L'étape critique : la reprise de données dans un projet ERP

Par Jean-christophe LlinasCEO - Akuiteo SAS

12 mars 2019

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Il y a des étapes comme ça : on les sous-estime alors qu’elles jouent un rôle crucial. Et c’est bien souvent le cas de la reprise de données dans les projets de migration d’ERP. Vos processus de gestion sont clairement définis, le paramétrage de la solution est réalisé, les éditions de production et les tableaux de bord sont en place et les utilisateurs sont formés... Mais attention, si la migration des données n'est pas achevée ou si les données reprises ne sont pas fiables, votre projet peut très vite déraper ! Mieux vaut éviter de faire exploser le budget, non ?

 


Découvrez notre dossier complet : Comment réussir la reprise de données dans un projet ERP ?


Un projet dans le projet : préparer son plan de migration

La reprise des données doit être considérée comme un sous-projet à part entière de votre projet ERP. Un cahier des charges vous aidera à bien vous lancer, tout comme une équipe dédiée constituée en interne ! Cette équipe doit d'abord maîtriser « techniquement » votre ancien système d'information, pour être en mesure d'en extraire les données.

Par la suite, elle doit aussi intégrer des référents fonctionnels pour réaliser les travaux de consolidation, de « nettoyage » et de validation des données, avant intégration dans le système cible.

Pour éviter de se retrouver dans une situation très inconfortable, il faut bien comprendre les tenants et les aboutissants du processus de reprise de données, et appliquer dans la mesure du possible les bonnes pratiques et méthodologies !

 

Étape n° 1 – Distinguer les différentes catégories de données

Il en existe trois, et la reprise doit obligatoirement s’effectuer dans cet ordre précis.

    • Les données de structure : plan comptable, axes analytiques, la numérotation des pièces de gestion...
    • Les référentiels : les clients, les fournisseurs, les contacts, la nomenclature des produits vendus et achetés…
    • Les données de gestion : report à nouveau comptable, les factures de ventes et d'achats avec leurs soldes, les commandes client et fournisseur en cours, le stock...

La première étape est la plus facile. Elle est plus ou moins manuelle et se saisit directement dans votre nouvelle solution de gestion. Les volumes de données à renseigner sont relativement faibles.

 

Étape n° 2 – le traitement informatique du fichier « client »

C’est l’étape où la complexification fait son apparition ! Très souvent, le fichier client est éclaté dans plusieurs systèmes et les données ne sont pas fiables. Il faut donc réaliser un travail de consolidation et de nettoyage des données, avant d'envisager leur intégration dans le nouveau système. Et comme un problème n’arrive jamais seul, il faut aussi relier les référentiels aux données de structure.

Pourtant, les données de structure de l'ancien et du nouveau système d’information sont peut-être très différentes. Il faut alors essayer de définir des correspondances entre valeurs pour corriger les données, que ce soit manuellement, par scripts ou via des outils spécialisés.

 

Étape n° 3 – Définir une stratégie de reprise des données

C’est certainement l’étape la plus difficile, car elle fait naître tout un tas de questionnements auquel il faut prendre le temps de bien réfléchir avant de se lancer :

      • Quelles données reprendre ?
      • Uniquement les projets en cours ?
      • L'historique des trois dernières années pour pouvoir faire des comparatifs ?
      • Faut-il se baser sur les données comptables ou plutôt sur les données de gestion de votre ancien système ? Ou sur les deux ?
      • Pour le prévisionnel, peut-il être repris automatiquement à partir de l'ancien système, ou faut-il le reprendre plus ou moins manuellement en épluchant, une par une, les conditions contractuelles de vos projets ?

Enfin, une fois la stratégie définie et les sources des données identifiées, il faut pouvoir relier ces données aux données de structure, et aux référentiels de la nouvelle solution.

 

Les conseils de nos experts : comment piloter le changement d'ERP ?

Pour commencer, il est essentiel de notifier dans votre plan de migration :

      • L'inventaire des données, des sources des données et des tables « cibles » ;
      • les règles de mapping ;
      • le plan de consolidation, de nettoyage et de transcodification des données.

 

Vient ensuite le choix des outils pour réaliser ce changement de logiciel. Même si certaines sociétés peuvent utiliser des outils de BDD ou même un ETL ( Extract Transform Load), Excel restera dans la grande majorité des cas votre meilleur ami.

Dans la mesure du possible, utilisez les fonctionnalités d'import « standard » de votre nouvel ERP et évitez les reprises de données directes en BDD. Ce dernier fera les bons contrôles « métier » avant d'accepter les données et sécurisera ainsi l'usage de la future solution.

Surtout, n’hésitez pas à travailler sur des échantillons pour valider rapidement votre stratégie de reprise des données, et déclencher des plans d'actions correctives en méthode « agile ».

N’oubliez pas non plus qu’après chaque phase d’import vous devez contrôler votre reprise en vous basant sur deux critères essentiels : exhaustivité et non-altération des données. Cette étape est trop souvent ignorée elle aussi, et les problèmes sont alors diagnostiqués très tard, entraînant des retours en arrière qui impliquent des coûts supplémentaires.

 

Le timing : enjeu majeur dans une migration

Quand mettre en place sa migration ?

Se pose enfin la question du planning de migration, qui est un objectif important pour une reprise. Plus tôt vous commencez, mieux c’est ! Les travaux de migration doivent démarrer au plus tard à la fin de la phase d’étude, et se terminer juste avant la mise en production.

 


Pour en savoir plus sur les différentes étapes de déploiement d'un ERP, consultez notre infographie ludique !


 

Les données de structure et les référentiels doivent être repris avant les formations, pour permettre à vos utilisateurs finaux de manipuler des données qu’ils maîtrisent et ainsi faciliter leur appropriation de la nouvelle solution. Cela permettra aussi de faire des petites corrections sur les données reprises (voire des reprises manuelles), directement au sein de votre nouvel outil.

Gardez en tête que la date de mise en production doit idéalement se situer le premier jour de votre exercice comptable, ou à défaut, le premier jour du mois suivant votre dernier arrêté comptable intermédiaire. Pourquoi ? Afin d’ être en mesure de reprendre le report à nouveau comptable issu de l’ancien système, et de « caler » le solde des factures clients et fournisseurs de manière précise à la date de démarrage.

 

En bref, appliquez les bonnes pratiques et ne vous lancez pas tête baissée : réfléchissez toujours aux différentes actions à mettre en place pour faciliter votre migration et mieux appréhender votre reprise de données, un enjeu crucial dans la réussite de votre projet ERP !

 

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