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L'étape critique : la reprise de données dans un projet ERP

Votre projet ERP, Déploiement ERP

reprise-de-donnees-dans-un-projet-ERP.pngLa reprise des données, l’étape critique et souvent sous-estimée des projets ERP.

Ne nous voilons pas la face, la reprise des données est sur le chemin critique de tout projet ERP (Progiciel de Gestion Intégrée).

Vos processus de gestion sont clairement définis, le paramétrage de la solution est réalisé, les éditions de production et les tableaux de bord sont en place et les utilisateurs sont formés. Si la migration des données n'est pas achevée ou si les données reprises ne sont pas fiables, votre projet peut très vite déraper et le budget exploser.


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Un projet dans le projet

La reprise des données doit être considérée comme un sous-projet de votre projet ERP. Une équipe dédiée doit être constituée en interne. Cette équipe doit d'abord maîtriser "techniquement" votre ancien système d'information pour être en mesure d'en extraire les données.

Elle doit aussi intégrer des référents fonctionnels pour réaliser ensuite les travaux de consolidation, de "nettoyage" et de validation des données avant intégration dans le système cible.

Pour éviter de se retrouver dans une situation très inconfortable, il faut bien comprendre les tenants et les aboutissants du processus de reprise de données et appliquer dans la mesure du possible les bonnes pratiques.

En premier lieu, il convient de distinguer trois catégories de données :

  • Les données de structure : plan comptable, axes analytiques, la numérotation des pièces de gestion ...
  • Les référentiels : les clients, les fournisseurs, les contacts, la nomenclature des produits vendus et achetés…
  • Les données de gestion : report à nouveau comptable, les factures de ventes et d'achats avec leurs soldes, les commandes client et fournisseur en cours, le stock...

La reprise des données doit se faire dans l'ordre décrit ci-dessus.

La première étape est la plus facile. Elle est plus ou moins manuelle et se saisit directement dans votre nouvelle solution de gestion. Les volumes de données à renseigner sont relativement faibles.

La seconde étape se complexifie, surtout quand on parle du fichier "client".

Très souvent le fichier client est éclaté dans plusieurs systèmes. Les données ne sont pas fiables. Il faut donc réaliser un travail de consolidation et de nettoyage des données avant d'envisager leur intégration dans le nouveau système. Deuxième difficulté de cette étape, il faut relier les référentiels aux données de structure. Or les données de structure de l'ancien et du nouveau système d’information sont peut-être très différentes. Il faut donc essayer de définir des correspondances entre valeurs pour corriger les données, que ce soit manuellement, par scripts ou via des outils spécialisés. 

La troisième étape est la plus difficile. Il faut absolument définir une stratégie de reprise de ces données.

Quelles données reprendre ? Uniquement les projets en cours ? L'historique des trois dernières années pour pouvoir faire des comparatifs ? En se basant sur les données comptables ou sur les données de gestion de votre ancien système ? Sur les deux ? Pour le prévisionnel, peut-il être repris automatiquement à partir de l'ancien système, ou faut-il le reprendre plus ou moins manuellement en épluchant, une par une, les conditions contractuelles de vos projets ?

Enfin, une fois la stratégie définie, les sources des données identifiées, il faut pouvoir relier ces données aux données de structure et aux référentiels de la nouvelle solution.


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Les bons conseils

L'inventaire des données, des sources des données et des tables "cibles", les règles de mapping, le plan de consolidation, de nettoyage et de transcodification des données doit être notifié dans un plan de migration.

Vient ensuite le choix des outils pour réaliser cette migration. Même si certaines sociétés peuvent utiliser des outils de BDD ou même un ETL (acronyme de « Extract Transform Load), dans la grande majorité des cas, Excel sera votre meilleur ami.

Dans la mesure du possible, utilisez les fonctionnalités d'import "standard" de votre nouvel ERP et évitez les reprises de données directes en BDD. Ce dernier fera les bons contrôles « métier » avant d'accepter les données et sécurisera ainsi l'usage de la future solution.

Il ne faut pas hésiter à travailler sur des échantillons pour valider rapidement votre stratégie de reprise des données et déclencher des plans d'actions correctives en mode "agile".

N’oubliez pas non plus qu’après chaque phase d’import vous devez contrôler votre reprise : exhaustivité et non-altération des données. Cette étape est trop souvent ignorée elle aussi et les problèmes sont alors diagnostiqués très tard, causant ainsi des retours arrière couteux.

Le timing

Se pose enfin, la question du planning de migration. Plus tôt vous commencez, mieux c’est ! Les travaux de migration doivent commencer au plus tard à la fin de la phase d’étude et se terminer juste avant la mise en production.

Les données de structure et les référentiels doivent être repris avant les formations pour permettre à vos futurs utilisateurs de manipuler des données qu’ils maitrisent et faciliter ainsi leur appropriation de la nouvelle solution. Cela permettra aussi de faire des petites corrections sur les données reprises (voire des reprises manuelles), directement au sein de votre nouvel outil.

La date de mise en production doit idéalement se situer le premier jour de votre exercice comptable ou à défaut, le premier jour du mois suivant votre dernier arrêté comptable intermédiaire. Pourquoi ? Pour être en mesure de reprendre le report à nouveau comptable issu de l’ancien système et de « caler » le solde des factures clients et fournisseur de manière précise à la date de démarrage.

Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à mieux appréhender le sujet de la reprise des données qui, vous l’avez compris, conditionne directement la réussite de votre projet ERP.

 

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À propos de l'auteur

Jean-Christophe Llinas Jean-Christophe Llinas
Président - Akuiteo SAS
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