Le déploiement de votre ERP en 7 étapes

Par Julien CostergDirecteur des opérations - Akuiteo SAS

19 juillet 2022

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Ça y est, vous avez choisi votre solution de gestion, vous pouvez enfin vous lancer dans votre projet ERP ! Mais concrètement comment cela va se passer ? Découvrez chez Akuiteo les différentes étapes de déploiement ainsi que leur séquencement.



 

Un projet de déploiement peut être assez long, suivant le périmètre fonctionnel choisi, comptez en moyenne 8 à 9 mois pour une entreprise de 250 collaborateurs, et repose sur 3 trois facteurs clés de succès :

  • la constitution d'une équipe projet dédiée ;
  • la définition et la communication d’objectifs clairs ;
  • l’implication forte de la Direction Générale.

#1 PHASE D’ÉTUDES

 

1 - L’étude de cadrage

Cette première étape se déroule lors d’une journée de lancement, au cours de laquelle est organisée une session de kick-off entre les consultants Akuiteo et les différentes parties prenantes côté client, tels que l’Équipe projet, l’admin fonctionnel et technique ainsi que les référents. Une fois que le contact est bien établi, la phase d’étude de cadrage démarre ! Celle-ci a pour but de répondre au contexte client tout en s’appuyant sur le Dossier de Qualification, un document rempli par votre équipe projet, détaillant vos processus actuels et votre fonctionnement interne , afin que notre équipe puisse préparer le paramétrage de votre futur ERP.

 

2 - L’installation et le paramétrage de l’ERP

À l'issue de l'étude de cadrage, notre consultant vous remet un compte rendu que vous devez valider pour initier l'installation de l'ERP et des modules choisis.

Vous serez là encore amené à valider cette étape, en émargeant le PV d'installation.

À présent, notre consultant vous explique en détail le processus de paramétrage de votre ERP, pour vous laisser la main et vous rendre le plus autonome possible quant au maniement de l'outil. Bien entendu, notre consultant vous assiste au quotidien.

 

#2 PHASE DE DÉPLOIEMENT

 

3 - La reprise / l’extraction des données

Il s’agit de la phase la plus complexe et la plus délicate, elle aborde notamment : l’inventaire des données, la vérification des sources, l’exportation et l’importation, ainsi que le contrôle des données récupérées. Il faut commencer cette étape le plus tôt possible, afin d'éviter tout retard dans le déploiement !

 

4 - La formation des utilisateurs clés

Pour réussir un projet ERP, il n’est pas question de se passer de formations ! Plusieurs objectifs sont à atteindre à travers ce facteur essentiel :

  • faciliter la prise en main de l’outil avant sa mise en production ;
  • accompagner les utilisateurs référents ;
  • garantir une adoption sans heurt de l’outil.

Attention cependant, la formation des utilisateurs finaux est dispensée par vos soins.

 

5 - Le recettage fonctionnel de la solution

Le processus de recettage fonctionnel de la solution s’étale et se découpe sur 2 fois 2 mois. Une Vérification d’Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) est ensuite envoyé 3 semaines à 1 mois avant la mise en production.

 

Le VABF

Il s’agit d’un document cadré, dans lequel on rappelle au client :

  • le périmètre ;
  • la version ;
  • la synthèse du contrat ;

Le VABF doit être retourné signé par le client pour amorcer les étapes suivantes.

 

#3 PHASE DE DÉMARRAGE

 

6 - La mise en production

Votre nouvel outil est maintenant opérationnel et votre équipe peut commencer à se familiariser avec l’ERP ! La Vérification de Service Régulier (VSR) est le document que vous recevrez durant cette période, puisqu’il correspond à la phase d’intégration et de mise en production de l’intégralité du Périmètre.

 

7 - L’assistance au démarrage

Afin de bien commencer, un consultant Akuiteo assure votre assistance au démarrage : son rôle est de répondre à vos questions, d’identifier les éventuels besoins de re-paramétrage et également de permettre de lever les petites résistances au changement.

Suite au démarrage, l’Équipe projet et le consultant Akuiteo se réunissent pour reprendre les objectifs qui ont été définis en amont du projet, afin de garantir la réussite de celui-ci.

 

En conclusion, vous n’êtes pas seul mais plutôt bien accompagné lors du déploiement de votre ERP ! Vous connaissez maintenant les différentes étapes de la mise en place d’un projet et de son séquencement avec Akuiteo. Vous souhaitez en savoir plus et discuter de votre projet ? Prenons contact.

 

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