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La planification : un exercice à démystifier

Les outils du Manager
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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Parce qu’il est plus simple d’enregistrer le passé que de prédire l’avenir, la planification est un exercice autrement plus complexe que la saisie des temps. Anticiper, jouer avec les dates et les calendriers, faire des plans à long terme… tous les collaborateurs ne sont pas à l’aise face à de telles contraintes ! Alors, comment mener la conduite du changement et guider vos collaborateurs vers une planification efficace ? Nous vous aidons à y voir plus clair !

La planification, une question d’entreprise et de culture

Se projeter dans l’avenir pour anticiper la durée d’un projet est loin d’être un exercice facile pour l’être humain. Vos collaborateurs ne sont pas des machines dont les algorithmes peuvent dessiner des prévisions à long terme... Saisir des temps passés, griffonnés sur un bout de papier avant d’être rentrés dans un logiciel, est une chose. Mais planifier avec précision en est une autre, qui exige une certaine vision !

La planification est d’autant plus complexe qu’il s’agit d’une affaire de culture : en fonction des secteurs d’activité, certaines entreprises y sont mieux préparées que d’autres.

  • Vous travaillez dans une société de conseil ? Vous êtes sans doute rompu à planifier pour répondre aux attentes de vos clients et de vos managers, avides de visibilité. Les désirs de l’interlocuteur servent de moteur : puisqu’il faut planifier, vous planifiez !
  • Vous travaillez dans une agence d’architecture ? Vos collaborateurs créatifs sont peut-être moins habitués à anticiper et à donner de la visibilité à l’aide de plannings précis – quoique certaines exigences des clients vous l’imposent, comme pour les étapes du phasage MOP. Cependant, une planification devient indispensable lorsque le nombre de collaborateurs augmente !

En termes de planification, la conduite du changement doit donc être adaptée à la culture de l’entreprise, qui dépend bien souvent de son activité. Alors que planifier peut être naturel pour certains, il peut s’agir d’une véritable contrainte pour d’autres… La solution ? Considérez attentivement les problématiques de départ de vos collaborateurs afin de leur fixer des objectifs atteignables, en fonction de leurs habitudes : à partir de là, les amener à bien planifier n’a rien de sorcier !


Découvrez aussi : comment mieux planifier vos missions pour ne pas surcharger vos équipes

Comment amener ses collaborateurs à planifier efficacement ?

Vous souhaitez aider vos collaborateurs à mieux planifier ? Ça tombe bien, des méthodes existent pour parvenir à une planification aussi pertinente qu’efficiente. Tout est affaire d’organisation !

Avancer de manière itérative, actualiser (et réactualiser) son planning

Nombre de vos collaborateurs pensent qu’un planning est toujours faux ? C’est normal, aucun planning n’est gravé dans le marbre, au contraire ! C’est un organisme vivant qui se doit d’évoluer au rythme du projet.

Ce qui est primordial, c’est de coucher les prévisions sur le papier pour mieux les confronter à la réalité. Un planning évolue ensuite en fonction des aléas, des soucis, des situations. Il peut grandir ou se réduire, s’étaler ou se contracter. En bref, il s’adapte, et ne peut donc pas être parfait du premier coup : vos collaborateurs doivent y aller pas-à-pas, produire plusieurs jets et affiner ensuite, comme s’ils écrivaient un roman ou peignaient un tableau.

Expliquez-le à vos équipes, déculpabilisez-les et décomplexez-les ! Personne ne viendra leur taper sur les doigts parce que leur premier jet du calendrier n’est pas respecté à la minute près. L’idée est simplement de cadrer l’avancée du projet !

Choisir la planification adéquate

N’oubliez pas qu’il y a (presque) autant de manières de planifier qu’il y a de types d’entreprises. Vous pouvez opter pour un plan de charge, l’assignation par périodes détaillées, la planification opérationnelle… les pratiques de planification sont multiples ! L’essentiel est d’amener vos équipes à planifier, en étant indulgent avec elles et avec vous-même. Ensuite, vous êtes libre d’anticiper comme vous l’entendez !

Allier planification et agilité, c’est possible !

L’agilité, facilitatrice de la conduite du changement, peut sembler opposée à la planification. En effet, la méthode agile réfute l’idée même de planning initial pour privilégier une approche plus sensitive. Pas de dates, pas de deadlines, pas d’étapes imposées : on indique un minimum (ce qui doit être livré) et on avance, entre les obstacles, au fur et à mesure.

Cependant, planifier en se voulant agile est loin d’être une mission impossible : les dates de rendu peuvent évoluer et les deadlines initialement prévues être repoussées. Si un client réclame un planning aussi précis qu’une montre suisse, c’est souvent pour compenser une crainte (que le contrôle du projet vous échappe) ou une carence (une méconnaissance de vos processus métiers). L’essentiel est donc de l’impliquer à chaque étape pour qu’il fasse partie intégrante du projet. Ainsi, il verra les choses avancer et ne s’inquiétera pas le moins du monde. Et cela n’empêche nullement de poser un planning préliminaire en guise de socle de travail !


À lire : Lors du choix d’un ERP, ne négligez pas l’agilité !

 

La conduite du changement fait son nid et, petit à petit, l’entreprise planifie. Pour que tout se déroule pour le mieux, apprenez à vos équipes à ne plus concevoir la planification comme une contrainte. Montrez-leur que le planning n’est pas un engagement signé de leur sang, expliquez-leur qu’il doit être vivant et prouvez-leur qu’elles peuvent rester agiles tout en s’organisant et en anticipant un minimum… ne serait-ce que pour communiquer en toute transparence avec le client !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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