de vos clients, mais également vous permettre d’intégrer de nouveaux clients en quelques clics.

Et puisque la relation client est un facteur essentiel de votre réussite et de votre rentabilité, un bon logiciel de gestion comprend aussi la possibilité d’effectuer des relances et invitations client.

L’emailing peut également faire partie des fonctionnalités clés que vous aimeriez voir dans votre solution... mais vous ne pourrez l’utiliser que si votre cabinet est déclaré en tant que société de conseil et que vous avez le droit de mettre en place des campagnes de ce type !

Les fonctionnalités qui automatisent et centralisent vos tâches

Pour être adapté à votre activité, un logiciel de gestion interne doit répondre à vos problématiques telles que l’automatisation. Autrement dit, il doit rendre possible la mise en place d’un flux de travail optimisé, essentiel pour que plusieurs personnes puissent travailler efficacement sur le même dossier.

Pour assurer les relances client, plus besoin d’extraire les données à partir d’Excel ! La solution de gestion doit jouer un rôle de pense-bête et vous aider à travailler l’esprit léger. Pour les contrats en cours de discussion qui nécessitent des relances, pareil : l'outil doit faciliter la négociation et augmenter les chances de signature !

Enfin, pas question d’oublier l’archivage de documents importants dans un seul et même espace. Globalement, un bon logiciel peut ainsi accélérer votre processus de gestion et de facturation, réduisant la marge d'erreur !

Les fonctionnalités pour mieux communiquer et collaborer

Un logiciel de gestion interne doit aussi être un outil de communication entre l’expert-comptable et ses clients. Il doit vous permettre de partager facilement vos documents avec eux, voire de les rendre accessibles pour certains.

Dans les grandes entreprises, l’information doit aussi pouvoir circuler entre les différents départements et la gestion des collaborateurs doit être simplifiée par des tâches itératives et automatisables. Par exemple ? Une saisie des bulletins de paie entraînant systématiquement une facturation auprès de l’entreprise qui a commandé la prestation !

Évidemment, une solution efficace dans le quotidien des cabinets d’expertise-comptable ne doit pas non plus passer à côté de la gestion des plannings : calculer le temps passé sur une mission d’audit et la marge réalisée doit devenir un jeu d’enfant, tout comme la gestion des notes de frais.

Les fonctionnalités pour vous accompagner dans la contractualisation

Une mission en elle-même est l’élément de base de la facturation : elle vous permet de définir l’affectation des temps, le calcul des charges ainsi que l’analyse de l’activité.

Le logiciel doit donc prendre en compte la durée définie pour une mission : limite de l’exercice du client en comptabilité, ou millésime dans le social. Mais il doit également s’appuyer sur le fait que toutes les activités comptables ne sont pas forcément réalisées au cours de ce délai – pour les opérations de bilan, par exemple, l’outil doit ouvrir simultanément plusieurs missions.

La contractualisation comprend aussi l’ensemble des tâches liées à la facturation, un passage obligatoire qui peut s’avérer chronophage et que votre outil doit pouvoir faciliter.

Il en va de même pour l’achat de prestations complémentaires via des contrats de sous-traitance :

une solution de gestion interne pensée pour les experts-comptables doit privilégier une comptabilité intégrée avec une partie analytique dominante !

Avec toutes ces fonctionnalités dans une solution de gestion interne, vous devriez déjà pouvoir gagner pas mal de temps (et de tranquillité !) au quotidien. En tout cas, on espère qu’il y a là de quoi vous aider à surmonter les problématiques actuelles du métier d'expert-comptable.

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Article publié le 13 octobre 2020