Vous êtes DAF dans une société de services ? Assurer une bonne gestion des collaborateurs n’est pas toujours évident. Pour vous aider, nous avons rassemblé quelques règles rencontrées sur le terrain. Pas de recette miracle, mais quelques astuces applicables rapidement pour mettre les équipes dans de bonnes conditions. Commencez par vous retrousser les manches, avant de sortir de votre bureau pour aller au contact des opérationnels. Allez, on y va !
1 – De l’implication dans la saisie des temps passés et notes de frais
En tant que Directeur administratif et financier, vous devez sécuriser et fiabiliser la facturation, le chiffre d’affaires, la trésorerie – rien que ça ! – et, cerise sur le gâteau, calculer les en-cours en phase d’arrêté. Pour ça, pas de secret : vous devez bénéficier de l'implication des collaborateurs !
La saisie des temps passés
La première règle de gestion non négociable ? Mettre en place la saisie des temps passés par tous les collaborateurs, sans exception (Non, ne cédez pas aux négociations de Patrick !). Invitez-les à rentrer les temps chaque semaine, plutôt que de les saisir à la louche en fin de mois ! Ainsi, vous pourrez avoir des données fiables et exploitables.
Ne faites pas le travail à la place des chargés d’affaires : ceux qui sont sur le terrain, ce sont ceux qui savent ! Laissez-les contrôler, réaffecter analytiquement et statuer sur le caractère « facturable » des temps passés. De votre côté, votre job est simplement de les relancer pour qu’ils le fassent avant la fin du mois !
La saisie des notes de frais
Quand la saisie des temps passés est hebdomadaire, la saisie des notes de frais doit être mensuelle. Et encore une fois, personne ne doit déroger à la règle, d’autant plus lorsqu’ils sont refacturables aux clients (Toujours pas, Patrick !).
Souvent, peu de retards sont constatés dans la saisie des notes de frais, contrairement aux temps passés. Pour corriger cette déviance, vous pouvez :
- interdire la saisie d'une dépense en l'absence de temps passé sur la journée correspondante ;
- bloquer le remboursement de la note de frais tant que la saisie des temps passés est incomplète.
C’est coercitif, mais très efficace !
Zoom sur le rôle du DAF en société de services !
2 – De la visibilité sur le planning et les compétences
Avez-vous déjà conduit une voiture en plein brouillard ? Eh bien pour voir loin et anticiper les virages, bon courage !
Il en va de même pour assurer la production des livrables commandés par les clients et anticiper l'impact des prochaines signatures : vos collaborateurs et vous devez y voir clair à l’aide d’un plan de charge, hebdomadaire voire journalier, incluant les absences.
Cependant, ce n’est pas parce que des collaborateurs sont disponibles qu’ils sont compétents pour la mission proposée. Formaliser, référencer et actualiser leurs compétences vous aidera à définir un plan de formation, puis à flécher les bonnes personnes sur les bons projets. Au passage, vous augmenterez l'employabilité de vos collaborateurs et leur taux de facturation !
Au-delà de l’opérationnel, le planning d’une affaire est primordial en tant que DAF. Pour les affaires au forfait, par exemple, vous pourrez déterminer automatiquement le taux d’avancement, les travaux facturables, donc les factures à établir (FAE) et le plan de continuité d’activité (PCA) en phase de clôture pour la reconnaissance du chiffre d’affaires (CA). Avouez que ça fait rêver, non ?
Les avantages d’une bonne visibilité
En rapprochant le plan de charge, les notes de frais, les coûts de sous-traitance et les temps passés, vous pourrez naturellement :
- calculer la reprévision de l'affaire très en amont de la fin du projet,
- identifier les éventuels écarts budgétaires,
- diligenter des actions pour corriger le tir (avenant contractuel) ou passer des provisions pour pertes à terminaison.
3 – Des outils adaptés qui facilitent la gestion des collaborateurs
Bien souvent, une majorité des collaborateurs « facturables » de l'entreprise se retrouvent en situation de mobilité.
Suivi des demandes d'absences et du planning, saisie des comptes rendus d'activité et des notes de frais… Pour tous les usages évoqués, vous devez pouvoir leur fournir des outils ergonomiques, intuitifs et sécurisés. Même à distance, et parfois hors connexion, ils doivent pouvoir actualiser en temps et heure le système d'information de l'entreprise.
Et ce n’est pas simplement question de disposer des bonnes données facilement. En tant que DAF, vous devez avoir à cœur de fournir des outils modernes et « motivants ». C’est d’autant plus le cas pour les jeunes collaborateurs de la génération Y et Z – si vous voulez les garder dans vos équipes !
Cela devrait vous aider à réduire le turnover et, au passage, à augmenter l'attractivité de votre entreprise.
Assurer une bonne gestion des collaborateurs, en tant que DAF en entreprise de services, est loin d’être une mission impossible ! Au menu : assurer un bon suivi (même si c’est contraignant !), une bonne gestion des plannings, et proposer les meilleurs outils. Et le tour sera joué, ou presque !
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À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
