Votre projet ERP en mode agile : comment ça marche et comment démarrer ?

On ne peut pas dire que les termes souvent associés au déploiement ERP soient très élogieux : lourdeurs, linéarité, incertitudes, effet tunnel... Rien à voir avec la méthode agile ! Pourtant, appliquée à des projets ERP, celle-ci donne de très bons résultats et renforce le niveau de satisfaction des utilisateurs. En injectant plus de souplesse dès la phase d’étude, puis au moment du déploiement, l’entreprise peut mieux sécuriser ses choix, impliquer les utilisateurs finaux et avancer avec plus de visibilité. Faisons le point sur les avantages de l’approche agile et sur les bonnes pratiques à adopter pour réussir votre projet ERP.

La méthode traditionnelle : le « cycle en V » et l’effet tunnel

Inspiré du secteur industriel, le modèle du « cycle en V » est utilisé depuis plusieurs années dans le cadre de déploiements informatiques. Encore largement appliquée de nos jours, cette méthode de gestion de projet consiste à découper le processus en suivant, à la lettre, un séquençage précis : analyse des besoins, paramétrage, reprise des données, recette, formation des utilisateurs, etc.

Le « cycle en V » brille ainsi par sa linéarité : on suit un chemin tout tracé jusqu’à la ligne d’arrivée, sans ralentir une seconde ni même jeter un regard en arrière. Avant le démarrage d’un projet ERP, des ateliers de cadrage sont organisés pour mettre au point les paramétrages adaptés aux besoins de l’entreprise. Ce n’est qu’ensuite que l’éditeur-intégrateur procède à l’installation, aux réglages et à la reprise des données.

Les avantages

• Ce processus implique de traiter l’ensemble du périmètre d’un projet en un seul bloc.
• Il permet aussi de réfléchir à la conception avant de la réaliser, en adoptant une attitude nécessairement proactive pour limiter les risques d’erreur.
• Sa linéarité le rend relativement simple à comprendre et à appliquer, notamment lorsque le périmètre est très cadré dès le départ.

Les inconvénients

• Cette méthode ne laisse place à aucune souplesse ! Pour avancer dans le projet, il faut avoir terminé l’étape en cours, même si le processus de développement et le délai de livraison s’allongent parfois pendant de longues périodes.
• La conduite du changement est complexifiée. Des collaborateurs peuvent être impliqués pendant la phase d’étude, puis ne plus avoir de nouvelles pendant 12 mois.
• Les ateliers peuvent rester trop théoriques : on raisonne sur des hypothèses, sans toujours pouvoir vérifier immédiatement si les choix fonctionnels conviendront réellement aux utilisateurs finaux.
• Un manque de feedbacks peut provoquer une inadéquation entre le produit fini et les besoins des différents utilisateurs.
• Enfin, il n’y a pas de droit à l’erreur ! L’utilisateur doit patienter jusqu’à la fin du projet pour avoir l’outil entre les mains, le tester, et s’assurer qu’il répond à ses besoins. En cas de problème, c’est la collision assurée : même le Titanic est plus facile à manœuvrer !

En bref, le risque est de tomber dans « l’effet tunnel » : 12 mois de déploiement dans le silence complet, puis l’utilisateur final est laissé seul avec le produit. Si ça passe, tant mieux. Si ça casse, c’est là que commencent les problèmes. L’utilisateur en pâtira, sera moins satisfait, moins efficace donc moins motivé. Dans ce contexte, un peu d’agilité ne peut pas faire de mal !

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Comment peut-on définir la gestion de projet ERP en méthode agile ?

Des itérations et des interactions

La méthode agile, c’est tout l’inverse. On troque la lourdeur de l’approche linéaire pour la souplesse de l’approche itérative. On met de côté le tunnel pour travailler en plein air, en toute transparence, en replaçant l’utilisateur au cœur du projet. De cette façon, il est possible d’adapter le processus à ses besoins et ses demandes en temps réel. Ce qu’il faut retenir, c’est qu’on avance par itérations tout en multipliant les interactions !

Concrètement, la mise en œuvre de cette pratique consiste à déployer le projet étape par étape, à progresser processus par processus — ventes, temps passés, planning, suivi des consultants, ADV, produits, familles, etc. — en laissant au client et aux key users la possibilité de réagir immédiatement si quelque chose ne leur convient pas.

En pratique, chaque fonctionnalité peut être démontrée, testée, puis approuvée par les utilisateurs référents. Votre prestataire a donc besoin de feedbacks réguliers, itération après itération, pour vérifier que les choix effectués en amont correspondent bien aux usages réels.

De la phase d’étude au prototypage : pourquoi respecter chaque étape ?

La réalisation du projet étape par étape suppose de s’appuyer sur un socle solide, donc de commencer par un audit. Pour chaque processus, c’est toujours l’analyse d’abord puis le prototypage ensuite !

Imaginons que le projet démarre avec le processus ventes. Un premier cycle de réunions et d’ateliers permet de réaliser la phase d’étude et de poser les problématiques métier. Cette phase peut elle-même être découpée en plusieurs temps :

• une ou plusieurs journées d’analyse, thème par thème ;
• une phase de paramétrage, guidée par votre éditeur-intégrateur ;
• une session de démonstration aux utilisateurs référents, qui peuvent réagir, demander des correctifs et valider les choix retenus.

Sur cette base, il est temps de passer au prototypage, de paramétrer l’ERP pour observer les premiers résultats et, éventuellement, de revenir en arrière. En cas d’erreur, on peut explorer d’autres options et changer d’orientation.

Finalement, c’est un peu comme un réalisateur qui regarde ses rushes après une journée de tournage pour recommencer des scènes le lendemain si besoin. Les Américains disent souvent « Don’t tell me, show me ». Autrement dit, une démonstration vaut mieux que mille explications ! Avec la méthode agile, on peut observer, modifier, remanier, retoucher autant de fois que nécessaire pour atteindre le bon résultat. Une fois que c’est validé, on peut passer à l’itération suivante.

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Ce que chaque itération doit permettre de vérifier

Avec une approche agile, toute décision doit donner lieu à une traduction quasi immédiate en termes de fonctionnalité, avec démonstration à l’appui. Si vous souhaitez réaliser l’action A, vous devez en passer par le champ B et cliquer sur le bouton C, etc. Cette logique permet de passer rapidement de l’ERP théorique à l’ERP pratique.

Chaque itération doit ainsi répondre à deux questions essentielles :

• Concrètement, comment ça marche ? Les décisions prises en amont étaient-elles pertinentes ? Le mode opératoire est-il acceptable pour les utilisateurs finaux ?
• Les données produites seront-elles exploitables ? Les informations sont-elles organisées de manière à permettre des reportings efficaces et un pilotage fiable ?

Cette méthodologie agile permet de placer correctement le curseur entre une ambition fonctionnelle trop large et une utilisation réellement fluide au quotidien. Aller loin dans les détails peut améliorer la qualité des reportings, mais ce choix peut vite devenir invivable pour les utilisateurs si l’ergonomie ou la simplicité d’usage ne suivent pas.

La méthode agile permet ainsi de construire un certain type de projet ERP sur le long terme, en multipliant les séquences brèves, de façon à faciliter les arbitrages et les décisions stratégiques.

Comment réussir le déploiement d’ERP en mode agile ?

L’agilité ne s’arrête pas à la phase d’étude de votre futur ERP. Elle peut également s’appliquer à son déploiement dans la société, de deux manières différentes.

• Avec un projet pilote de faible envergure, permettant de réaliser un test de déploiement qui pourra être reproduit, s’il fonctionne, à plus grande échelle.
• Avec des périmètres fonctionnels qui permettent de déployer l’ERP pas à pas, périmètre fonctionnel par périmètre fonctionnel, en effectuant des paramétrages progressifs et en récoltant des feedbacks susceptibles de mener à des améliorations. Le déploiement peut alors être successif ou simultané.

De la même manière qu’une phase d’étude agile peut se découper en itérations, la mise en production peut donc avoir lieu par périmètre, sous forme de lots de fonctionnalités. Ce déploiement par lots permet de rythmer votre projet tout en vous assurant du bon fonctionnement de l’ERP au fur et à mesure de son implémentation.

Bien sûr, avancer par itération plutôt qu’en ligne droite peut légèrement allonger le temps nécessaire pour parcourir la même distance : au lieu de trois mois, le processus pourra parfois en durer quatre ou cinq… et pour le meilleur ! Vous gagnerez considérablement en visibilité tout au long du déroulement du projet, et vos utilisateurs seront plus vite à l’aise avec un outil paramétré à l’image de leurs besoins.

Le déploiement d’ERP en mode agile présente le même avantage majeur que pour les développements informatiques : la possibilité de corriger un problème dès qu’il apparaît, sans attendre qu’il soit trop tard pour le rectifier !

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Plus d’agilité pour plus de réactivité et d’adhésion

L’objectif d’un tel mode de fonctionnement est d’obtenir des retours précis et immédiats des key users. Ils peuvent soulever des objections, pointer un manquement dans le processus, demander une correction indispensable ou valider un mode opératoire. L’éditeur-intégrateur révise ainsi sa copie en temps réel, après chaque itération.

Vous appliquez ainsi la doctrine de Saint-Thomas à l’implémentation d’un ERP : vous ne croirez que ce que vous verrez ! Et à raison, puisque c’est encore la meilleure façon de vous assurer de l’adéquation entre votre logiciel et les besoins de vos collaborateurs.

Cette approche humanise considérablement le déploiement d’un ERP. En impliquant les utilisateurs finaux dès la phase d’étude, vous sécurisez vos choix, facilitez la prise en main du logiciel de gestion et réduisez les risques de rejet. Par la suite, ne négligez pas la formation continue de vos collaborateurs : elle reste indispensable pour accompagner les usages dans la durée.

Souple, itérative et collaborative, la méthode agile a désormais fait ses preuves et ses bénéfices sont nombreux. Adaptée à la gestion de projet ERP, elle permet d’impliquer tous les utilisateurs dans le déploiement, et ce dès la phase d’étude. C’est aussi un excellent moyen de garder leur attention tout au long du processus et de conduire le changement avec un maximum d’efficacité. Résultat : un projet mené d’une main de maître et des utilisateurs finaux 100 % satisfaits !

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