On ne peut pas dire que les termes (trop) souvent associés au déploiement ERP sont élogieux ! Lourdeurs, linéarité, incertitudes... Rien à voir avec la méthode agile ! Pourtant, appliquée à des projets ERP, celle-ci donne de très bons résultats et renforce le niveau de satisfaction des utilisateurs. Faisons le point sur les avantages de l'approche agile et sur les bonnes pratiques à adopter pour injecter plus de souplesse !
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La méthode traditionnelle : le « cycle en V » et l’effet tunnel
Inspiré du secteur industriel, le modèle du « cycle en V » est utilisé depuis plusieurs années dans le cadre de déploiements informatiques. Encore largement appliquée de nos jours, cette méthode de gestion de projet consiste à découper le processus en suivant, à la lettre, un séquençage précis : analyse des besoins, paramétrage, reprise des données, recette, formation des utilisateurs, etc. Le « cycle en V » brille, ainsi, par sa linéarité : on suit un chemin tout tracé jusqu’à la ligne d’arrivée, sans ralentir une seconde ni même jeter un regard en arrière.
Les avantages
- Ce processus implique de traiter l’ensemble du périmètre d’un projet en un seul bloc.
- Elle permet aussi de réfléchir à la conception avant de la réaliser, en adoptant une attitude nécessairement proactive pour limiter les risques d’erreur.
Les inconvénients
- Cette méthode ne laisse place à aucune souplesse ! Pour avancer dans le projet, il faut avoir terminé l’étape en cours, même si le processus de développement et le délai de livraison s’allongent parfois pendant de longues périodes.
- La conduite du changement est complexifiée. Des collaborateurs peuvent être impliqués pendant la phase d’étude, puis ne plus avoir de nouvelles pendant 12 mois...
- Un manque de feedbacks peut également provoquer une inadéquation entre le produit fini et les besoins des différents utilisateurs.
- Enfin, il n’y a pas de droit à l’erreur ! L’utilisateur doit patienter jusqu’à la fin du projet pour avoir l’outil entre les mains, le tester, et s’assurer qu’il répond à ses besoins. En cas de problème, c’est la collision assurée : même le Titanic est plus facile à manœuvrer !
En bref, le risque est de tomber dans « l’effet tunnel » : 12 mois de déploiement dans le silence complet, puis l’utilisateur final est laissé seul avec le produit. Si ça passe, tant mieux. Si ça casse, c’est là que commencent les problèmes. C’est l’utilisateur qui en pâtira, ne sera pas satisfait, moins efficace donc moins motivé. Dans ce contexte, un peu d’agilité ne peut pas faire de mal !
Comment peut-on définir la gestion de projet ERP en méthode agile ?
Des itérations et des interactions
La méthode agile, c’est tout l’inverse. On troque la lourdeur de l’approche linéaire pour la souplesse de l’approche itérative. On met de côté le tunnel pour travailler en plein air, en toute transparence, en (re)plaçant l’utilisateur au cœur du projet. De cette façon, il est possible d'adapter le processus à ses besoins et ses demandes en temps réel. Ce qu'il faut retenir, c'est qu'on avance par itérations tout en multipliant les interactions !
Concrètement, la mise en œuvre de cette pratique consiste à déployer le projet étape par étape, à progresser processus par processus (ventes, temps passés, etc.) en laissant au client la possibilité de réagir immédiatement si quelque chose ne lui convient pas.
De la phase d’étude au prototypage : pourquoi respecter chaque étape ?
La réalisation du projet étape par étape suppose de s’appuyer sur un socle solide, donc de commencer par un audit. Pour chaque processus, c’est toujours l’analyse d’abord puis le prototypage ensuite !
Imaginons que le projet démarre avec le processus ventes. Un premier cycle de réunions et d’ateliers permet de réaliser la phase d’étude et de poser les problématiques métier.
Sur cette base, il est temps de passer au prototypage, de paramétrer l’ERP pour observer les premiers résultats et, éventuellement, de revenir en arrière. En cas d’erreur, on peut explorer d’autres options et changer d’orientation. Finalement, c'es un peu comme un réalisateur qui regarde ses rushes après une journée de tournage pour recommencer des scènes le lendemain si besoin. Les Américains disent souvent « Don’t tell me, show me ». Autrement dit, une démonstration vaut mieux que mille explications ! Avec la méthode agile, on peut observer, modifier, remanier, retoucher autant de fois que nécessaire pour atteindre la perfection. Une fois que c’est validé, on peut passer à l’itération suivante .
La méthode agile permet ainsi de construire un certain type de projet ERP sur le long terme, en multipliant les séquences brèves, de façon à faciliter les arbitrages et les décisions stratégiques.
Comment réussir le déploiement d’ERP en mode agile ?
L’agilité ne s’arrête pas à la phase d’étude de votre futur ERP. Elle peut également s’appliquer à son déploiement dans la société, de deux manières différentes.
- Avec un projet pilote de faible envergure, permettant de réaliser un test de déploiement qui pourra être reproduit, s’il fonctionne, à plus grande échelle.
- Avec des périmètres fonctionnels qui permettent de déployer l’ERP pas à pas, périmètre fonctionnel par périmètre fonctionnel, en effectuant des paramétrages progressifs et en récoltant des feedbacks susceptibles de mener à des améliorations. Le déploiement peut alors être successif ou simultané.
Le déploiement d’ERP en mode agile présente le même avantage majeur que pour les développements informatiques : la possibilité de corriger un problème dès qu’il apparaît, sans attendre qu’il soit trop tard pour le rectifier !
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Souple, itérative et collaborative, la méthode agile a désormais fait ses preuves et ses bénéfices sont nombreux. Adaptée à la gestion de projet ERP, elle permet d’impliquer tous les utilisateurs dans le déploiement et ce dès la phase d’étude. C'est aussi un excellent moyen de garder leur attention tout au long du processus et de conduire le changement avec un maximum d’efficacité. Résultat : un projet mené d’une main de maître et des utilisateurs finaux 100 % satisfaits !
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À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
