Après avoir fixé dans un contrat votre choix d’ERP avec un éditeur / intégrateur, vient le temps du déploiement. Et ce n’est pas une mince affaire ! Voilà pourquoi nous vous avons concocté ce petit parcours sous forme de jeu : il vous guidera tout en douceur au travers des différentes étapes de la mise en place sereine de votre logiciel de gestion.
1/ Étude de cadrage et extraction des données
Il s’agit d’abord de vous assurer que la personnalisation de l’outil sera adaptée au fonctionnement de l’entreprise. Pour ce faire, entourez-vous d’utilisateurs clés et définissez ensemble le paramétrage à réaliser. Parallèlement, commencez l’extraction de vos données : ce sera autant de temps gagné au moment de leur reprise dans le nouvel ERP. Il s’agit de les regrouper, de les trier et de les nettoyer.
Infographie : Étude de cadrage et extraction des données.
2/ Installation et paramétrage de l’ERP
Votre éditeur ou intégrateur installe ensuite le logiciel. Si vous avez opté pour du SaaS, il vous ouvre l’accès à une plateforme en ligne. Afin d’être pleinement autonome à l’avenir, vous paramétrez le logiciel par vous-même : la phase d’étude de cadrage vous a normalement permis de déterminer quelles fonctionnalités du logiciel doivent être privilégiées pour votre équipe.
3/ Reprise des données
Sans doute la phase la plus critique de toutes, car elle peut être pleine de (mauvaises) suprises et nécessite beaucoup de travail. La reprise des données s’accompagne d’un contrôle, qui permet de vérifier que rien n’a été oublié. Puis vient l’étape de la recette, au cours de laquelle on vérifie que tous les cas peuvent bien être déroulés dans l’ERP.
4/ Formation des utilisateurs
Et oui, le déploiement d’un ERP ne s’arrête pas à la reprise des données ! Pour que votre démarrage en production soit le plus serein possible, il va falloir former des référents en interne qui formeront à leur tour vos utilisateurs au cours de sessions de découverte et de prise en main de l’outil. Ayez bien en tête les trois écueils de la formation de vos collaborateurs à un ERP !
5/ Démarrage en production
Votre nouvel outil est opérationnel et votre équipe est en situation de travail ! Pas de stress, votre éditeur / intégrateur assure l’assistance au démarrage : il répond aux questions, identifie les éventuels besoins de re-paramétrage et désamorce les petites résistances au changement.
Bravo, vous venez de déployer avec succès votre ERP ! Vous ne devriez pas avoir besoin de cette infographie avant quelques années… à moins que votre logiciel de gestion ne montre déjà des l’un de ces 5 signes de faiblesse ou que le coût de fonctionnement de votre ERP s’avère exorbitant ! Mais c’est une autre histoire.
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
